Экономическую информацию различают за этапами управления, рассматривая разновидности прогнозируемой, плановой, учетной, нормативной информации и информации для анализа хозяйственной деятельности, оперативного управления.
Прогнозируемая информация связана с функцией прогнозирования, плановая - с планированием (перспективным, технико-экономическим, оперативно-производственным), учетная - с бухгалтерским, финансовым, хозяйственным учетом, информация анализа хозяйственной деятельности - с функцией экономического анализа, оперативного управление и регулирование - с соответствующими функциями.
Нормативная информация используется и возникает на этапах технической подготовки производства, а также в других случаях, например при формировании цен, тарификации. Нормативная информация содержит всяческие нормы и нормативы, цены, расценки, тарифы, а также некоторые другие данные, например, заранее обусловленные табличные величины (ставки подоходного налога из граждан и т.п.).
Такая информация используется преимущественно при выполнении любых функциональных управленческих работ: прогнозирование, плановых, учетных и т.д.
Такие самые свойства имеет часть экономической информации, которая принадлежит всем функциональным разновидностям. Примером являются названия предприятий, министерств, ведомств, перечень работников на предприятии или учреждении, перечень поставщиков и покупателей и т.д. Эту информацию называют справочной. Как правило, ее формируют вместе с нормативной, создавая особые фонды нормативно-справочной информации (НД), предназначенных для решения разнообразных управленческих задач.
Экономическая информация по критерию соответствия отображаемым явлениям делится на возможную и недостоверную.
Из позиций стадий возникновения экономическая информация бывает первичной и повторной. Первичная возникает во время действия источников информации, к которым принадлежит деятельность народного хозяйства и его звеньев, деятельность органов общегосударственного управления и других общественных организаций.
Поэтому первичная информация за источниками возникновения делится на производственно-хозяйственную и директивную, а также на коллективную и индивидуальную в зависимости от характера источника информации. Повторная информация возникает в результате обработки первичной и другой повторной, или лишь первичной, или лишь повторной. Непосредственной связи с источниками информации здесь не требуется. Среди повторной различают промежуточную и результатную информацию. Результатная информация и является целью обработки данных. Промежуточная информация, роль которой значительная, возникает во время достижения этой цели. Очень часто на базе такой информации делается выбор варианта завершения обработки данных в тому или другому направления.
За полнотой экономическая информация делится на достаточную, чрезмерную и недостаточную. Для решения задач необходимая довольно конкретная по смыслу минимальная информация - достаточная. Чрезмерная содержит лишние данные, которые или совсем не используются при решении конкретных задач, или выполняют контрольно-дублирующие функции. По возможности целесообразно избавиться информации, которая не используется, и всячески ограничивать размеры дублирующей чрезмерной информации.
Экономическая информация за стабильностью делится на постоянную (постоянную), условно-постоянную и сменную. Постоянная информация не изменяет своих значений (например, отчетные данные); условно-постоянная сохраняет их на протяжении продолжительного периода (например, нормативы, нормы), а сменная характеризуется частым изменением своих значений (например, сведения о начислении заработной платы). При этом важно подчеркнуть, что период стабильности имеет конкретный характер для определенных задач, управленческих работ. Стабильность можно, например, устанавливать за временным периодом (например, месяц) или за другими факторами.
Из позиций технологии решения экономических задач различают информацию входную, промежуточную и исходную.
Информация, которая подлежит обработке (предметы работы), в управленческом процессе называется входной, или входными данными: например, первичная и повторная информация и константы - постоянные величины. К входной информации может принадлежать не только сменная, а и условно-постоянная и постоянная информация за особенно большой роли условно-постоянной. Исходная информация является итогом обработки (продуктом работы) входных данных, но она содержит рядом с результатной информацией некоторые первичные данные. Специфического значения приобретает промежуточная информация, которая нужна для решения этих самых задач в следующих периодах.
Известные и другие схемы классификации экономической информации (рис. 7): входная и исходная, внутренняя и внешняя, алфавитная, цифровая, алфавитно-цифровая, оперативная и т.д.
Разновидности экономической информации следует учитывать при организации обработки данных, построению компьютерных информационных систем, выборе вариантов технологии решения тех или других экономических задач.
