Финансы АО (стр. 11 из 23)

Определение основных информационных потоков.

Из полученной схемы выделяются основные потоки информации и фиксируются в виде описания к схеме в документации на Проект. Среди различных потоков информации выделяют следующие виды:

- потоки первичных документов (указывается вид документа, источник и приемник документа, число копий)

- потоки отчетов (указываются тип отчета, подразделение, составляющее отчет, подразделение, принимающее отчет, суть отчета)

- потоки электронных данных (указывается тип данных, носитель данных, Система, порождающая данные, Система, принимающая данные)

Возможно выделение иных потоков информации (устные распоряжения, телефонные звонки и др.)

Определение основных хозяйственных процессов.

Основные хозяйственные процессы определяются при комплексном обследовании предприятия. Проектировщик перекладывает (моделирует) выявленные процессы в Систему. Одновременно с этой работой создаются схемы реализации бизнес-процессов в Системе. Обозначения на схемах идентичны схемам, разработанным на этапе комплексного обследования, но имеют несколько другой смысл. В качестве потоков информации фигурируют документы, задействованные в Системе, накопители данных - разделы Системы (могут быть также обозначены таблицы БД), описание процесса должно включать подразделение, выполняющее этап; документ, участвующий в процессе; раздел Системы, источник документа; описание действия на этапе.

Требования к описанию хозяйственных процессов:

1) При описании процесс должен быть четко разбит на последовательность пронумерованных "этапов".

2) На схемах "этапы" процессов должны быть пронумерованы.

3) Перед описанием процессов перечисляются решаемые цели автоматизации, относящиеся к данному процессу, с привязкой к "этапов" процессов.

4) При описании последовательности процесса необходимо придерживаться плана: (утвердить план)

- последовательность "этапов"

- результаты процесса в Системе

- используемые отчеты

Определение основных учетных процессов.

Проектировщик на основании информации, полученной после комплексного обследования разделяет совокупность операций на 2 группы:

1. Операции с ТМЦ

2. Остальные операции.

Операции 1-ой группы применяются при отработки документов (выполнении соответствующих этапов документооборота) и используются при создании макета предприятия в качестве “Образцов операций с ТМЦ”

Операции 2-ой группы являются основными при учете движения денежных средств, учете взаиморасчетов, учете основных средств и нематериальных активов и др. операциях, не связанных с учетом движения и реализации товара. Данные операции являются основой для “Образцов операций” в макете Системы.

В случае выявления сложной последовательности обработки учетного процесса составляется табличное описание данной последовательности.

Требования к описанию учетных процессов:

1) Последовательность действий бухгалтерии по каждому процессу описывается аналогично хозяйственным процессам (нумерация “этапов”, документ, “этап”).

2) Указывается формула для вычисления суммы операции и валюта (при необходимости) на данном этапе

3) В примечании указывается результат на выходе вычисления.

ПРИМЕР: Учет движения и реализации товаров. Система проводок.

NN	Название операции	Документ/этап	Дебет	Кредит	Формула (валюта)	Примечание
1	получен импортный товар на таможенный склад	ПО/Бухгалтерия	41/1	60/2	Т(001)	количество и сумма полученного товара.
2	оприходован товар на склад, с выделением НДС	ПО/Бухгалтерия	41/119	6060	Т/120*100ТQ/120*20	количество и сумма оприходованного товара, НДС.
3	списан товар	НАКЛ./Списание	46[...]	41/2	С	количество и сумма отгружен-ного товара в закупочных ценах. Используются аналитические счета по ставкам НДС.
4	реализован товар	НАКЛ./Реализация	62	46[...]	Т()	сумма реализованного товара в продажных ценах. Используются аналитические счета по ставкам НДС.

Определение основных функциональных обязанностей (по рабочим местам).

