Бюджетное планирование затрат предполагает движение по цепочке: запланированный объем производства – нормы расхода на единицу продукции (товара) – затраты. Планирование объемов производства зависит от плана продаж и, как правило, проблем не вызывает. Сложности возникают на этапе применения нормативов, когда компании нередко допускают следующие ошибки:
- нормативы расходов на единицу продукции не пересматриваются в течение длительного времени. Старое оборудование, выработав свой ресурс, не в состоянии соответствовать установленным в момент его выпуска нормам, и показатели бюджета заранее планируются с ошибкой. Пересмотр нормативов – сложный, но необходимый процесс. Нормы расхода и распределения косвенных затрат по видам продукции рекомендуется пересматривать в среднем один раз в год;
- пересмотр нормативов нередко сводится к субъективному индексированию прошлогодних норм по принципу «лучше заложить резерв, чем потом оправдываться», поэтому необходимо проводить фактические замеры производительности оборудования, составлять фотографии рабочего времени и т.д.
В нормативы, применяемые при бюджетировании, заложен не только технологически обоснованный брак, но и другие сверхнормативные расходы, осуществляемые в компании из месяца в месяц. При использовании подобных нормативов последние попадают в статью «Прямые материальные расходы», хотя в реальности это «Хищения», «Сверхнормативный брак» или другие подобные затраты.
В структуре себестоимости ОАО «порт Камбарка» преобладают прямые затраты (в среднем 65-70% по сравнению с 30-35% у зарубежных компаний), поэтому обоснованное планирование бюджетов затрат невозможно без использования достоверных нормативов.
Определение форматов основных бюджетов ОАО «порт Камбарка». На данном этапе определяется основной набор статей доходов и расходов, притоков и оттоков денежных средств, активов и пассивов.
К ошибкам при постановке системы бюджетирования можно отнести сосредоточенность на неключевых показателях и несущественных суммах. В положении о бюджетировании необходимо выработать методику определения существенности показателей, поскольку зачастую при составлении, анализе и мониторинге бюджетов излишнее внимание уделяется тем показателям, которые никак не влияют на реализацию стратегии.
Разработка бюджетного регламента ОАО «порт Камбарка». В ходе реализации этого этапа определяются бюджетный период, сроки представления бюджетной отчетности центров ответственности, порядок согласования, корректировки и консолидации бюджетов.
Цели составления бюджетного регламента – обеспечение рационального использования денежных средств, расходуемых с расчетных счетов и касс предприятия, осуществление оперативного мониторинга движения денежных средств, обеспечение финансирования деятельности предприятия в необходимых объемах, а также повышение ответственности подразделений за использование финансовых средств и за конечные результаты финансово-хозяйственной и производственной деятельности.
На данном этапе постановки системы бюджетирования ошибкой является недостаточная разработанность непосредственно самого регламента. Желательно, чтобы регламент разработки системы бюджетного управления ОАО «порт Камбарка» включал следующие этапы:
- определение целей и задач системы бюджетного управления;
- определение центров финансовой ответственности и построение финансовой структуры компании;
- разработка бюджетной модели компании, т.е. видов бюджетов для центров финансовой отчетности и учета. В регламенте нужно отразить логику взаимосвязи бюджетов, а также логику построения бюджетов верхнего уровня;
- разработка технологии обеспечения пользователей план-фактной информацией;
- создание системы документооборота;
- отладка работы системы в тестовом режиме;
- обучение персонала;
- выбор и внедрение системы автоматизации.
Правильно разработанный регламент должен иметь определенный формат. Он включает назначение, описание и сроки представления как входной, так и выходной информации, этапы выполнения регламента, перечисление подразделений, участвующих в управлении, ответственных лиц.
Следует отметить, что регламент разработки и корректировки бюджетов обязательно должен содержать сроки, когда подразделения получают свои целевые показатели и ресурсные ограничения, поскольку без этого они не могут начать разработку своих бюджетов.
Организация бюджетного процесса ОАО «порт Камбарка». На этом этапе определяется, какие службы участвуют в бюджетировании, распределяются функции и полномочия отдельных служб, устанавливается порядок взаимодействия служб, составляются организационно-распорядительные документы, регламентирующие процесс бюджетирования.
К организационным ошибкам можно отнести неучастие топ-менеджеров компании в постановке системы бюджетирования. Практика показывает, что заинтересованность и непосредственное участие высшего руководства компании во внедрении системы бюджетирования обязательны, поскольку:
- во-первых, бюджетирование как система управления предприятием необходима именно топ-менеджерам – разработку и внедрение бюджетных форм с точки зрения теории и практики следует осуществлять от верхних уровней управления к нижним;
- во-вторых, в процессе разработки и внедрения системы бюджетирования нередко возникает необходимость по-новому организовать бизнес-процессы или перераспределить функции между сотрудниками и подразделениями.