Структурой экономической информации (ЕI) определяется ее строение, выделение тех или других элементов. Эти элементы называют информационными единицами. Из простых информационных единиц образовываются сложные, составу, возникают будто иерархические уровни структурного построения информации.
К выделению информационных единиц можно подходить из разных позиций в зависимости от избранного критерия структуризации. Каждый такой критерий имеет определенную цель построения структурных единиц информации. Очень часто среди таких единиц устанавливается иерархическая зависимость от простых до сложных или наоборот.
Наибольшими информационными единицами (единицами высочайшего ранга) есть те, которые соотносятся прежде всего с понятием объекта управления. За такой объект в сфере экономики берут народное хозяйство и его звена. Поэтому объектом управления считают область народного хозяйства, область промышленности, промышленное объединение (підгалузь), предприятие, коммерческую структуру и т.д.
Из позиций предприятия (коммерческой структуры) вся совокупность информации является единицей высшего ранга (уровня). Такой самой единицей высшего уровня является совокупность информации любого другого объекта управления. Эта единица известная под названием информационная база (IБ) соответствующего объекта и толкуется довольно свободно. Кроме объектов управления ими могут быть любые другие, например планирование, учет и анализ хозяйственной деятельности как функциональные управленческие работы. Поэтому уместно говорить и об их IБ.
Iнформаційна база представляет основу информационной системы любого объекта, прежде всего объекта управления, поэтому она является частью информационной системы (IС). IС, кроме информационной базы, содержит в себе еще и ее организацию в реальных условиях, ее указанное функционирование. Iнформаційною системой предполагается состав источников формирования IБ, ее взаимодействие с другими IБ, целевое назначение.
Необходимо также различать употребление понятий «информационная база» и «база данных». Iнформаційна база присущая всем без исключения объектам независимо от уровня управленческой техники. А вот понятие базы данных (БД) связывает лишь с организацией данных на принципах автоматизированного банка данных (АБД) и применение ЭВМ. Iнформаційна база в условиях использования ЭВМ может быть построена как единая база данных АБД или как совокупность нескольких таких баз (что особенно часто бывает на практике). Заметим, что в специальной литературе известные другие взгляды на понятие IБ и соотношение его с понятием БД.
Относительно видов управления информационная база объекта (например, предприятия) делится на IБ того или другого вида управления, например, организационно-экономического, социального, технологического. Дальше будет идти лишь об организационно-экономическом управлении объектом. Из позиций структурных подразделов объекта управления, используемых ресурсов отличают IБ его подразделов (производственных, коммерческих) за такими признаками: предметами и средствами работы и т.п.. Согласно стадіями (функциями) управление различают информационные базы прогнозирования, планирование, учета и т.д. Итак, IБ объекта делится на ряд подсистем, которые рассматриваются как объект управления, т.е. самостоятельные системы.
С точки зрения логики управления и размещение данных на носителях различают логическую и физическую структуру данных.
Под логической понимают структуру, которая учитывает взгляд пользователя (управленца) на данные, т.е. такую, что строится на логике управления, а не на его технике. Как правило, она многоуровневая и выделять информационные единицы можно как с низшего, так и из высшего уровня. Например, для логических структур данных в порядке агрегирования (укрупнение) характерное такое выделение элементов данных: символ ® реквизит ® показатель ® массив ® информационный поток ® информационная база.
Символ - это элемент данных, который не имеет содержания. Это элементарный сигнал информации (литера, цифра, знак).
Реквизит (атрибут) - это информационная совокупность наиболее низкого ранга, которая не подлежит деления на единице информации. Целесообразность выделения такой единицы объясняется тем, что нужна односторонняя характеристика конкретных объектов управления - или лишь количественная, или лишь качественная. Поэтому реквизиты бывают двух видов: реквизита-основы (реквизита-величины) и реквизита-признака. Реквизит-основа раскрывает абсолютное или относительное значения реквизита-признака. Реквизит-признак отбивает качественные свойства сущности и характеризует обстоятельства, за которые происходил тот или другой хозяйственный процесс.
Различают форму и значение реквизитов. Форма реквизита оказывается в его названии (например, профессия, сумма), а значение реквизита «профессия» - это название конкретной профессии, например, аппаратчик, литейщик, сварщик и т.п..