Проектировщик на основании схем бизнес-процессов и описаний к ним, выполненных на этапе комплексного обследования выделяет подразделения, участвующие в ФХД предприятия. На этапе проектирования описываются отдельные функциональные места в Системе. Разделение по рабочим местам производится по следующим параметрам:

1. Документ (Раздел системы) - используемый подразделением

2. Обработка документа - этапы документооборота, выполняемые данным подразделением

3. Действия в Системе - печать и создание документов, формирование отчетов

Например: Рабочее место “Кладовщика”

Документы - Приходная накладная, Складская накладная (Складские документы), Накладная на отпуск (Документы на отпуск).

Обработка документа - выполнение этапа “Отработать в складском учете”

Действия в системе - создать Приходную накладную, распечатать, отработать в складском учете, сформировать оборотную ведомость по складу ...

Описание функциональных мест ложится в основу Инструкций для рабочих мест, а также облегчает настройку прав доступа в макете Системы.

Определение основных отчетных форм (и других документов - Реестр документов).

На основании реестра документов, собранного на этапе комплексного обследования предприятия, определяются документы, которые будут использоваться в Системе и, далее, выполняется привязка документов к разделам Системы. В основной части проектной документации реестр документов описывается в виде таблиц.

В зависимости от вида документа (Платежные документы, Исходящие контракты и т. д.) используется соответствующая таблица. В общем случае обязательно указывается :

- Раздел системы, где находится образец документа

- Мнемокод и полное наименование документа в Системе

- Подразделение - инициатор документа

В приложениях к проектной документации возможно указание документов с расшифровкой по заполняемым полям.

В случае необходимости разработки Специальных отчетов на базе генератора отчетов Проектировщик формулирует техническое задание на написание отчета, где указывается форма отчета, поля таблиц БД, используемые в отчете, связи между таблицами. Данная информация необходима для написания отчета разработчиком или иным Исполнителем.

ПРИМЕР:

“ 1. Платежные документы.

NN	Название (мнемокод)	Подразделение	Примечание
1	Платежное поручение (П/П)	Бухгалтерия	Стандартный бланк
2	Приходный кассовый ордер (ПКО)	Бухгалтерия	Стандартный бланк
3	Расходный кассовый ордер (РКО)	Бухгалтерия	Стандартный бланк
4	Заявление на перевод валюты (З/П)	Бухгалтерия	Банковский бланк

2. Торговые (первичные и оправдательные) документы.

NN	Название (мнемокод)	Источник	Копии	Приемник	Раздел Системы
1	Счет поставщика (СЧЕТ)	Поставщик	поставщик -1склад - 1	Бухгалтерия	Входящие контракты
2	Приходный ордер (ПО)	Склад	склад -1бухгалтерия - 1	Бухгалтерия	Складские документа

Описание полей документа

1. Платежные документы

Название поля	Используемые значения	Примечание
Документ:
Основание платежа:
Плательщик	Мнемокод плательщика	Заполняется через словарь контрагентов и ответственных лиц
Получатель	Мнемокод получателя	Заполняется через словарь контрагентов и ответственных лиц
Назначение платежа
Примечание
Очередность платежа
Дата проведения
Код валюты
Сумма
Код валюты контракта
Курс валюты
Сумма в валюте контракта

“

Подготовка макета Системы и проектной документации.

Общую технологию создания макета Системы можно представить следующей схемой.

Основной частью проекта является рабочий макет Системы, который по окончании работ является, наряду с документацией, объектом демонстрации функционирования предприятия Заказчику. От правильно построенного макета зависят дальнейшие затраты на обучение персонала и внедрение Системы. Прежде чем приступить к созданию макета, Проектировщик должен представлять ВСЕ бизнес-процессы, происходящие на предприятии, иметь образцы наименований номенклатуры ТМЦ, Прайс-листы, образцы первичных документов и отчетов, список сотрудников (частичный), список поставщиков и покупателей (частичный), реквизиты предприятия. В случае необходимости (нет четкого понимания процессов, нет части документов и т.п.) Проектировщик должен проконсультироваться по телефону с представителем Заказчика, либо выехать на предприятие для полного выяснения вопроса.