Під час розгляду каси та касових операцій слід перевіряти:
– забезпечення умов зберігання готівки і інших цінностей в касі при надходженні їх з банку і при здаванні їх у банк;
– забезпечення порядку збереження чекових книжок;
– контроль за випискою чеків і отриманням за ними грошей;
– збереження порядку документального оформлення надходження грошей в касу і їх видачі;
– своєчасність оприбуткування готівкових грошей;
– дотримання ліміту готівки в касі і умов й видачі під звіт на операційні і інші потреби;
– стан обліку касових операцій.
При перевірці касових операцій дані аналітичного обліку іноді не співпадають з даним синтетичного обліку. Тому при перевірці потрібно звертати увагу на записи в журналі-ордері №1, в якому підсумкові суми за дебетовими рахунками мають бути такими ж, як і у звітах касира.
Зазначимо типові помилки при заповненні прибуткових і видаткових касових ордерів:
– відсутні такі реквізити: назва неприбуткової організації, дата здійснення операції; кореспондуючий рахунок, субрахунок; підстава (документи), що підтверджує здійснення операції; підписи керівника і головного бухгалтера неприбуткової організації; відсутні номери касових ордерів або вони проставлені неправильно; відсутні суми прописом;
– замість окремого обліку прибуткових і видаткових касових ордерів використовується наскрізна нумерація документів, а потрібно так: нумерація ордерів починається з початку кожного року з номера «1» за кожним видом ордерів (прибуткові та видаткові окремо) і так до кінця року;
– відсутні необхідні виправдовуючі документи, що прикладаються до прибуткових і видаткових ордерів (заяви, довідки, рахунки тощо);
– прибуткові і видаткові касові ордери після отримання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а прикладені до них документи погашаються штампом із зазначенням дати. Однак на практиці документи часто не погашені. Їх погашення необхідно для того, щоб у подальшому ними ніхто не зміг скористатися для отримання грошей із каси повторно.
При перевірці банківських операцій, здійснених за поточним, валютним рахункам перевіряється, в яких установах банків відкриті рахунки, чи відповідають суми за банківськими виписками сумам, що вказані у прикладених до них первинних документах, чи правильно відображаються в бухгалтерському обліку здійснені банківські операції. Бухгалтер неприбуткової організації повинен стежити за збереженням всіх банківських виписок. Повна наявність останніх перевіряється, по-перше, за датами; по-друге, за порівнянням залишків грошових коштів на кінець дня в банківській виписці з залишками на початок наступного дня. До кожної суми, що вказана в банківській виписці, мають бути прикладені відповідні документи:
– якщо здійснювалися операції з готівковими коштами, наприклад, готівкові гроші надійшли на поточний рахунок, то повинна бути «об’ява на внесок готівки»;при отриманні грошей з банку повинен бути корінець чеку з чекової книжки (перевіряючи порівнює корінець номеру чека з його трьома останніми цифрами, що вказані у банківській виписці);
– якщо неприбуткова організація сплатила за товарно-матеріальні цінності або послуги, то повинні бути платіжні доручення, рахунки-фактури, видаткові накладні постачальника;
– якщо зроблені платежі в бюджетні та позабюджетні фонди, то повинні бути платіжні доручення на перерахування відповідних сум.
При розгляді банківських операцій перевіряється не тільки правильність заповнення бухгалтерських реєстрів, але й підстави для платежів. Якщо можливо, перевіряється фактичне надходження товарно-матеріальних цінностей або отримання послуг, тобто перевіряється чи не було перерахувань за безтоварними рахунками і іншими незаконними операціями.
При оформленні посвідчення на відрядження мають місце такі помилки: відсутні відмітки про прибуття і вибуття в пункт призначення, відсутні печатки підприємств і підписи їх представників. Часто робляться помилки при списанні витрат на відрядження. Якщо витрати на відрядження не пов’язані з основною діяльністю неприбуткової організації, то вони не можуть бути відшкодовані працівнику, а у випадку відшкодування вся сума включається до сукупного доходу працівника і оподатковується податками як зарплата.
Іноді оприбуткування матеріальних цінностей невірно відображається в бухгалтерському обліку. Надходження матеріалів може здійснюватись від постачальників, підзвітних осіб, як благодійна допомога, цільове фінансування. На матеріали, що надійшли від постачальників, повинні бути рахунки-фактури, товарно-транспортні або видаткові накладні, а на матеріали, що надійшли від підзвітних осіб – товарні чеки, чеки електронного контрольно-касового апарату, акти закупки. Матеріали, що надійшли як благодійна допомога повинні мати видаткову накладну і акти прийому-передачі.
