банк отримує електронні документи засобами системи «клієнт—банк» від клієнта — відправника.
Усі ці способи передбачають проходження платіжних документів через ОДБ банку — учасника СЕП. ОДБ банківських установ є єдиним джерелом надходження електронних розрахункових документів у СЕП.
Початкові платіжні документи для передавання в СЕП оформляються в ОДБ у вигляді файла типу А — пакета початкових платіжних документів. Кожний інформаційний рядок файла А містить один платіжний документ. У файлі може бути від 1 до 1000 платіжних документів. В одному файлі А згруповані документи тільки в одній валюті, причому перша буква найменування файла визначає цю валюту.
ОДБ передає сформовані пакети початкових документів в АРМ-3 СЕП, установлений у банку. АРМ-3 перевіряє їх на відповідність вимогам, прийнятим у системі електронних платежів, і в разі задоволення всіх умов відправляє пакет платіжних документів електронною поштою в РРП, що обслуговує цей банк.
Не дозволяється надходження пакетів платіжних документів та інших файлів СЕП від банків — учасників у СЕП будь-якими іншими шляхами, крім передавання через АРМ-3 банка — учасника.
У банку одержувача електронні розрахункові документи для кожного клієнта оформляються у вигляді паперового документа під назвою «Реєстр електронних розрахункових документів», який завіряється підписом та печаткою банку. Реєстр замінює паперові документи, що підтверджують зарахування коштів на рахунок клієнта, і видається як додаток до витягу. Для клієнтів, що обслуговуються системою «клієнт—банк», відповідні платіжні документи передаються їм в електронній формі через цю систему.
Комерційний банк зобов'язаний здійснювати оброблення всіх відповідних електронних розрахункових документів у день їх одержання від СЕП у порядку черговості їх надходження і незалежно від змісту. Документи, що не можуть бути коректно оброблені банком (наприклад, не існує рахунку клієнта, котрому призначений документ), мають бути занесені на спеціальний рахунок «сум до з'ясування». Ці кошти повертаються їхньому відправникові також через СЕП окремим документом.
Ведення кореспондентських рахунків банків — учасників СЕП здійснюється так. На початку робочого дня кожна РРП отримує від
відповідного регіонального управління Національного банку інформацію про стан кореспондентських рахунків банківських установ регіону. АРМ-2 приводить стан технічних коррахунків банків у відповідність зі станом їхніх реальних коррахунків. Ця інформація негайно надається банкам регіону — учасникам розрахунків.
Протягом робочого дня розрахунки банку, які здійснюються через СЕП, відображаються на технічному коррахунку цього банку так:
у момент отримання пакета початкових документів (А), якщо
АРМ-2 приймає його успішно і формує квитанцію Т з нульовим кодом помилки, технічний коррахунок зменшується на суму кредитових документів цього пакета — «банк відправив гроші» (зауважимо:
якщо банк відправив початковий дебетовий документ, то технічний
коррахунок, навпаки, збільшується на суму цього документа; інформаційні ж документи, що містяться в пакеті, не впливають на стан
технічного коррахунку);
під час формування на АРМ-2 і відправлення в банк пакета від
повідних документів (В) технічний коррахунок не змінюється. Відповідні платежі відображаються на коррахунку лише тоді, коли АРМ-2
отримує квитанцію 8 про те, що банк успішно прийняв пакет В. У
момент приймання на АРМ-2 квитанції 8 про успішне отримання па
кета В банком, коррахунок збільшується на суму кредитових документів цього пакета — «банк одержав гроші» (зауважимо: якщо банк
отримав дебетовий документ, то технічний коррахунок, навпаки,
зменшується на суму цього документа; інформаційні ж документи, що
містяться в пакеті, не впливають на стан технічного коррахунку);
якщо АРМ-2 відхиляє пакет початкових документів (А) або
не може нормально прийняти квитанцію 8, або ж квитанція 8 міс
тить ненульовий код помилки (банк не прийняв пакет В), то технічний коррахунок не змінюється.
Якщо немає інших, крім системи електронних розрахунків, джерел надходження або знімання коштів з коррахунку банку, то технічний коррахунок збігається з реальним значенням коррахунку. Тобто СЕП практично підтримує актуальне значення коррахунку банку-учасника в режимі реального часу.
Початкові платежі від банків (файли А) приймаються лише в межах поточної суми на технічному коррахунку. Тобто файл А не буде прийнятий від банку, якщо в результаті цього технічний коррахунок набуде від'ємного значення. Це гарантує, що банк під час виконання міжбанківських розрахунків розпоряджається лише фактично наявними у нього коштами.
Ситуації, коли банк не має змоги виконувати початкові платежі через відсутність коштів на рахунку, називаються «червоним» та «жовтим» сальдо.
