Как уже указывалось, счета-фактуры составляются организацией-поставщиком (подрядчиком) на имя организации-покупателя (заказчика) в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с даты отгрузки товара, выполнения работ и оказания услуг или предоплаты (аванса) предоставляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм налога на добавленную стоимость.
Второй экземпляр счета-фактуры, остается у поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость при реализации товаров, работ и услуг.
В связи с этим при аудите счетов-фактур должен провести проверки:
1. Правильности заполнения реквизитов счетов-фактур.
2. Своевременность их заполнения и отправки первого экземпляра покупателю (заказчику).
3. Правильность отражения их в соответствующих регистрационных книгах.
Рассмотрим эти направления подробнее и проведем в выборочном порядке аудиторскую проверку нескольких счетов-фактур.
В счете-фактуре должны быть указаны:
- полное наименование поставщика;
- адрес, телефон;
- наименование города;
- идентификационный номер поставщика (ИНН);
- адреса грузоотправителя и грузополучателя;
- номер и дата платежного документа;
- номер и дата счета-фактуры;
- наименование покупателя;
- адрес и телефон покупателя;
- название города;
- идентификационный номер покупателя (ИНН);
- особые условия оплаты;
- наименование товара;
- единица измерения, цена, количество;
- сумма, ставка НДС;
- сумма НДС, всего к оплате с НДС.
Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицами, ответственными за отпуск товаров, работ и услуг и скрепляется печатью организации. При получении товаров, работ, услуг счет-фактура подписывается покупателем или его уполномоченным представителем.
В счете-фактуре не допускаются подчистки и помарки. Исправления заверяются подписью руководителя и печатью поставщика с указанием даты исправления. Получаемые и выдаваемые счета-фактуры хранятся раздельно в журналах счетов-фактур в течении полных 5 лет с даты их получения (выдачи). Счета-фактуры в журналах должны быть подшиты и пронумерованы.
Счет-фактура составляется на русском языке с использованием компьютера или пишущей машины, но может быть заполнен от руки. При отгрузке товаров, выполнении работ и оказании услуг, не облагаемых налогом на добавленную стоимость, в счете-фактуре сумма налога не указывается и делается надпись или ставится штамп "Без налога (НДС)". Счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения не могут являться основанием для зачета (возмещения) покупателю налога на добавленную стоимость в порядке установленным федеральным законом. С целью проверки этих позиций в организации нами были проверены в выборочном порядке счета-фактуры № 2, 16, 21. В результате проверки было установлено, что счета-фактуры заполнены в полном объеме согласно порядка установленного Постановлением Правительства РФ от 29.07.96 г. № 914 "Порядок ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС" и письмом Госналогслужбы РФ и Минфина РФ от 29.12.96 г. № ВЗ-6-03/890, № 109 "О применении счетов-фактур при расчетах по НДС с 1 января 1997 г. и могут являться основанием для зачета (возмещения) НДС у покупателя.
При реализации товаров за наличный расчет предприятиями розничной торговли и общественного питания требования считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек, содержащий следующие реквизиты:
- наименование организации-продавца;
- номер кассового аппарата;
- номер и дата выдачи чека;
- стоимость продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость, а также товарный чек с указанием количества и стоимости проданных за наличный расчет товаров. Товарный чек также должен иметь заполненные необходимые реквизиты.
При аудиторской проверке правильности ведения книги продаж следует учитывать особенности их оформления в зависимости от того, какую учетную политику приняло предприятие для учета процесса реализации - по мере отгрузки продукции, работ, услуг (по предъявленным счетам) или по кассовому методу (по оплаченным счетам).
Так при учете процесса реализации по мере отгрузки (по предъявленным счетам) аудитор должен проверить в книге продаж регистрируются ли в хронологической последовательности выписанные счета-фактуры, врученные покупателем за отгруженную продукцию (работы и услуги) и товары (дебет счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", кредит счета 46 "Реализация продукции (работ, услуг)", основные средства (дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами, кредит счета 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств) и другое имущество (дебет счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", кредит счета 48 "Реализация и выбытие прочих активов".
