Надзвичайно важливе значення для ефективного функціонування державного фінансового контролю в цілому є розуміння і правильне використання всієї сукупності елементів системи контролю, особливо з огляду на необхідність запобігання втраті контролю за діяльністю певних секторів економіки і утворенню неконтрольованих сегментів у фінансовій сфері, попередження паралелізму та дублювання при здійсненні контролю.
Система контролю — взаємопов'язана сукупність контролюючого суб'єкта, контрольних дій та контрольованого об'єкта.
Контроль, в тому числі фінансовий, стає можливим насам-/перед завдяки суб'єкту, який його здійснює. Відсутність і суб'єкта унеможливує контроль. Контролюючий суб'єкт (суб'єкт контролю) — це юридична чи фізична особа, яка спрямовує контрольні дії на власну діяльність або діяльність іншої фізичної чи юридичної особи, що перебувають в оточуючому господарському середовищі.
У контрольному процесі суб'єктами виступають носії прав і обов'язків — особи та органи, що мають повноваження
на здійснення контролю за виробничою та фінансовою діяльні-і стю підприємства (установи, організації), а також право втру-' чатися в його оперативну діяльність та притягувати винних до відповідальності.Суб'єкти державного фінансового контролю — міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, які наділені повноваженнями на здійснення фінансового контролю, їх самостійні контрольно-ревізійні підрозділи або інші їхні підрозділи (особи), які наділені такими повноваженнями.
Іншою обов'язковою умовою є наявність об'єкта, на який спрямовується контроль. У випадку відсутності об'єкта контроль стає недоцільним. Підконтрольний об'єкт (об'єкт контролю) — це суб'єкти господарювання, на певний вид діяльності яких спрямовуються контрольні дії. До них належать юридичні особи незалежно від організаційно-правової форми та форми власності, їх відокремлені підрозділи, які не мають статусу юридичної особи, фізичні особи — громадяни України, іноземці та особи без громадянства, які є суб'єктами підприємницької діяльності, а також постійні представництва нерезидентів, через які повністю або частково здійснюється підприємницька діяльність, якщо такі суб'єкти беруть участь у формуванні, розподілі, володінні, використанні та відчуженні активів, що належать державі, а також використовують кошти, що залишаються у зв'язку з наданими пільгами за платежами до бюджетів чи державних цільових фондів та кредитів, отриманих під гарантії Кабінету Міністрів України, за винятком розташованих на території України іноземних дипломатичних представництв, консульських установ, представництв міжнародних організацій, а також представництв нерезидентів, які не провадять підприємницької діяльності.
Нарешті, можливість контролю обумовлюється певним зв'язком між суб'єктом та об'єктом. Відсутність цього зв'язку при-( зводить до неможливості здійснення контролю.
Контрольні дії — це операції порівняння (зіставлення) показників діяльності підконтрольного суб'єкта з певною нормою, здійснювані контролюючими суб'єктами з метою знаходження і блокування відхилень від цих норм.
Контрольний захід — це сукупність способів і методичних прийомів фінансового контролю, які застосовуються суб'єктами державного фінансового контролю в межах повноважень, визначених Конституцією України та іншими актами законодавства, що регулюють їх діяльність, і спрямовані на повний комплекс (систему) або окремі процеси (етапи) фінансово-господарської діяльності суб'єктів господарювання, пов'язаної з використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна.
Роль державного фінансового контролю в системі державного регулювання економіки полягає у вирішенні двох проблем:
1)підвищення ефективності державного регулювання економіки;
2) дотримання правил формування і використання фінансових ресурсів, встановлених державою.
Контроль не може обмежуватись тільки реєстрацією окремих недоліків, порушень законодавства і державної дисципліни. Основне призначення контролю полягає в тому, щоб забезпечити органічне поєднання попередження, виявлення і ліквідації недоліків та порушень, відшукання і швидке введен-, ня в дію невикористаних резервів інтенсифікації виробництва підвищення його ефективності.
Звідси випливають функції державного фінансового контролю.
