Началом камеральной проверки можно считать сам факт представления отчетности в налоговую инспекцию. Поэтому если, например, фирма сдала в налоговую декларацию по НДС, то дата подачи декларации будет являться днем начала ее камеральной проверки. С этого дня начинает отсчитываться срок, предусмотренный законом на подобную проверку.
Налоговая отчетность, переданная налогоплательщиком в налоговый орган на дискете или ином носителе, допускающем компьютерную обработку, не может считаться принятой без подтверждения переданной информации на бумажных носителях и оформления ее в соответствии с требованиями действующих законодательных и нормативных актов. При этом датой получения информации считается дата фактической передачи ее в налоговый орган на бумажных носителях или дата отправления этой информации на бумажных носителях, обозначенная в штемпеле почтовой организации.
В случае выявления фактов представления налоговых деклараций с нарушением установленных действующим законодательством сроков составляется проект постановления о привлечении налогоплательщика к налоговой ответственности (Приложение 2).
Если организация сдает в налоговую инспекцию дополнительные документы, прилагаемые к налоговой декларации, в более поздний срок, чем срок сдачи самой декларации, то срок для проведения камеральной проверки будет исчисляться с даты представления этих дополнительных документов.
Камеральная налоговая проверка проводится в течение трех месяцев со дня сдачи фирмой налоговой декларации и других документов, касающихся исчисления и уплаты налога. Хотя закон и определил временные ограничения для проведения камеральной проверки, он не предусмотрел каких-либо последствий пропуска этого срока. В результате закономерно возникает вопрос: чем грозит налоговой инспекции нарушение сроков проведения камеральной проверки?
Факт проведения камеральной проверки за пределами трехмесячного срока сам по себе не будет служить основанием для освобождения организации от ответственности за нарушения, выявленные в ходе проверки. Пропуск налоговиками этого срока не препятствует и взысканию недоимки.
Так, при проведении камеральной проверки налоговики могут потребовать у предприятия дополнительные сведения, объяснения и документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов.
Однако, если проверяющие предъявят подобное требование по истечении срока камеральной проверки, то предприятие может его не исполнять. Дело в том, что запрашивать документы чиновники имеют право только при проведении камеральной проверки. А на такую проверку Налоговый кодекс РФ отводит всего три месяца.
Кроме того, в случае судебного разбирательства выявление налоговиками нарушения за пределами срока камеральной проверки поможет фирме выиграть налоговый спор. Как известно, при привлечении организации к налоговой ответственности бремя доказывания совершенного правонарушения лежит на налоговой инспекции.
При этом запрещается использовать в суде доказательства, полученные с нарушением федерального закона. В Налоговом кодексе РФ установлен трехмесячный срок для проведения камеральной проверки. А раз так, то все доказательства, добытые при сверхсрочной проверке, будут незаконными и на них нельзя будет ссылаться в суде.
Практика показывает, что, если чиновники пропустят этот срок, то у фирмы есть реальная возможность в судебном порядке добиться признания недействительным требования об уплате налога.
Камеральными проверками в налоговых инспекциях занимаются отдел камеральных проверок юридических лиц и отдел декларирования и взыскания налогов, удерживаемых налоговыми органами.
Камеральная проверка проводится уполномоченными должностными лицами налогового органа. Круг этих лиц определяется в соответствии с их служебными обязанностями, без какого-либо специального решения руководителя налогового органа. Налоговая инспекция обязана обеспечивать охват камеральными проверками всей налоговой отчетности, представляемой налогоплательщиками в налоговый орган.
Сотрудники, специально назначаемые на конкретный отчетный период приказом руководителя налогового органа (его заместителя), должны принимать весь комплект представляемых в налоговый орган форм налоговой отчетности. Закрепление за инспекторами обязанностей принимать декларации по отдельным видам налогов (кроме деклараций о доходах физических лиц), а также налоговую отчетность от заведомо определенных налогоплательщиков не допускается. Кроме того, функции проведения камеральных проверок налоговой отчетности возлагаются на лиц, которые не принимали налоговую отчетность в данном отчетном периоде.
