Право першого підпису належить першому керівнику (командиру, начальнику) та його заступникам і не може бути надано головному бухгалтеру (начальнику структурного підрозділу, на який покладено функцію ведення бухгалтерського обліку та складання звітності) та іншим особам, які мають право другого підпису.
Право другого підпису належить головному бухгалтеру та його заступнику (начальнику структурного підрозділу, на який покладено функцію ведення бухгалтерського обліку та складання звітності, та його заступнику) або особам, відповідальним за ведення бухгалтерського обліку та складання звітності.
Право другого підпису не може бути надано особам, які користуються правом першого підпису.
У разі заміни або доповнення хоча б одного з підписів подається нова картка із зразками підписів усіх осіб, які мають право першого або другого підпису, засвідчена в установленому порядку.
Якщо в новій картці, що подається в разі зміни або доповнення підписів, підписи першого керівника (командира, начальника) та головного бухгалтера (начальника структурного підрозділу, на який покладено функцію ведення бухгалтерського обліку та складання звітності) залишаються колишні, то додатково така картка не засвідчується. Вона приймається за дозвільним написом головного бухгалтера органу Державного казначейства України або особи, що його заміщує, після звіряння ним підписів керівника (командира, начальника) та головного бухгалтера (начальника структурного підрозділу, на який покладено функцію ведення бухгалтерського обліку та складання звітності), які підписали картку, із зразками їх підписів на картці, що змінюється.
У разі тимчасового надання особі права першого чи другого підпису до органів Державного казначейства України подається у двох примірниках тимчасова картка із зразками підписів тимчасово уповноважених осіб та зазначенням строку її дії.
Картка та тимчасова картка із зразками підписів та відбитка печатки засвідчується нотаріально або підписом осіб, які мають право першого підпису, та печаткою установи/організації, якій клієнт підпорядкований або до складу якої входить.
У населених пунктах, де немає нотаріальних контор чи приватних нотаріусів, картки засвідчуються сільською, селищною, міською, районною радою (у разі утворення).
У картках і тимчасових картках із зразками підписів та відбитка печатки, а також в інших документах, які подаються на відкриття рахунків, забороняється зазначення печаток, призначених для спеціальної мети (для пакетів, перепусток тощо).
При оформленні клієнтами карток із зразками підписів для проставляння на них зразків першого та другого підписів використання факсиміле забороняється.
Картки із зразками підписів та відбитка печатки надаються до органів Державного казначейства України із супровідним листом за підписом особи, яка згідно з цією карткою має право першого підпису.
Разом із карткою та тимчасовою карткою із зразками підписів та відбитка печатки до органів Державного казначейства України клієнтами надаються:
- копії сторінок паспорта або документа, що його замінює, які містять фото, прізвище та ім'я, інформацію про дату видачі та орган, що видав паспорт, місце проживання або тимчасового перебування, та копія документа, виданого органом державної податкової служби, що засвідчує присвоєння фізичній особі ідентифікаційного номера (за наявності), осіб, які зазначені в картці чи тимчасовій картці із зразками підписів та відбитка печатки. Копії зазначених документів засвідчуються підписами їх власників, а також відбитком печатки клієнта та вчиненням напису "З оригіналом згідно";
- копії відповідних документів (наказ, протокол тощо), що підтверджують повноваження зазначених у картці осіб, засвідчені відбитком печатки та підписом уповноваженого працівника з питань кадрового забезпечення клієнта.
До картки або тимчасової картки із зразками підписів та відбитка печатки клієнтом надається перелік рахунків, якими можуть розпоряджатися зазначені у картці або тимчасовій картці особи, засвідчений підписами осіб, яким надано право першого і другого підписів, та відбитком печатки клієнта. Перелік рахунків переоформлюється у разі:
а) переоформлення картки або тимчасової картки із зразками підписів та відбитка печатки клієнта;
б) відкриття/закриття рахунків клієнтів (подається за 10 робочих днів до завершення кварталу, у якому були здійснені операції з відкриття/закриття рахунків) [4].