Інформаційна функція полягає в тому, що під час здійснення контролю отримані результати (інформація) є підставою для прийняття відповідними суб'єктами рішень і проведення коригуючих дій, завдяки яким забезпечується нормальне функціонування об'єкта, що контролюється. Інформація повинна бути правдивою, об'єктивною, своєчасною та оперативною,-а також містити лише необхідні дані, що дозволяє її швидше вивчати і на її основі приймати оптимальні управлінські рішення.
Профілактична функція полягає у попередженні можливості здійснення зловживань, виявлення різного роду порушення дисципліни і законності. У процесі контролю виявляються не тільки недоліки, але й позитивні аспекти діяльності.
Інструктивна (мобілізуюча) функція контролю, полягає у застосуванні суб'єктами контролю набутих наукових знань, прогресивних прийомів і способів вивчення об'єктів контролю.
Функції державного фінансового контролю безпосередньо пов'язані з поняттям економічної безпеки України, рівень якої необхідно підвищувати. Економічна безпека — це комплексний показник, елементами якого виступають: бюджетна безпека, фінансово-кредитна, податкова, інвестиційна та інші види безпеки.
Фінансовий контроль із боку держави, на думку В. В. Бурцева, має забезпечити дотримання принципів законності, доцільності
й ефективності розпорядчих і виконавчих дій з управління (включаючи стадії планування, формування, розподілу і використання) державними фінансовими ресурсами, матеріальними цінностями і нематеріальними об'єктами, їх збереження і примноження.Принцип законності передбачає перевірку дотримання законів та інших нормативно-правових актів фінансового характеру, дає змогу підтримувати стійкість бюджетних процесів і стабільність державного фінансового устрою, вчасно виявляти відхилення від заданих нормотворчими органами правил і процедур, а також вносити до них необхідне коригування.
Принцип доцільності передбачає перевірку цільового витрачання державних коштів і використання набутого за рахунок цих коштів майна, а також відповідності діяльності накресленим цілям, програмам і пріоритетам.
Принцип ефективності передбачає перевірку на економність та оптимальність управління і використання державних фінансових коштів, а також на можливість виконання державних програм, проведення різних державних заходів із найменшими витратами і найбільшим результатом
У різних наукових джерелах також виділяють:
Принцип об'єктивності передбачає забезпечення контролюючими органами неупередженого рівного підходу до всіх підконтрольних суб'єктів під час проведення контрольних дій, при узагальненні і реалізації результатів контролю.
Принцип регулярності передбачає здійснення заходів контролю всіма контролюючими органами на засадах планомірності в терміни, що регламентують контрольний процес.
Принцип скоординованості, зміст якого полягає в тому, що контролюючи органи координують діяльність з метою запобігання дублювання перевірок, зайвого відволікання працівників підконтрольних органів; у разі потреби організовують спільні з іншими контролюючими органами ревізії та перевірки.
Принцип системності — забезпечення контролю на всіх стадіях руху державних коштів у фінансовій і виробничій сферах шляхом створення відповідної організаційної системи контролю в країні.
Принцип гласності — висвітлення в засобах масової інформації основних результатів діяльності контролюючих органів із перевірок щодо дотримання законодавства, викриття зловживань, запобігання неефективному, нецільовому використанню державних коштів.
Роль функцій контролю полягають в наступному.
Контроль як функція соціального управління — це система спостереження і перевірки процесу функціонування відповідного об'єкта з метою встановлення відхилення його від заданих параметрів.
Як функція соціального управління контроль об'єктивно необхідний. Він спрямовує процес управління за встановленими ідеальними моделями, коригуючи поведінку підконтрольного об'єкта.
Суть контролю полягає в тому, що суб'єкт управління здійснює облік і перевірку того, як об'єкт управління виконує його настанови. Основною метою цієї функції є блокування відхилень діяльності суб'єкта управління від заданої управлінської програми, а в разі виявлення аномалій — приведення керованої системи в стійке положення за допомогою всіх соціальних регуляторів.
Соціальне управління і контроль — явища тісно пов'язані одне з одним. Як відносно самостійні вони, взаємодіючи, утворюють стійку систему. В процесі соціального управління контроль є зв'язуючим елементом між управлінськими циклами. Процес управління складається із таких функціонально-логічних стадій: управлінського рішення; контролю і перевірки виконання; оцінки результатів. Отже, контроль є необхідною самостійною функцією управління в державі.