«Червоне» сальдо — ситуація, коли банк має від'ємний залишок коштів на коррахунку. Програмні засоби СЕП (за умови коректного
дотримання технології роботи в ОДБ регіональним управлінням та РРП) запобігають виникненню такої ситуації. Виникнення «червоного сальдо» розцінюється як надзвичайна ситуація. Але якщо з певних причин (термінові штрафи, стягнені з банку з порушенням рекомендованої технології стягнення штрафів у СЕП) така ситуація все-таки виникла, то банк не має змоги виконувати початкові платежі доти, доки через приймання відповідних платежів він не забезпечить наявності коштів на своєму технічному коррахунку.
«Жовте» сальдо виникає, коли банк спробував надіслати в СЕП файл початкових платежів А на суму, що перевищує наявний залишок коштів на технічному рахунку. Такий пакет А не приймається в СЕП, АРМ-2 повертає квитанцію з кодом помилки «жовте сальдо». Але при цьому банку надається можливість переглянути свої плани щодо порядку відправлення початкових платежів у СЕП. До кінця цього сеансу АРМ-2, навіть не розглядаючи зміст пакетів А від цього банку, відхиляє їх з кодом помилки «Ви на жовтому сальдо». Це дає змогу банку у разі отримання першої ж квитанції про те, що виникла ситуація «жовте сальдо», припинити відправлення платежів у СЕП, переглянути платежі у відхилених пакетах і в черзі до відправлення та, проаналізувавши величину залишку на коррахунку, вибрати найтерміновіші з них у межах поточного значення залишку коштів. Ці платежі слід відправити пізніше, після оброблення їх АРМ-2 в одному з наступних сеансів.
Наприкінці дня АРМ-2 передає результати розрахунків за поточний робочий день в ОДБ регіонального управління НБУ для відображення їх на реальних кореспондентських рахунках банків.
За стандартною технологією роботи в СЕП банківська установа може виконувати початкові платежі протягом всього часу, визначеного регламентом роботи СЕП, і єдиним обмеженням на виконання початкових платежів є величина залишку коштів на її технічному коррахунку.
До банківських установ, що перебувають у скрутному фінансовому становищі, застосовується переведення їх у режим «фінансового оздоровлення». Це виконується за рішенням Правління Національного банку та державних органів. Одним із елементів режиму фінансового оздоровлення є обмеження виконання банком міжбанківських розрахунків. СЕП надає такі можливості обмеження виконання початкових розрахунків:
блокування початкових кредитових платежів. Блокування може бути як повним (забороняється виконувати всі платежі, незалежно від їх змісту), так і вибірковим (дозволяються лише платежі, спрямовані в установи Національного банку, тобто платежі в бюджет, штрафи тощо);
встановлення ліміту значення технічного коррахунку. За
звичайних умов банк може виконувати початкові платежі у такий
спосіб, щоб на коррахунку в підсумку залишилася сума, більша або рівна 0. У разі встановлення ліміту на якусь суму «X» банк може виконувати початкові платежі так, щоб на коррахунку в підсумку залишилася сума, що більша або дорівнює згаданому «X». Це обмеження використовується для випадків, коли на коррахунку слід накопичити суму, потрібну, наприклад, для стягнення штрафу тощо;
— відправлення початкових платежів до СЕП під наглядом спеціальної комісії Національного банку. Такий режим роботи установи призначений для перевірки уповноваженими особами Національного банку кожного окремого платіжного доручення з метою виявити, чи є цей конкретний платіж першочерговим та терміновим, чи його слід відкласти (або взагалі заборонити), щоб використати наявні кошти банку на більш нагальні потреби (наприклад, сплату боргових зобов'язань). Для забезпечення роботи комісії створено спеціальне програмне забезпечення — «АРМ юридичної особи», що є допоміжною складовою СЕП.
Коли вимагається повністю заборонити міжбанківські розрахунки для установи, її тимчасово виключають зі складу учасників СЕП. Діяльність банківської установи в СЕП може обмежуватися і з інших причин. Так, у разі виникнення підозри на несанкціонований доступ від імені банку — учасника СЕП, початкові платежі від цього банку негайно блокуються. Дозвіл на поновлення роботи дає Національний банк після того, як буде проведено розслідування обставин та вжито заходів для уникнення підробних платежів.
Для установ, що навмисне порушують технологію роботи в СЕП, можуть застосовуватися такі санкції, як штрафування, блокування початкових платежів, аж до тимчасового виключення із СЕП.
Метою НБУ у сфері розвитку СЕП є надання максимально широкого спектра послуг учасникам СЕП відповідно до їхніх потреб з одночасною мінімізацією системних ризиків. Тому однією з вагомих переваг СЕП є надання групі установ (головному банку та його філіям) засобів проведення міжбанківських розрахунків з урахуванням підпорядкованості банківських установ одна одній. Різні способи взаємодії головного банку з його філіями під час виконання міжбанківських розрахунків через СЕП мають назву «моделей обслуговування консолідованого коррахунку в СЕП».