Підсистема ведення нормативно-правової документації забезпечує можливість роботи з законодавчими актами, постановами, указами, розпорядженнями та іншими документами, що видаються урядом, державною податковою службою та іншими відомствами. На основі інформації цієї підсистеми будується робота всіх податкових органів, а відповідно і функціонування інших систем.
Підсистема внутрішньовідомчих задач включає в себе задачі, які пов’язуються з діловодством, кадрами, бухгалтерським обліком, матеріально-технічним постачанням та іншими видами діяльності податкового органу, як окремої організаційної структури.
Підсистему обробки документів можна виділити в окрему частину функціонального забезпечення, так, як вона повинна здійснювати контроль і управління інформацією по основних видах податків, які збираються з фізичних осіб, передбачених законодавством. Вона включає в себе більшість задач, які вирішуються у всіх функціональних підсистемах, що пов’язані з обробкою інформації по юридичних особах. Ця підсистема функціонує на основі використання законодавчих актів, що дозволяє податковій службі здійснювати контроль за правильністю нарахування подоходного податку, податку на майно фізичних осіб, земельного та інших видів податків. В підсистемі розраховуються суми податків, ведуться особисті рахунки, друкуються повідомлення про суми нарахованих податків, складаються різноманітні бухгалтерські звіти, тощо.
2.3. Технічне забезпечення інформаційних систем податкових служб
Технічне забезпечення - це сукупність засобів обробки інформації, основу яких складають різні ЕОМ, а також засоби, що дозволяють передавати інформацію між різними автоматизованими робочими місцями, як всередині податкових органів, так і при їх взаємодії з іншими економічними об’єктами та системами. Характерною рисою у використанні технічних засобів є суміщення техніки з робочим місцем користувача в результаті чого ліквідовується розрив між інформаційною та організаційною структурою. Персональні комп’ютери дозволяють успішно інтегрувати інформаційні процеси в різних закладах. За рахунок універсальності використовуваних технічних засобів здійснюється технологічна, методологічна та організаційна інтеграція інформаційних робочих місць, що зближає користувача з можливостями сучасної інформатики та обчислювальної техніки та створює умови для роботи без посередника. При цьому забезпечується автономна робота і можливість зв’язку з іншим користувачами в межах організації і з врахуванням її особливостей. Обов’язковою умовою ефективного використання автоматизованого робочого місця є наявність в ньому сервісної системи підтримки роботи користувача, яка включає навчання для роботи на клавіатурі, правила захисту інформації і та її носіями, технологічні інструкції з прикладами проведення конкретних видів робіт.
Використання комп’ютерних технологій дозволяє відслідковувати динаміку розвитку підприємства, дотримання ним податкового законодавства, виявляти порушення, нараховувати платежі в бюджет і формувати перелік підприємств для документальної перевірки. Вся інформація, що була сформована цією системою, є основою для роботи, пов’язаної з обробкою даних по платниках податків – юридичних особах. Важливим завданням в автоматизації роботи податкової служби є не тільки підтримання задач контролю, обробки та збереження інформації по нарахуванню і сплаті податків, ведення нормативно-правової бази по податковому законодавству, формування звітності по податкових органах, але і створення автоматизованого інтерфейсу з банками, митними органами та іншими зовнішніми структурами. Це дозволяє оперативно контролювати рух коштів платників податків і здійснювати операції по їх особистих рахунках.
Управління такою багатогалузевою і чисельною системою як ДПС не може бути ефективним без надійного, чітко налагодженого матеріально-технічного й фінансового забезпечення її діяльності.
Матеріально-технічне та фінансове забезпечення управління органами ДПС України – це система товарно-грошових і господарських відносин, які виникають між органами ДПС і їх підрозділами, з одного боку, і органами влади, підприємствами, організаціями – з іншого, у процесі постачання матеріально-технічних і військових ресурсів (паливо, обладнання, речове майно, будівельні та інші матеріали, зброя та боєприпаси); виконання договорів купівлі-продажу; надання матеріально-технічної допомоги та фінансування їх діяльності [26, 268].
