На каждое автотранспортное средство открывается инвентарная карточка (формы №ОС-6). В ней указывают наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска, дата и номер акта о приемке, полная стоимость, нормы износа, шифр затрат (для отнесения сумм износа), сумму износа на дату приемки или переоценки объекта. Инвентарную карточку составляют в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Затем ее регистрируют в специальных описях и помещают в картотеку основных средств. В дальнейшем в инвентарной карточке отражают все изменения произошедшие в автотранспортном средстве.
На арендованный автотранспорт в бухгалтерии арендатора инвентарные карточки не открывают. Для их аналитического учета используют копии инвентарных карточек арендодателя или выписки из инвентарной книги.
На основе инвентарной картотеки на автотранспортные средства открывают карточку учета движения основных средств (форма №ОС-12) в начале января на текущий год. В карточке за каждый месяц указывают наличие средств на начало месяца, поступление и выбытие, сумму износа и затраты на ремонт. По их данным составляют оборотную ведомость, итоги которой, сверенные с итогами Главной книги, служат основанием для составления отчетности о наличии и движении автотранспортных средств.
При списании автотранспортных средств вследствие полного износа на предприятии приказом руководителя создается комиссия. Она образуется для определения непригодности автотранспорта, невозможности и неэффективности проведения его ремонта, а также для оформления необходимой документации на списание. Обычно в состав комиссии входят:
Главный инженер или заместитель руководителя предприятия (председатель комиссии); начальник структурного подразделения, в ведении которого находится автотранспорт; главный бухгалтер или его заместитель; лицо на, которое возложена ответственность за сохранность основных средств. Комиссия составляет акт на списание по форме ОС-4а «Акт на списание автотранспортных средств». Этот Акт, типовая форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.97г. №71а, применяется для оформления полного или частичного списания основных средств. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации или лицом на это уполномоченным.
Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность основных средств и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома т.п. Затраты по списанию, а также стоимость поступивших материальных ценностей отражаются в разделе «Справка о затратах, связанных со списанием основных средств и о поступлении материальных ценностей от их списания».
В Акте на списание автотранспортных средств указывают данные, характеризующие данное автотранспортное средство: год изготовления, дату поступления на предприятие, время ввода в эксплуатацию, первоначальную и восстановительную стоимость (если данное автотранспортное средство подвергалось переоценке на предприятии), сумму начисленных амортизационных отчислений по данным бухгалтерского учета, количество и сроки проведения капитальных ремонтов, указывается пробег автомобиля. Подробно освещают в акте причины выбытия, описывается состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов и возможность их дальнейшего использования.
Разборка на запчасти автотранспортного средства до утверждения Акта на списание руководителем предприятия не допускается.
При списании автотранспортных средств вследствие аварии комиссией также составляется Акт на списание автотранспортных средств, но при этом к Акту прилагается Справка по факту нарушения правил дорожного движения, повлекшего причинение материального ущерба, объясняются причины, вызвавшие аварию, указываются меры, принятые в отношении виновных лиц. В соответствии с Инструкцией по организации в органах внутренних дел производства по делам об административных правонарушениях правил дорожного движения и иных норм, действующих в сфере обеспечения безопасности дорожного движения, утвержденным приказом МВД России 23 марта 1993 года №130 Справка по факту нарушения правил дорожного движения, повлекшего причинение материального ущерба должна быть получена в Госавтоинспекции, зарегистрировавшей дорожно-транспортное происшествие (аварию) по письменному запросу предприятия.
Для списания объекта автотранспортных средств в ГАИ по месту регистрации автомобиля получают справку о снятии автотранспортного средства с учета.
Данные Акта на списание автотранспортных средств заносятся в специальный регистр аналитического учета – Журнал выбытия основных средств за 199_г. Журнал открывается ежегодно, а итоги подсчитываются ежемесячно, так как используются при расчете ежемесячных амортизационных отчислений.