На стадии принятия налоговой отчетности налоговый инспектор визуально проверяет все представленные в ее составе документы с целью определения:
- полноты представления налоговой отчетности. На данной стадии работник налогового органа устанавливает фактическое наличие всех документов отчетности, установленных законодательными и иными правовыми нормативными актами для соответствующей категории налогоплательщиков;
- наличия полного наименования налогоплательщика, идентификационного номера налогоплательщика, периода, за который составлена отчетность, подписи налогоплательщика (руководителя и главного бухгалтера организации - налогоплательщика), а также полноты заполнения иных предусмотренных в формах отчетности реквизитов. В случае отсутствия оснований для заполнения какого-либо реквизита в соответствующей строке (графе) бланка налоговой отчетности должен быть поставлен прочерк либо на этом бланке должна быть сделана запись об отсутствии оснований для заполнения данных строк (граф), заверенная подписью налогоплательщика (руководителя и главного бухгалтера организации - налогоплательщика);
- четкости заполнения реквизитов форм отчетности: отсутствия символов, не поддающихся однозначному прочтению, не оговоренных в установленном порядке исправлений, записей карандашом и др.
Обязанность налогоплательщика представить налоговым органам документы налоговой отчетности не может считаться исполненной при наличии хотя бы одного из оснований, не позволяющих идентифицировать представленный документ как документ отчетности.
К таким основаниям относятся:
- отсутствие в представленном документе какого-либо из обязательных реквизитов, предусмотренных нормативными правовыми актами для подобного рода документов;
- нечеткое заполнение отдельных реквизитов документа, делающее невозможным их однозначное прочтение, заполнение их карандашом;
- наличие не оговоренных подписью налогоплательщика (руководителя организации - налогоплательщика) исправлений;
- составление отчетности на иных языках, кроме русского.
При выявлении таких фактов налоговый орган должен уведомить налогоплательщика о неисполнении им обязанности по сдаче налоговых деклараций, а также о возможности применения к нему в случае непредставления налоговой отчетности по установленной форме в установленный законодательством срок мер ответственности, предусмотренных НК РФ.
На каждом документе принятой налоговой отчетности проставляются дата ее принятия, штамп или отметка налогового органа и подпись ответственного лица, принимающего отчетность. По просьбе налогоплательщика налоговый инспектор проставляет указанные реквизиты на остающихся у плательщика копиях отчетности.
Не позднее следующего рабочего дня налоговая отчетность регистрируется и передается в отделы, ответственные за проведение камеральных налоговых проверок. Регистрация принятой налоговой отчетности осуществляется, как правило, с использованием компьютерных средств. В случае отсутствия технических возможностей для автоматизации процесса регистрации принятой налоговой отчетности способ ее регистрации определяется налоговым органом самостоятельно.
Работники отделов, ответственные за проведение камеральных налоговых проверок, не позднее рабочего дня, следующего за днем получения налоговой отчетности, формируют в двух экземплярах реестры в разрезе налогов с указанием даты принятия налоговой отчетности, даты составления и передачи реестров в отдел учета и отчетности. Указанные реестры передаются в отдел учета и отчетности вместе с налоговыми декларациями для проведения соответствующих начислений сумм налогов по данным налогоплательщика. После проведения соответствующих начислений в лицевых счетах налогоплательщиков реестры вместе с налоговыми декларациями возвращаются под расписку с указанием даты возврата в отделы, ответственные за проведение камеральных налоговых проверок, для продолжения работы с ними.
В том случае, когда информационная система инспекции позволяет сотрудникам, осуществляющим камеральную проверку отчетности, вводить начисления в карточки лицевых счетов налогоплательщиков напрямую, т.е. без участия отдела учета и отчетности, составлять реестры не требуется. Работа инспекторов по начислению сумм налогов в лицевые счета в этом случае протоколируется средствами компьютерной системы.
Не позднее шести рабочих дней с момента истечения срока представления в налоговый орган налоговой отчетности отделы, ответственные за проведение камеральных проверок, должны сверить список стоящих на учете налогоплательщиков, обязанных представлять налоговую отчетность к соответствующему сроку, с данными о фактически представивших ее плательщиках. По результатам сверки и с учетом конкретных обстоятельств, связанных с нарушением срока представления налоговых деклараций или иных документов, работники отделов камеральных проверок составляют проекты постановлений о применении к налогоплательщикам, виновным в нарушении установленного срока представления налоговой отчетности, мер ответственности, предусмотренных НК РФ и Кодексом РФ об административных правонарушениях.