Органи ДПС є юридичними особами та самостійно, у межах чинного законодавства, організовують товарно-грошову діяльність щодо матеріально-технічного забезпечення. Видатки на утримання органів ДПС визначаються КМУ й фінансуються з державного бюджету. До 1 січня 2000 року органи ДПС мали право спрямовувати на розвиток матеріально-технічної бази 30 % донарахованих і стягнутих за результатами документальних перевірок сум податків, інших платежів, зборів, фінансових санкцій (ст. 6 Закону України ,,Про державну податкову службу України”). Зараз таке право відмінене.ДПА України своїми нормативно-правовими документами формує структуру господарсько-фінансових зв’язків органів ДПС з урахуванням їх специфіки, для чого у відповідних положеннях визначає компетенцію окремих суб’єктів управління у сфері матеріально-технічного і фінансового забезпечення її діяльності.
Матеріально-технічне забезпечення – складний соціально-економічний процес. За умови ринкової форми господарювання, за наявності державної, колективної, приватної власності важливого значення набуває вивчення кон’юктури ринку, пошуку найбільш вигідних постачальників, визначення потреб у ресурсах та контроль за виконанням умов постачання.
Процес забезпечення (постачання) складається з кількох взаємопов’язаних актів:
– вивчення потреб у певному виді матеріальних цінностей та відповідних фінансових можливостей;
– проведення тендерів на поставку продукції або (та) послуг;
– підготовка, укладення договорів;
– отримання ресурсів, передача їх споживачам.
Даний процес здійснюється всіма органами ДПС у межах компетенції. У ДПС ці питання належать до компетенції Управління матеріально-технічного забезпечення і будівництва, а також Управління кадрового і тилового забезпечення, яке входить до складу Головного управління податкової міліції. Останнє здійснює специфічний вид забезпечення органів ДПС, у першу чергу, підрозділів податкової міліції – військове постачання, під яким розуміється забезпечення майном особливого призначення за встановленими нормами, табелями та штатами (амуніція, спорядження, військова та спеціальна техніка, обладнання тощо).
Матеріальні цінності, що надходять до органів ДПС різними шляхами постачання, є державною власністю і мають бути належним чином взяті на облік, передані на збереження чи в експлуатацію матеріально-відповідальним особам.
Важливе місце в управлінні органами ДПС має фінансове забезпечення. Головною ланкою тут є Управління фінансування державних податкових адміністрацій ДПА України та фінансові відділи ДПА АР Крим, областей, міст Києва та Севастополя. На них покладається організація та здійснення керівництва в системі ДПС у частині їх фінансування. Для забезпечення стабільності ДПС велике значення має налагодження взаємодії між службами матеріально-технічного та фінансового забезпечення. Особливу роль у цій сфері виконують керівники органів ДПС. Будучи розпорядником бюджетних кредитів, вони несуть персональну відповідальність за фінансову діяльність підпорядкованих органів. Це право і обов’язок керівника у сучасних умовах набуває особливого значення. На відміну від держав із стабільною економікою, йому немало зусиль необхідно докладати у сучасних умовах для мінімально достатнього фінансового забезпечення відповідного органу, що дає можливість виконувати покладені на нього завдання.
3. Структура інформаційного забезпечення інформаційних систем податкових служб
Інформаційне забезпечення включає весь набір показників, документів, класифікаторів, кодів, методів їх використання в системі податкових органів, а також інформаційні масиви даних на машинних носіях, які використовуються під час автоматизації розв’язання функціональних задач. Задачі інформаційного забезпечення залежать від основних функцій, які виконують її структури. Автоматизована інформаційна система податкової служби повинна мати можливості розподіленого зберігання і обробки інформації, нагромадження інформації в банках даних в місцях використання, надання користувачам автоматизованого, санкціонованого доступу до інформації, одноразового її вводу та багатократного і багатоцільового використання. Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення формує інформаційне середовище для задоволення різноманітних професійних потреб користувачів системи оподаткування. Вона включає всі види спеціально організованої інформації для сприйняття, передачі та обробки технічними засобами. Тому інформація формується у вигляді масивів, баз даних, банків даних. По змісту внутрішньомашинне інформаційне забезпечення повинно адекватно відображати діяльність податкових органів. Масиви, як і дані що в них знаходяться, по ступеню стійкості можна розділити на змінні та постійні. Змінні містять інформацію, обсяги змін в якій на протязі року переважають 20% річного обсягу. Масиви, що містять іншу інформацію, називаються постійними (умовно-постійними). В змінних масивах міститься інформація: