Решение об уровне коммерческих расходов должно зависеть от стратегии развития коммерческой организации. Большинство расходов на сбыт продукции планируется в процентном отношении к объему продаж (размер процента зависит от стадии жизненного цикла товара). При этом темпы роста коммерческих расходов не должны опережать темпы роста уровня продаж.
Значительную часть коммерческих расходов составляют затраты на рекламу и продвижение товаров на рынок. Поэтому заместитель директора по сбыту (коммерческий директор) должен точно установить, где и когда должна быть осуществлена рекламная кампания и сколько средств следует на нее израсходовать. При разработке бюджета коммерческих расходов целесообразно предусмотреть затраты на упаковку, транспортировку, страхование, складирование и хранение товаров на складе.
При составлении бюджета коммерческих расходов следует помнить, что расходы на рекламу и представительские расходы нормируются для целей налогообложения.
С 1 января 2002 г. сняты существовавшие прежде ограничения по отнесению на себестоимость расходов на рекламу. Часть расходов на рекламу учитывается в размере фактических затрат (п. 4 ст. 264 Налогового кодекса РФ):
- на рекламные мероприятия через СМИ (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети;
- на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов;
- на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о работах и услугах, выполняемых и оказываемых организацией, и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.
Нормируются расходы на приобретение (изготовление) призов для рекламных розыгрышей во время проведения массовых рекламных кампаний и прочие виды рекламных расходов коммерческой организации: 1 процент выручки от реализации в отчетном (налоговом) периоде.
Начиная с 1 января 2002 г. изменился также порядок нормирования представительских расходов. Для целей налогообложения в себестоимость включаются представительские расходы (по перечню, установленному п. 2 ст. 264 Налогового кодекса) в размере, не превышающем 4 процента от расходов организации на оплату труда в отчетном (налоговом) периоде.
Для упрощения составления прогноза денежного потока рекомендуется отражать в данном бюджете денежные выплаты, связанные с коммерческими расходами. Если в данном бюджете указана амортизация, она должна относиться только к оборудованию, используемому для коммерческих целей.
При составлении бюджета коммерческих расходов определяются затраты, обеспечивающие своевременность и полноту отгрузки продукции и продвижение ее на рынке в прогнозном периоде.
В зависимости от организации процесса бюджетирования и детализации системы планирования, расходы на продажу могут планироваться как в натуральных и стоимостных величинах, так и в процентном отношении от объема отгрузки.
Коммерческие расходы подразделяются на:
- переменные издержки, зависимые от объема продаж конкретного продукта, региона, или в целом отгрузки товаров по предприятию, и рассчитанные на основании установленного процента в прогнозе «Коммерческие нормируемые затраты»;
- условно-постоянные издержки, связанные с осуществлением коммерческой деятельности и распределяемые на продукты согласно установленной учетной политики.
Переменные коммерческие расходы рассчитываются только после формирования бюджета продаж, определяющего ассортимент и количество реализуемой продукции, устанавливающего предполагаемых контрагентов, стоимость и условия платежа.
Качественное планирование, анализ и обоснование затрат с целью получения максимальной выгоды осуществляется ответственными исполнителями, заинтересованными в увеличении продаж, оптимизации расходов на сбыт и выполнении бюджетных показателей. Приоритетность в управлении коммерческими расходами и мотивация менеджеров устанавливается руководством предприятия согласно принятой на предприятии маркетинговой политики и положений по премированию.[6]
1.6. Бюджет управленческих (общецеховых) расходов
В состав этого бюджета входят различные расходы, связанные с обслуживанием производственной деятельности предприятия (расходы по управлению им). Назначение данного бюджета состоит в определении общих и административных расходов, необходимых для управления коммерческой организацией в целом. Поскольку статьи данного бюджета разнородны и связаны с деятельностью большого числа отделов предприятия, то и задача по составлению бюджета является сложной. Вспомогательные подразделения не составляют отдельные бюджеты, а планируют расходы путем разработки служебных заявок. Общую их величину рассматривает и утверждает экономический отдел, который сводит эти расходы в единый бюджет.