4. Порядок закриття бюджетних рахунків
Бюджетні рахунки, відкриті в поточному бюджетному періоді, закриваються не пізніше 31 грудня або на останній день іншого бюджетного періоду. За виняткових обставин Міністр фінансів України може визначити інший термін закриття рахунків, який повинен настати не пізніше як через п'ять робочих днів після закінчення бюджетного періоду [3].У разі змін в законодавстві бюджетні рахунки можуть закриватися (відкриватися) протягом поточного бюджетного періоду.Бюджетні рахунки для зарахування надходжень закриваються Головними управліннями Державного казначейства України на підставі:а) службових записок щодо закриття бюджетних рахунків за надходженнями управлінь Державного казначейства України;б) службових записок про закриття рахунків за підписом керівників (їх заступників) структурних підрозділів Головних управлінь Державного казначейства України, якими було ініційовано відкриття відповідних рахунків, погоджених начальником відповідного Головного управління Державного казначейства України (його заступником).Бюджетні рахунки для зарахування надходжень, відкриті в Державному казначействі України, закриваються на підставі службових записок про закриття рахунків за підписом керівників (їх заступників) структурних підрозділів Державного казначейства України, якими було ініційовано відкриття відповідних рахунків, погоджених головою Державного казначейства України (його заступником) [2].Бюджетні рахунки для операцій клієнтів з бюджетними коштами закриваються:а) у разі подання власником рахунку заяви про закриття бюджетного рахунку;б) у разі ліквідації або реорганізації клієнта (злиття,приєднання, поділ, перетворення, виділення), зміни найменування, підпорядкованості згідно із рішенням уповноваженого органу, на який покладено здійснення функції щодо ліквідації або реорганізації клієнта;в) в інших випадках, передбачених законодавством України.У разі наявності на рахунку, що закривається, залишків коштів орган Державного казначейства України на підставі платіжного доручення власника рахунку перераховує такі залишки на інший, відкритий цим клієнтом, рахунок, якщо інше не передбачено бюджетним законодавством.Органи Державного казначейства України закривають рахунки з обліку операцій з виконання спеціального фонду кошторисів (планів використання бюджетних коштів) за умови, якщо на рахунках відсутні залишки коштів, клієнти не мають бюджетної заборгованості, а у поточному бюджетному періоді відсутні бюджетні призначення за відповідними бюджетними програмами (кодами тимчасової класифікації видатків місцевих бюджетів).Інші бюджетні рахунки та рахунки для обліку операцій з фінансування бюджетів закриваються органами Державного казначейства України на підставі службової записки про закриття рахунків за підписом керівників (їх заступників) структурних підрозділів органу Державного казначейства України, якими було ініційовано відкриття відповідних рахунків, погодженої головою Державного казначейства України (його заступником) чи начальником відповідного Головного управління Державного казначейства України (його заступником).Рахунки не вважаються відкритими та закритими без дозволу головного бухгалтера (заступника головного бухгалтера) органу Державного казначейства України [5].Усі відкриті рахунки (бюджетні та небюджетні) реєструються в Книзі відкритих рахунків, яка ведеться органами Державного казначейства України згідно із вимогами нормативно-правових актів Державного казначейства України.Відповідальність за правильність відкриття та закриттярахунків покладається на головного бухгалтера (заступника головного бухгалтера) органу Державного казначейства України, на балансі якого відкрито та закрито ці рахунки [4].Бюджетні рахунки - рахунки, які відкриваються в органах Державного казначейства України для забезпечення казначейського обслуговування державного та місцевих бюджетів.
В органах ДКУ можуть відкритватися наступні види бюджетних рахунків: рахунки за надходженнями, рахунки для операцій клієнтів з бюджетними коштами (реєстраційні рахунки, спеціальні реєстраційні рахунки, рахунки одержувачів бюджетних коштів рахунки, які відкриваються розпорядникам бюджетних коштів для здійснення загальнодержавних видатків; рахунки, які відкриваються розпорядникам коштів місцевих бюджетів для обліку руху коштів загального та/або спеціального фондів місцевих бюджетів за міжбюджетними трансфертами; особові рахунки); інші бюджетні рахунки.
Рахунки відкриваються відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів та Інструкції про відкриття аналітичних рахунків для обліку операцій по виконанню бюджетів в системі Державного казначейства, затверджених наказом Державного казначейства України від 28.11.2000 N 119 (зі змінами) щорічно на початок нового бюджетного періоду.
Розпорядники бюджетних коштів для відкриття бюджетних рахунків подають до органу Державного казначейства України такі документи:
а) заяву про відкриття рахунків установленого зразка (додаток 1) за підписом керівника та головного бухгалтера або інших посадових осіб, яким відповідно до затвердженої в установленому порядку картки із зразками підписів надано право першого та другого підписів;