При использовании кассового метода аудитор должен учесть, что счета-фактуры выписываются и регистрируются в книге продаж по мере поступления денег в кассу, на расчетный или валютный счет предприятия. Так, если товар (работы, услуги) отпущены в марте, а платеж поступил в апреле (мае), то счет-фактура будет выписан и зарегистрирован в книге продаж соответственно в апреле (мае). В случае частичной оплаты товаров (работ, услуг) по книге продаж необходимо проверить производилась ли регистрация каждой суммы, поступившей при частичной оплате с указанием реквизитов счета-фактуры, составленного на отгрузку этого товара (работ, услуг) с пометкой "частичная оплата", так как отступление от этого правила может привести к негативным последствиям для предприятия. Рассмотрим это на условном примере.
ПРИМЕР: По счету-фактуре, выписанному в феврале на 120 000 тыс. руб., была произведена частичная оплата: в феврале на сумму 40 000 тыс. руб., в марте - 60 000 тыс. руб. и в апреле - 20 000 тыс. руб. Каждая из указанных сумм должна быть зарегистрирована в книге продаж соответственно в феврале (40 000 тыс. руб.), марте (60 000 тыс. руб.) и апреле (20 000 тыс. руб.).
Таким образом, итоговые суммы книги продаж за отчетный период предназначены для определения подлежащего к начислению НДС (дебет счетов 46 "Реализация продукции (работ, услуг), 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств", 48 "Реализация и выбытие прочих активов", кредит счета 68 "Расчеты с бюджетом", субсчет "Расчеты по НДС"). В книге продаж также должны быть зарегистрированы и все авансовые поступления (дебет счетов 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет", кредит счета 64 "Расчеты по авансам полученным"). В дальнейшем по мере фактического отпуска товаров, выполнения работ, оказания услуг, суммы предоплаты (авансов) отражают повторно в книге продаж сторнировочной записью и регистрируют новый счет-фактуру на всю поставку. Особое внимание аудитору следует уделить проверке правильности регистрации итоговый данных за день контрольно-кассовой машины при реализации предприятием товаров, работ, услуг населению за наличный расчет, а также бланков строгой отчетности взамен счетов-фактур в предприятиях, где услуги населению оказывались без применения контрольно-кассовых машин. Целесообразно в данном случае по итогам работы за день составить одни общий счет-фактуру для его регистрации в книге продаж.
Письмо Госналогслужбы РФ и Минфина РФ от 25.12.96 г. № ВЗ-6-03/890 № 109 "О применении счетов-фактур при расчетах НДС с 1 января 1997 г. (п. 9) разрешено ведение книги продаж в компьютерном варианте: по истечении отчетного периода, но не позднее 20 числа месяца следующего за отчетным. Книга продаж распечатывается, страницы пронумеровываются и скрепляются печатью.
При аудиторской проверке в книге покупок аудитор должен проверить регистрируются ли оплаченные счета-фактуры поставщиков (дебет счетов 60 "Расчет с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", кредит счетов 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет") за приобретенные основные средства и нематериальные активы (дебет счетов 07 "Оборудование в монтаже", 08 "Капитальные вложения", кредит счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", поступившие производственные запасы (дебет счета 10 "Материалы") малоценные предметы (дебет счета 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы"), товары (дебет счета 41 "Товары отгруженные") и оказываемые услуги, потребленные на производственные цели (дебет счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательное производство", 25 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производство и хозяйство", 31 "Расходы будущих периодов", 43 "Коммерческие расходы") и непроизводственные (дебет счета 96 "Целевые финансирование и поступления").
Итоговые данные книги покупок служат основанием для зачета НДС уплаченного (дебет счета 68 "Расчеты с бюджетом", субсчет "Расчеты по НДС", кредит счета 19 "НДС по приобретенным ценностям"). Произведенные предприятием авансовые платежи в порядке предварительной оплаты товаров (работ, услуг) не отражаются в книге покупок, т.к. по ним не производится зачет НДС уплаченного. Это связано с тем, что принятие к зачету НДС по приобретенным товарам и материальным ресурсам осуществляется при соблюдении двух обстоятельств - оплате счетов-фактур и оприходовании товаров.