Бюджет по накладным расходам по отдельным статьям содержит информацию о размере накладных расходов по конкретным подразделениям. Отличительной особенностью данного бюджета является то, что он содержит только расходы предприятия. При этом, так как накладные расходы составляют порядка 50% затрат предприятия (исходя из проведенного анализа бухгалтерской информации предприятия), их планированию и контролю на предприятии требуется уделять значительное внимание.
Цель разработки данного бюджета – планирование расходов с последующим сравнением с фактическими показателями и принятие управленческих решений.
Период представления:
- на год;
- на три месяца;
- на предстоящий месяц.[5]
Бюджет по накладным расходам предприятия формируется на основании следующих данных, предоставленных подразделениями.
Планирование расходов и выбытия денежных средств по накладным расходам производится по следующим разделам:
Планирование и рассмотрение накладных расходов осуществляется не только по разделам накладных расходов, но и по затратным статьям, что позволяет анализировать расходы и осуществлять контроль в зависимости от вида расходов.
Выделяют следующие типовые статьи управленческих (общехозяйственных) расходов промышленного предприятия:
Расходы на управление коммерческой организацией:
1) заработная плата административно-управленческого персонала;
2) командировочные расходы по установленным законодательством РФ нормам;
3) представительские расходы;
4) содержание пожарной охраны, расходы службы безопасности.
Общехозяйственные расходы:
1) содержание прочего общезаводского персонала;
2) амортизация основных средств общехозяйственного назначения (например, здания заводоуправления);
3) содержание и ремонт зданий, сооружений и оборудования общезаводского назначения:
- расход вспомогательных материалов;
- коммунальные платежи (освещение, отопление, канализация водоснабжение);
- ремонт основных: средств, включая стоимость материалов и запасных частей, израсходованных на ремонт, заработную плату с отчислениями рабочих, производящих ремонт);
- аренда и капитальный ремонт основных средств.
- оплата услуг сторонних организаций по содержанию и ремонту зданий, сооружений и оборудования;
4) расходы на подготовку и переподготовку кадров;
5) расходы на содержание и обслуживание автотранспорта (например, техническое обслуживание и ремонт, приобретение ГСМ);
6) прочие расходы:
- юридические расходы;
- услуги банков;
- услуги связи;
- информационно-консультационные услуги;
- аудиторские услуги;
- хозяйственные расходы;
- связь с общественностью;
- обслуживание оргтехники и вычислительной техники;
- страхование имущества;
- налоги, сборы, платежи (относящиеся на себестоимость продукции).
Непроизводительные расходы
1) потери от простоев;
2) недостачи и потери от порчи материалов при хранении на складе.
Управленческие расходы относятся к условно-постоянным затратам, поскольку величина их остается сравнительно неизменной в течение бюджетного периода независимо от изменения объемов продаж. Однако эти расходы постоянными в буквальном смысле слова не являются. Они возрастают вместе с увеличением масштабов хозяйственной деятельности (например, с появлением новых изделий, новых бизнесов) более медленными темпами, чем рост объемов продаж, или растут скачкообразно. Поэтому при планировании будущих затрат принято предусматривать некоторое снижение доли этих затрат по мере роста объема продаж.
При подготовке данных для бюджета движения денежных средств рекомендуется по аналогии с общепроизводственными расходами ввести строку «К выплате по управленческим расходам». От величины управленческих расходов данная статья отличается на величину амортизационных отчислений зданий и сооружений непроизводственного назначения.
При составлении бюджета наряду с распределением управленческих расходов внутри бюджетного периода (по месяцам) следует показать распределение этих расходов по видам продукции (в случае калькулирования полной себестоимости), а также по центрам финансовой ответственности - каждому бизнесу или структурному подразделению организации.
При калькулировании полной себестоимости продукции сумма общехозяйственных (управленческих) расходов распределяется между видами продукции пропорционально выбранной базе распределения. Однако такие затраты, как время работы оборудования или заработная плата основных производственных рабочих, не имеют тесной зависимости с размером; управленческих расходов. Поэтому распределение управленческих расходов при калькулировании полной себестоимости продукции носит весьма условный характер. В качестве базы распределения может быть принята стоимость прямых затрат на каждый вид продукции, что находит отражение в учетной политике организации.