Покажем процедуру бюджетирования, рекомендуемую нами для внедрения на ОАО «порт Камбарка».
Таблица 3.2.1. Объемы продаж и цен ОАО «порт Камбарка» на 2008 г.
| Прогноз сбыта и цен | Квартал | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | |
| Ожидаемый объем, руб. | 10000 | 30000 | 40000 | 20000 |
| Ожидаемая цена единицы продукции (руб.) | 20.00 | 20.00 | 20.00 | 20.00 |
Следует отметить, что исходные данные обычно представляются по блокам в соответствии со списком бюджетов, которые разрабатываются финансовым менеджером предприятия. В качестве первого блока исходных данных используется прогноз объемов продаж и цен (табл. 3.2.1)
Доля оплаты деньгами в данном квартале составляет 70% от объема выручки, оставшиеся 30% оплачиваются в следующем квартале. Планируемый остаток запасов готовой продукции на конец планового периода (квартала) составляет 20% от объема продаж будущего периода. Запасы готовой продукции на конец года планируются в объеме 3000 единиц продукции. Требуемый объем материала на единицу продукции составляет 5 кг, причем цена одного килограммы сырья оценивается на уровне 60 коп. Остаток сырья на конец каждого квартала планируется в объеме 10% от потребности будущего периода. Оценка необходимого запаса материала на конец года составляет 7500 кг Оплата поставщику за сырье производится на следующих условиях: доля оплаты за материалы, приобретенные в конкретном квартале, составляет 50% от стоимости приобретенного сырья. На оставшиеся 50% сырья поставщик предоставляет отсрочку платежа, которая должна быть погашена в следующем квартале. Оплата прямого труда производится на следующих условиях: затраты труда основного персонала на единицу продукции составляют 0.8 часа. Стоимость одного часа вместе с начислениями составляет 7.50 руб. Накладные издержки представлены переменной и постоянной частями в отдельности. Планирование переменных издержек производится исходя из норматива 2 руб. на 1 час работы основного персонала. Постоянные накладные издержки оценены на уровне 60600 руб. за квартал, причем из них на амортизацию приходится 15000 руб.
Величина затрат на реализацию и управление также планируется в виде двух частей – переменной и постоянной. Норматив переменной части составляет 1.80 руб. на единицу проданного товара. Планируемые объемы постоянных административных и управленческих затрат приведены в табл. 3.2.2.
Таблица 3.2.2. Объемы постоянных административных и управленческих затрат ОАО «порт Камбарка» на 2008 г. (руб.)
| Прогноз сбыта и цен | Квартал | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | |
| Реклама | 40000 | 40000 | 40000 | 40000 |
| Зарплата управляющих | 35000 | 35000 | 35000 | 35000 |
| Страховка | 1900 | 37750 | ||
| Налог на недвижимость | 18150 | |||
ОАО «порт Камбарка» планирует закупку оборудования на сумму 30000 руб. в первом квартале и 20000 руб. – во втором квартале.
Планируемая к выплате сумма прибыли между участниками 40000 в год, равномерно распределенные по кварталам. ОАО «порт Камбарка» имеет возможность брать банковскую ссуду под 10% годовых. Причем выплата процентов производится одновременно с частичным погашением основной суммы долга при начислении процента только на погашаемую часть ссуды.
Бюджет продаж с графиком получения денег от потребителя. Составляется с использованием прогноза продаж, цен на готовую продукцию и коэффициентов инкассации. Для ОАО «порт Камбарка» бюджет продаж представлен в табл. 3.2.3
Таблица 3.2.3. Бюджет продаж ОАО «порт Камбарка» на 2008 г. и график поступления денег (руб.)
| Показатели | Квартал | За год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Ожидаемый объем (шт.) | 10000 | 30000 | 40000 | 20000 | 100000 |
| Ожидаемая цена единицы продукции | 20.00 | 20.00 | 20.00 | 20.00 | |
| Выручка за реализованную продукцию | 200000 | 600000 | 800000 | 400000 | 2000000 |
| График поступления денежных средств | |||||
| Счета дебиторов на начало года | 90000 | - | - | - | 90000 |
| Приток денег от продаж 1 кв. | 140000 | 60000 | - | - | - |
| Приток денег от продаж 2 кв. | - | 420000 | 180000 | - | 600000 |
| Приток денег от продаж 3 кв. | - | - | 560000 | 240000 | 800000 |
| Приток денег от продаж 4 кв. | - | - | - | 280000 | 280000 |
| Итого поступление денег | 230000 | 480000 | 740000 | 520000 | 1970000 |
В первом квартале ОАО «порт Камбарка» планирует получить деньги по счетам дебиторов в размере 90000 руб. Это значение берется из начального баланса предприятия. Дополнительно, в первом периоде предприятие получает деньгами 70% выручки первого периода в объеме 200000 руб., что составляет 140000 руб. В итоге, ожидаемая сумма поступлений в первом периоде составляет 230000 руб.