Порядок ведения налогового учета расходов на ремонт основных средств установлен статьей 324 НК. При этом порядок формирования суммы расходов на ремонт основных средств практически не отличается от порядка формирования аналогичных расходов для целей бухгалтерского учета: к учету принимается стоимость запасных частей и расходных материалов, используемых для ремонта, расходы на оплату труда работников, осуществляющих ремонт, и прочие расходы, связанные с ведением указанного ремонта собственными силами, а также затраты на оплату работ, выполненных сторонними силами.
Совокупная стоимость основных средств определяется как сумма первоначальной стоимости всех амортизируемых основных средств, введенных в эксплуатацию по состоянию на начало налогового периода, в котором образуется резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств. Для расчета совокупной стоимости амортизируемых основных средств, введенных в эксплуатацию до вступления в силу настоящей главы, принимается восстановительная стоимость, определенная в соответствии с пунктом 1 статьи 257 настоящего Кодекса.
Организация вправе учесть при расчете налога на прибыль расходы на ремонт помещения, которое сдает в аренду предприниматель. При условии, что в договоре аренды не предусмотрена обязанность собственника возмещать расходы на ремонт.
Чиновники привели следующие аргументы. При расчете налога на прибыль точно нельзя учесть расходы, перечисленные в статье 270 Налогового кодекса РФ. Остальные затраты уменьшают налогооблагаемый доход, если выполняются условия статьи 252 кодекса. То есть расходы являются экономически обоснованными и подтверждены документами. При этом расходы на ремонт арендованного имущества статья 270 учесть при расчете прибыли не запрещает. Более того, статья 260 Налогового кодекса РФ предусматривает, в частности, право арендатора учитывать при расчете налога на прибыль расходы на ремонт амортизируемых основных средств.
Что касается экономической обоснованности расходов, то сотрудники финансового ведомства разъяснили следующее. Налоговое законодательство не уточняет, что следует понимать под этим термином. В то же время налогоплательщик осуществляет деятельность на свой риск. А значит, инспекторы не вправе оценивать, насколько расходы целесообразны и эффективны. Это может сделать только сама компания. Основной критерий - организация осуществила расходы, планируя, что деятельность будет приносить доход.
Таким образом, если помещение, которое отремонтировал арендатор, используется в деятельности, с которой изначально планировалось получать доход, признать расходы можно. Конечно, при условии, что расходы подтверждены оправдательными документами.
Отметим, что еще совсем недавно Минфин России придерживался противоположного мнения. Чиновники считали, что арендатор не вправе признать расходы на ремонт, если собственником является индивидуальный предприниматель (письмо от 12 августа 2008 г. № 03-03-06/1/462). Аргумент - предприниматель не платит налог на прибыль. А значит, основные средства такого арендодателя не являются амортизируемыми по правилам главы 25 Налогового кодекса РФ.
Учесть расходы на ремонт по статье 260 Налогового кодекса для организаций, приобретающих основные средства по договорам ссуды, может быть проблематично. Дело в том, что на практике налоговые инспекции считают, что договор ссуды (безвозмездного пользования) во многом схож с договором аренды. Поэтому на основные средства, полученные по договору ссуды, распространяются правила пункта 2 статьи 260 Налогового кодекса РФ. В нем, в частности, сказано, что расходы на ремонт арендованных основных средств можно учесть, только если такое имущество является амортизируемым. А имущество, полученное (переданное) по договору ссуды, исключается из состава амортизируемого (п.3 ст.256 НК РФ). Если организация, несмотря на мнение налоговой службы, учтет расходы на ремонт основного средства, полученного по договору безвозмездного пользования (договору ссуды), по статье 260 Налогового кодекса РФ, то, скорее всего, ей придется отстаивать свою позицию в суде. В арбитражной практике есть судебные решения, подтверждающие правомерность учета расходов на ремонт основных средств, полученных по договору ссуды, на основании статьи 260 Налогового кодекса РФ.
Списать расходы на ремонт основного средства, полученного по договору ссуды, за счет резерва, созданного на ремонт основных средств, организация не может. Это связано с тем, что такой резерв формируется исходя из первоначальной стоимости амортизируемого имущества (п.2 ст.324 НК РФ). А основные средства, полученные по договору ссуды, не относятся к амортизируемому имуществу (п.3 ст.256 НК РФ). Аналогичной точки зрения придерживается суды.
