· про результати оперативного контролю, забезпечення повноти і своєчасності поступлення податків, зборів, інших платежів та звітності;
· по результатах аналізу і прогнозуванню бази оподаткування і поступлення податків, зборів та інших платежів;
· по результатах контрольної роботи податкових органів;
· по правовій практиці податкових органів та інші.
В постійних масивах міститься:
· тексти законів, постанов і указів президента і уряду, постанов місцевих органів влади, інших правових актів;
· тексти рішень колегії державної податкової адміністрації, наказів, розпоряджень, планів;
· тексти організаційно-методичних документів;
· класифікатори, довідники і словники;
· дані державного реєстру підприємств і облікові дані платників податків;
· нормативно-довідкова інформація фінансового, матеріально-технічного забезпечення, обліку та руху кадрів.
Основною формою організації даних для їх нагромадження, обробки і збереження в ЕОМ повинні бути бази даних. Структурування даних в інформаційні масиви баз даних повинно забезпечувати дотримання таких вимог:
· об’єднання в єдину базу даних, що характеризуються близьким предметним змістом і забезпечують реалізацію інформаційної технології одного чи декількох взаємопов’язаних процесів діяльності податкових органів;
· повноту та достатність забезпечення інформацією посадових осіб податкових органів в межах номенклатури даних, що містяться у вхідних документах;
· організацію даних в інформаційні структури і управління ними шляхом використання систем керування базами даних та забезпечення інформаційної сумісності між різними базами даних;
· організація даних в базах даних з врахуванням існуючих інформаційних потоків між об’єктами автоматизованої інформаційної системи та всередині податкових органів;
· забезпечення інформаційної сумісності з даними, що поступають із зовнішніх рівнів, з якими взаємодіє дана система;
· виконання принципу системності і однократності вводу – дані, що використовуються декількома задачами, повинні бути структуровані в загальносистемні структури і підтримуватися засобами програмного забезпечення.
Серед професійних баз даних, що можуть використовуватися в податкових органах можна віднести:
· бази даних первинних і звітних даних по податкових поступленнях в розрізі розділів та параграфів бюджетної класифікації, бюджетів, територій, часових періодів по регламентованих звітних формах;
· бази оперативних даних по податкових поступленнях;
· бази листів, прецедентів, відповідей, пропозицій по податковому законодавству;
· бази похідних та інтегрованих даних на основі звітних форм;
· бази документів внутрішнього використання різного призначення;
· бази документів внутрішнього користування різного призначення та інші.
Крім того значне місце в інформаційному забезпеченні займають інформаційно-довідкові системи, для яких створюються:
· бази даних по законодавчих та нормативних актах по оподаткуванню;
· бази даних інструктивних та методичних матеріалів;
· бази даних по загальноправових питаннях.
Особливістю останніх баз даних є те, що вони активно використовуються всіма підрозділами податкової служби.
Поряд з вимогами до самої інформації повинен забезпечуватися інформаційний взаємозв’язок, як між задачами, що вирішуються кожною функціональною підсистемою, так і зовнішніми органами. Зовнішніми вважаються не тільки підприємства, організації і фізичними особами, але й органи податкової поліції, фінансові органи, банки, митні органи та інші [16,79]
Однією з найбільш важливих функцій органів управління будь-якої системи є інформаційне забезпечення її діяльності. Ця діяльність спрямована на створення, організацію, функціонування та вдосконалення інформаційних систем, які служать успішному досягненню мети управління.
Практика діяльності ДПС підтверджує пріоритетне значення системи інформаційного забезпечення як ланки, що зумовлює ефективність роботи всієї податкової системи. Система інформаційного забезпечення здійснює інформаційну підтримку органів ДПС у всіх напрямах службової діяльності, надаючи багатоцільову, статистичну, аналітичну та довідкову інформацію.
Інформаційне забезпечення управління – комплекс організаційних, правових, технічних, технологічних заходів, засобів та методів, що забезпечують у процесі управління і функціонування системи інформаційні зв’язки її елементів шляхом оптимальної організації інформаційних масивів баз даних і знань.
У зв’язку з розвитком ДПС, одночасно із збільшенням кількості платників податків та обов’язкових платежів до бюджету, надзвичайно збільшився потік інформації, що надходить на адресу податківців, зросла кількість документів, що потребують негайного реагування, обсяг інформації давно перейшов межу, коли прості засоби обробки інформації дозволяють оперативно та доброякісно її обробити. Це можна здійснити лише за умови функціонування інформаційних систем (ІС) [19, 158].