Для визначення достовірності оприбуткування матеріальних цінностей перевіряючі органи порівнюють дані прибуткових ордерів з документами перевірки, коли вивчаються документи за суттю. Цей прийом перевіряючі органи застосовують тоді, коли вважають, що матеріальні цінності оприбутковані не повністю, тобто в менших розмірах. Можливе також вивчення придбання і продажу матеріальних цінностей за виданим дорученням на отримання матеріальних цінностей. Надходження від постачальників контролюється журналам-ордерам №2 і №6, документам за надходженням матеріальних цінностей від постачальників, а також за прибутковими документами складів.
Списання матеріальних цінностей здійснюється в момент використання, в момент здійснення акту благодійності. Цей факт повинен бути підтверджений актами поширення (розповсюдження), які підписані іншими особами або організаціями. Повинні бути документи, що свідчать про проведення конференцій, семінарів, виставок, тобто заходів, де були поширені придбані матеріальні цінності. Тому повинні бути правильно оформлені акти розповсюдження, а на їх основі складені акти на списання.
При перевірці використання матеріальних цінностей доцільно порівнювати данні прибутково-видаткових документів, що безпосередньо відображають рух матеріальних цінностей і грошових коштів, з даними інших документів, що характеризують ці ж операції, але в інших аспектах. Тобто доцільно співставляти прибуткові і видаткові документи за матеріальними цінностями з даними документів, якими оформлені інші операції, що обумовлені першою операцією:
– данні про переміщення матеріальних цінностей з даними про тару, в який вони перевозились, а також з даними про упаковку матеріальних цінностей;
– порівняння фактично виконаних робіт в натуральних показниках з сумами нарахованої зарплати і сумами, сплаченими за грошовими документами;
– перевірка об’єктивної можливості виконання операцій, що відображені в документах.
Узагальнюючи інформацію про найбільш типові помилки та порушення, що мають місце в обліку матеріальних цінностей, можна відокремити наступні:
– незадовільна організація складського господарства і зберігання цінностей, невідповідність даних бухгалтерського обліку даним складського обліку;
– придбання непотрібних матеріалів, наявність на складі цінностей, що псуються;
– завищення собівартості придбаних матеріальних цінностей;
– порушення правил приймання матеріальних цінностей, їх привласнення, неправильне визначення і оформлення нестач;
– неповне оприбуткування надійшовших матеріальних цінностей;
– нераціональне використання матеріалів, порушення норм їх відпуску;
– порушення порядку проведення інвентаризації;
– заміна нових предметів старими;
– відпуск матеріальних цінностей за заниженими цінами окремим особам;
– невірне відображення операцій руху матеріальних цінностей в бухгалтерському обліку.
При обліку основних засобів має місце помилка, коли на рахунку 10 «Основні засоби» враховуються предмети, які повинні враховуватися у складі малоцінних і швидкозношуваних предметів. Дуже часто при обліку основних фондів бухгалтерія неприбуткової організації веде лише синтетичний облік основних засобів, а аналітичний облік не ведеться. Аналітичний облік повинен вестися за кожним інвентарним об’єктом на інвентарних картках типових форм №ОС-6, 7, 8, 9 в залежності від специфіки окремих видів основних засобів, а для контролю за їх збереженням у розрізі матеріально-відповідальних осіб – інвентарний список за формою №ОС-13.
Для забезпечення необхідної якості обліку основних засобів в момент прийому їх в експлуатацію їм надається інвентарний номер. Він діє весь час експлуатації об’єкта до його списання. Нумерація будується за серійно-порядковою системою. Аналітичний облік відображає технічну і економічну характеристику об’єкта, його знаходження, первісну оцінку і переоцінку за відновлювальною вартістю, а також знос на основні засоби.
Іноді бухгалтери нараховують амортизацію на основні засоби, що є помилкою, оскільки неприбуткові організації не є платником податку на прибуток, то вони не нараховують амортизацію, а нараховують знос у відповідності з Положенням (стандартом) 7 «Основні засоби».
При відображенні операцій з нематеріальними активами найбільш часто зустрічаються такі помилки:
– відсутні первинні документи, на підставі яких оприбутковуються нематеріальні активи, а саме: акт прийому нематеріальних активів, в якому повинна бути вказана дата надходження у неприбуткову організацію об’єкта нематеріального активу, його первинна вартість, строк його корисного використання, знос, основні характеристики об’єкта нематеріального активу; документів, що підтверджують права підприємства на об’єкт інтелектуальної власності;