Сопровождение единого технологического процесса компьютерной обработки документов по учету платежей, которые поступают в бюджет, осуществляется:
- подразделением обработки и введения налоговых документов;
- подразделениями, которые осуществляют расчет сумм налоговых обязательств и штрафных санкций при их наличии;
- подразделением администрирования учетных показателей и отчетности;
- подразделением автоматизации процессом налогообложения.
Все другие подразделения ОГНС являются пользователями обработанной и систематизированной информации учета налоговых платежей.
Все налоговые платежи плательщики перечисляют на соответствующие счета госказначейства. Поэтому информацию о реквизитах открытых счетов для зачисления платежей в бюджет органы ГНС получают от Госказначейства Украины в соответствии с порядком взаимодействия. Данную информацию о реквизитах таких счетов органы ГНС доносят до плательщиков налогов путем размещения на доске налоговых объявлений, установленной на доступном для осмотра месте возле входа в помещение налогового органа.
Для учета начисленных и уплаченных сумм налогов в бюджет органами ГНС на каждый текущий год открываются лицевые счета по каждому плательщику налогов та каждому виду платежа, которые должны уплачиваться таким плательщиком.
Лицевые счета плательщиков открываются ОГНС ежегодно по плательщикам, которые:
- находятся на налоговом учете – с начала года путем переноса сальдо расчетов плательщика с бюджетом и остатка неуплаченной пени (при наличии) в базу данных текущего года после закрытия отчетного года (подачи плательщиком всех необходимых отчетов и проведения, предусмотренных законодательством проверок органами ГНС);
- взяты на налоговый учет на протяжении года – на основании реестров плательщиков с момента начисления или уплаты платежа (в зависимости от того, которое из событий наступает раньше).
В зависимости от назначения платежей открываются такие лицевые счета:
- формы №5 – для осуществления учета налога на добавленную стоимость для плательщиков налогов физических и юридических лиц;
- формы №6 – для осуществления платежей, по которым предусмотрена подача налоговых деклараций (расчетов);
- формы №15 – для учета платежей, по которым не предусмотрена подача налоговых деклараций (расчетов) и учета поступлений по погашению просроченной задолженности по кредитам, привлеченным государством или под государственные гарантии, а также бюджетными займами согласно с перечнем должников;
- формы №1-Р – для осуществления учета реструктуризированных сумм.
Все стоимостные операции по лицевым счетам производятся в гривнах с двумя десятичными знаками.
В случае если плательщик налогов переходит на учет из одного органа ГНС в другой, новый лицевой счет не открывается. Учет поступления платежей ведется по лицевому счету, который передан с ОГНС по предыдущему месту регистрации плательщика.
Правильность проведения операций по лицевым счетам плательщиков подлежит обязательной проверке. Так, не менее чем один раз в квартал или по требованию плательщика работником подразделения администрирования учетных показателей и отчетности проводится проверка правильности проведения операций по лицевым счетам. Не менее одного раза в квартал проверка проводится выборочно, при отборе преимущество отдается лицевым счетам со значительными суммами начислений, пени, позитивного или отрицательного сальдо расчетов плательщика с бюджетом. Результаты таких проверок оформляются актом. Акт с расхождениями является основанием для детальной проверки таких расхождений и внесения соответствующих изменений в лицевой счет плательщика.
После проведения регламентных работ по лицевым счетам плательщиков налогов по закрытию отчетного года, лицевые счета плательщиков налогов закрываются. Сальдо расчетов плательщика с бюджетом, в том числе и нулевое, переносится в лицевой счет текущего года.