Структурированная информация, необходимая для обеспечения деятельности организации, образует информационное поле. Информационное поле организации подразделяется на внутреннее и внешнее. Внутреннее информационное поле формируется в рамках организации на основе данных о её работе и протекающих внутри процессах. Внешнее информационное поле касается рыночной среды, внешних условий, в которых работает организация, включая контрагентов, конкурентов, государство и его политику, товарные и финансовые рынки и их субъекты, структуры и т. д.
Для эффективной работы организации необходимо знать и постоянно совершенствовать структуру информационного поля и работу с ним. Руководство организации при решении каждой задачи должно изучать потребность в информации для соответствующей задачи. На основании этого под данную задачу разрабатывать структуру необходимой информации. Постоянно определять, в какой информации фирма испытывает недостаток, какая важная информация существует во внешней среде или внутри организации, неизвестная руководству, какую информацию необходимо получать и с какой периодичностью. Такой подход позволяет принимать меры по выявлению и получению «невидимой» информации, находить способы её получения. Руководству необходимо также определить способ обработки информации, методы её анализа, периодичность и форму вывода результатов анализа, определить круг лиц, занимающихся анализом, и тех, кто должен готовить решения, установить способы и сроки их принятия.
Только осмысленное управление информационным процессом позволит создать эффективную систему управления. Если информационный процесс не управляем и система формируется неосознанно, она ориентирована только на нужды сегодняшнего дня, вместо информационного поля руководство будет иметь отдельные несвязанные информационные участки данных с большими пустыми массивами между ними, где могла бы быть полезная, но не собранная информация. Используя такую фрагментарную неполноценную информацию, многие руководители стремятся принимать верные решения, часто пытаясь заменить информацию интуицией. Но для профессиональной работы необходимо не заменять, а дополнять одно другим.
Для решения проблемы формирования информационного поля необходим управленческий учёт. Современные информационные системы и технологии являются важнейшим средством и инструментом управленческого учёта. Управленческий учёт представляет собой интегрированную систему информационно-аналитического обеспечения процессов управления бизнесом. Управленческий учёт базируется на плановой, нормативной, технологической, учётной и расчётно-аналитической информации. Функции управленческого учёта не ограничиваются лишь сбором и фиксацией данных, а предусматривают также процессы обработки существующей и компенсирование недостающей информации, выявление и получение неявной информации, определение способов её получения, создание, моделирование информационных массивов прогнозного и стратегического характера для целей управления при отсутствии такой информации в известных источниках.
Современные методы и системы управленческого учёта и анализа позволяют компенсировать недостаток информации, создавать новую не существующую в готовом виде информацию посредством специальных моделей аналитической обработки данных, прогнозирования, имитационного моделирования, экспериментирования, описательных сведений, накопленных практиками в области экономики и управления, опытных суждений и оценок специалистов в соответствующих областях, экспертов и методов экспертных оценок, экспертных систем, о которых будет сказано далее.
Методы обработки, выявления, компенсирования и создания информации на основе современных информационных технологий, интеллектуальных систем подробнее рассмотрены в монографии [3].
В процессе автоматизации информационного обеспечения управления формируется совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений, которая именуется экономической информационной системой (ЭИС).
Современный уровень информатизации бизнеса предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов. Таким образом, формируется автоматизированная информационная система (АИС), которая представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, используемых при обработке информации для принятия управленческих решений.
Создание и функционирование систем в управлении экономикой тесно связаны с развитием информационной технологии – главной составной части АИС. Автоматизированная информационная технология (АИТ) – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам.
До появления АИТ управленческий учёт ограничивался созданием базы данных. Автоматизированные информационные технологии начинают формировать и включать в работу базы знаний. База знаний образуется из сложной, детально моделируемой структуры информационных совокупностей, описывающих все особенности предметной области. Под базой знаний понимают совокупность знаний о данной предметной области, структурированных в целях формализации процесса принятия решений.
Связь между фактами в базе знаний представляется правилами, каждое из которых состоит из двух частей: предпосылки («ЕСЛИ») и заключения («ТО»). И предпосылка, и заключение есть элементы базы знаний, описанные парами «объект-значение». В самом общем случае это выглядит так: «ЕСЛИ <логическое выражение>, ТО <текст процедуры> [комментарий]». Комментарии используются для формирования выводов и объяснений. Смысл правила в том, что если верна предпосылка, то верно и заключение. Таким образом, предпосылка «ЕСЛИ» строится как логическая комбинация некоторых объектов и событий и характеризует условия применимости правила (например, значение логического выражения больше (меньше) нуля или другого установленного ограничения). Заключение «ТО» представляется как список работ, которые необходимо выполнить при принятой логической комбинации фактов или её изменении, и концентрирует действия, производимые системой при поиске решений. Простейшая структура правила может быть представлена в виде: «если ПРЕДПОСЫЛКА, то ЗАКЛЮЧЕНИЕ». Правила могут иметь более сложную структуру, например «ЕСЛИ А и В и С и Правило N, то K и L и M».
База знаний подразделяется на предметные знания и метазнания.
Предметные (фактические) знания состоят из условий и правил принятия решений.
Метазнания (знания о знаниях) – знания о способах, оптимальных стратегиях и процедурах использования предметных знаний и их свойств.
База знаний является важнейшим элементом создаваемой на рабочем месте специалиста экспертной системы, которая выступает в роли накопителя знаний в конкретной области профессиональной деятельности и советчика специалисту при анализе экономических ситуаций и выработке управляющих воздействий.
Экспертная система (ЭС) – это совокупность методов и средств организации, накопления и применения знаний для решения сложных задач в некоторой предметной области [4]. Создание и развитие экспертных систем связано с формированием перспективного направления в развитии информационных технологий – искусственного интеллекта для принятия управленческих решений.
В экспертных системах сохраняется принцип построения базы знаний. Согласно этому принципу в ЭС имеются две основные формы представления знаний: факты и правила. Факты фиксируют количественные показатели явлений и процессов. Правила описывают соотношения между фактами, обычно в виде логических условий, связывающих причины и следствия. Основная идея при этом заключается в переходе от строго формализованных алгоритмов, предписывающих, как решать задачу, к логическому программированию с указанием, что нужно решать на базе знаний, накопленных специалистами в экономике. Помимо фактов и правил в состав базы знаний экспертных систем включают также коэффициенты определённости и комментарии.
Накапливать и использовать знания в экспертных системах помогают продукционные модели, которые обладают модульностью, легкостью расширения и модификации, психологической восприимчивостью. Продукционной системой называют метод формализации знаний в виде организованного множества правил типа «ЕСЛИ…ТО», раскрывающих наполнение структуры «Условие – Действие», в которой условия отражают состояние некой базы данных, а действия – содержание операций, производимых при наличии установленного состояния. При формировании базы знаний информационная структура (база данных), подлежащая преобразованию, представляет некоторое декларативное знание, а правила-продукции – процедурные знания о предметной области. Продукционные модели могут быть реализованы как процедурно, так и декларативно.
Несмотря на огромные достижения в совершенствовании средств информационного обеспечения, проблема качества, полноты и достоверности информации остаётся весьма актуальной. Главными в информационном обеспечении считаются проблемы формирования внешнего информационного поля, к которым относят:
1. Частичность информации. В ряде случаев из единого источника можно получить не всю информацию, а лишь её часть, при отсутствии источника получения недостающей информации.