При реализации автотранспортных средств Акт премки-передачи основных средств составляется по форме №ОС-1 в трех экземплярах: первые два остаются у предприятия-продавца, а третий передается представителю покупателя. Рыночная стоимость автомобиля устанавливается представителями страховой компании, комиссионного магазина, регионального отделения Российского общества оценщиков. При этом составляется Акт оценки автотранспортного средства. После составления Акта приемки-передачи делается отметка о выбытии объекта автотранспортных средств в инвентарной карточке.
При безвозмездной передаче автотранспортных средств акт приемки-передачи основных средств по форме №ОС-1 составляется в двух экземплярах. Один экземпляр – для передающего предприятия, другой – для принимающего автотранспортное средство. Основанием для передачи автотранспортного средства от предприятия физическому лицу или некоммерческой организации является договор дарения.
При аренде предприятие-арендодатель выдает предприятию-арендатору копию инвентарной карточки на автотранспортное средство, переданное в аренду. Предприятие-арендатор передает предприятию-арендодателю второй экземпляр Акта приемки-передачи основных средств по форме №ОС-1. Аренда осуществляется на основе заключенного договора между предприятиями.
4.Поступление автотранспортных средств
Порядок бухгалтерского учета операций по получению автотранспортных средств зависит от формы поступления и характера их приобретения. По форме поступления их можно подразделить на объекты купленные, полученные в уставный капитал, по вкладу по договору о совместной деятельности, полученные от проведения бартерных операций. Рассмотрим отдельно каждый из них.
Большая часть автотранспорта предприятия приобретается за плату. На эти цели расходуются денежные средства. Расходование денежных средств означает их отвлечение (иммобилизацию) в имущество длительного пользования. На долгие годы эти средства оказываются изъятыми из оборота, оперативно маневрировать иммобилизованными средствами невозможно. Они постепенно возвращаются в оборотные средства путем амортизационных отчислений. Поэтому на покупку автотранспортного средства необходимо продуманно использовать средства, специально изыскивая источники их финансирования.
В учет автотранспортное средство принимается по стоимости, которая включает денежные затраты на их приобретение без НДС, расходы на доставку и доведение средства до рабочего состояния, а также таможенные пошлины и регистрационные сборы. Стоимость покупаемого автомобиля сначала собирается на счете 08 «Капитальные вложения». Затем списывается на счет 01 «Основные средства». Покупка автотранспортного средства происходит в определенном порядке.
1. При покупке, если это не предоплата, то сначала принимается к оплате счет фактур продавца. Отражается проводкой Дт 08 Кт 60 (на сумму установленную при договоре). Кроме того пердприятие-покупатель должно также уплатить продавцу налог на добавленную стоимость (в размере 20%) от этой суммы. Отражается: Дт 19 Кт 60.
После принятия счета фактур возможна сразу его оплата. Осуществляется она при помощи платежного поручения банку покупателя, чтобы он оплатил указанную сумму. В учете предприятия отражается проводкой Дт 60 Кт 51.
При предоплате сначала деньги перечисляются продавцу, а только потом осуществляется поставка. Отражается: Дт 60 Кт 51, а затем ДТ 08 Кт 60 и НДС Дт 19 Кт 60.
2. При покупке автотранспорта предприятие платит регистрационные сборы для постановки его на учет в ГИБДД (ранее ГАИ). Она включается в стоимость автомобиля и отражается в учете
Дт 08 Кт 68
А оплата,
Дт 68 Кт 51
3. Возможна оплата услуг посредников за доставку автотранспортного средства. Они также входят в стоимость покупаемого автомобиля.
Дт 08 Кт 60 и
Дт 19 Кт 60 - НДС (в размере 20%) от суммы начисленной посредникам.
Ее оплата отражается проводкой Дт 60 Кт 51.
4. При покупке автотранспортного средства предприятие обязано оплатить налог на приобретение транспортных средств. Уплаченная сумма идет в автодорожный фонд.
Дт 08 Кт 67. Оплата - Дт 67 Кт 51.
5. При вводе автомобиля в эксплуатацию собранная на счете 08 сумма списывается на счет 01 «Основные средства».
Дт 01 Кт 08.
6. После принятия автотранспорта в эксплуатацию и оплаты суммы продавцу предприятие имеет право на зачет НДС