Расходы в виде капитальных вложений в размере не более 10 процентов (не более 30 процентов) расходов, понесенных в случаях реконструкции (модернизации) основного средства, признаются расходами того отчетного (налогового) периода, на который приходится дата изменения его первоначальной стоимости (Письмо Минфина РФ от 21.08.2009 N 03-03-06/1/540).
Если налогоплательщик использует указанное право, суммы, на которые изменяется первоначальная стоимость объектов в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения, частичной ликвидации объектов, изменяют первоначальную стоимость объектов, амортизация по которым начисляется линейным методом в соответствии со ст.259 Кодекса за вычетом не более 10 процентов (не более 30 процентов - в отношении основных средств, относящихся к третьей - седьмой амортизационным группам) таких сумм.
Пунктом 3 ст.272 Кодекса установлено, что расходы в виде капитальных вложений, предусмотренные п.9 ст.258 Кодекса, признаются в качестве косвенных расходов того отчетного (налогового) периода, на который приходится дата начала амортизации (дата изменения первоначальной стоимости) основных средств, в отношении которых были осуществлены капитальные вложения.
Датой изменения первоначальной стоимости объекта основных средств является дата окончания работ по реконструкции объекта, подтвержденная документом, оформленным в соответствии с требованиями п.1 ст.252 Кодекса. Таким документом, по нашему мнению, может являться акт по форме N ОС-3 ''Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств'', утвержденной Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 ''Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств''.
Для обеспечения равномерного включения расходов на проведение ремонта основных средств налогоплательщики вправе создавать резервы под предстоящие ремонты основных средств в соответствии с порядком, установленным статьей 324 НК.
Налогоплательщик, образующий резерв предстоящих расходов на ремонт, рассчитывает отчисления в такой резерв, исходя из совокупной стоимости основных средств и нормативов отчислений, предусмотренных налогоплательщиком самостоятельно в учетной политике для целей налогообложения.
Резерв - аккумуляция сумм в целях равномерного включения расходов в затраты на производство и расходы на продажу.
Резерв целесообразно создавать организациям, у которых большой объем текущих ремонтов или же в будущем планируется произвести капитальный ремонт, требующий больших затрат.
Резерв на ремонт объектов основных средств формируется по видам ремонтов, то есть под текущие ремонты объектов основных средств и под капитальные ремонты объектов основных средств.
Еще один важный момент: приняв решение о создании резерва, организация должна будет его формировать независимо от того, есть у нее прибыль или нет (письмо Минфина России от 30 мая 2006 г. N 03-03-04/1/488).
Как известно, пункт 3 статьи 260 Налогового кодекса позволяет списывать расходы на ремонт основных средств равными долями на последнее число отчетного (налогового) периода в течение двух и более лет. Для этого нужно лишь сформировать резерв под предстоящие ремонты (письмо Минфина России от 07.07.2009 № 03-03-06/4/56).
Итак, организации на начало налогового периода должны сформировать смету на ремонт исходя из периодичности ремонта в текущем налоговом периоде. Причем в эту смету не включается имущество, по которому будут проведены особо сложные и дорогие виды капремонта. Смету сравнивают с суммой фактически осуществленных расходов на ремонт за предыдущие три года, деленной на три. Меньшая из двух сумм является основной для определения отчислений в резерв.
Сумма дополнительных отчислений для особо сложных и дорогих видов капремонта равна общей стоимости капремонта, деленной на количество лет, между которыми планируется провести ремонт (межремонтный цикл). Ее необходимо прибавить к сумме отчислений в общий резерв.
Имейте в виду: если фактические затраты на ремонт в отчетном (налоговом) периоде превышают созданный резерв, остаток затрат можно включить в прочие расходы по налогу на прибыль на дату окончания налогового периода (ст.324 НК РФ).
Организация имеет право создать резерв под предстоящие ремонты основных средств. Это позволит равномерно включать расходы на проведение ремонта с течение двух и более налоговых периодов.
Чтобы создать резерв, прежде всего, нужно рассчитать предельную сумму отчислений в него (это планируемая сумма расходов на ремонт основных средств). Ее определяют исходя из периодичности ремонта, стоимости деталей, которые меняются в процессе ремонта, и его сметной стоимости. Сметная стоимость определяется на основании так называемых актов дефектации или технического обследования, докладов о техническом состоянии объектов основных средств, планов проведения ремонтных работ, сметы расходов на ремонт (при их проведении работ хозяйственным способом), договоров со сторонними организациями (при подрядном способе).