Інформаційна система – організований комплекс збирання, зберігання, накопичення, обробки, оновлення, пошуку, відображення та надання споживачам інформації, необхідної для ефективного управління.
До складу інформаційних систем входять: інформація (відомості), персонал, організаційні та технічні засоби, методи та процедури роботи з інформацією, джерела та здобувачі інформації, носії (паперові, електронні, магнітні тощо).
Основні завдання інформаційних систем:
– постійне поповнення необхідною інформацією;
– своєчасне забезпечення відповідних споживачів достовірними даними;
– збирання, обробка даних про стан та результати роботи об’єктів управління для інформування вищих органів управління;
– аналітична обробка інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень.
Інформаційна система ДПС ґрунтується на трьох основних елементах:
1. Центральній базі даних (ЦБД) податкових органів, до складу якої входять:
– Державні реєстри платників податків юридичних і фізичних осіб;
– Державний реєстр платників ПДВ;
– реєстри прибуткових та неприбуткових організацій, підприємств;
– реєстр постійних представництв нерезидентів;
– реєстр фіктивних підприємств та фіктивних податкових накладних;
– реєстр втрачених паспортів;
– масив ВМД суб’єктів зовнішньо-економічної діяльності (ЗЕД);
– перелік суб’єктів ЗЕД, акредитованих на митних постах;
– інформація про імпорт автомобілів фізичними особами;
– щодекадна інформація про стан розрахунків платників з бюджетом (АІС “Галузь”);
– щоквартальні дані про пільги платників податків (АІС “Пільги”);
– Національний план контрольно-перевірочної роботи;
– дані про реалізовані акцизні марки (АІС “Акцизні марки”).
2. Корпоративній інформаційній телекомунікаційній мережі, що надає можливість податковим органам використовувати інформацію ЦБД та інформаційних архівів інших міністерств та відомств (Державна митна служба, Державне Казначейство, Держкомстат, Мінфін, банки тощо).
3. Сучасних інформаційних технологіях на всіх рівнях ієрархічної структури податкової системи. Це викликано, у першу чергу, тим, що за останні роки значно збільшилась кількість платників (близько 700 тис. юридичних осіб), а інформаційні технології попереднього покоління не дають змоги оперативно забезпечувати аналіз та створювати умови для прийняття управлінських рішень.
Фундаментальною основою інформатизації є створення високоорганізованого інформаційного середовища, яке повинно охоплювати у рамках усієї податкової служби інформаційне, телекомунікаційне, комп’ютерне, програмне забезпечення, інформаційні технології, мережі ПЕОМ, бази даних і знань, а також забезпечувати можливість створення і використання ефективного системно-аналітичного апарату, що дозволить на необхідному рівні інформаційного обслуговування вести повсякденну оперативну роботу, здійснювати системний аналіз стану та перспектив діяльності ДПС України у цілому і приймати науково-обґрунтовані рішення з реалізації податкової політики [16, 124].
На сьогодні у ДПС розробляється та функціонує ряд автоматизованих інформаційних систем:
– АІС ДПА обласного рівня, що забезпечує комплексну автоматизацію функцій роботи з базами даних обласних апаратів;
– Автоматизована інформаційна система (АІС) “Пільги” містить інформацію про пільги та дані щодо кількості платників податків;
– АІС “Галузь” забезпечує автоматизоване створення зведених даних районного рівня про платників податків і накопичення інформації за результатами їх фінансово-економічної діяльності та мобілізації коштів у бюджет України;
– АІС “Облік податків і платежів” районного рівня забезпечує автоматизацію облікових функцій, автоматизований розрахунок податкової заборгованості та пені за порушення термінів сплати, формування довідок та звітності ДПІ районного рівня;
– системні локально-мережеві АРМи районного рівня: “Підприємці”, “Земля”, “Облік платників”, “Аудит”, “Пільги”, “Свідоцтво”, “Касові апарати”, “Банк”, “Звіт” тощо.
Велику проблему у діяльності як ДПС України, так і інших органів влади складає подолання інформаційного дефіциту щодо ефективного відстежування господарської діяльності безперервно зростаючої чисельності й ділової активності суб’єктів підприємницької, в т. ч. і у сфері зовнішньоекономічної діяльності.
На сьогодні обмін електронною інформацією реалізований тільки у вигляді розробленого порядку обміну інформацією з банками, відповідно до якого інформація поступає в електронному вигляді засобами електронної пошти, а також електронного обміну інформацією з митною службою.
Обмін з іншими відомствами налагоджений лише у паперовому вигляді, поштою або в електронному вигляді (на дискетах).