Внутрифирменный финансовый контроль (стр. 5 из 7)

2.2. Анализ системы внутреннего контроля на предприятии

Конкретным проявлением действия контрольной функции финансов в ОАО «КЗСК» является составление и отслеживание графика выполнения финансовых мероприятий, возникновения дебиторской задолженности, возврата кредита и др. Структура внутреннего контроля ОАО «КЗСК» подразделена на три составляющих: контрольная среда - набор характеристик, который определяет служебные взаимоотношения, благоприятные для контроля на предприятии; система бухгалтерского учета ОАО «КЗСК» - политика и процедуры, касающиеся соответствующей записи хозяйственных операций; процедуры контроля - специальные проверки, выполняемые персоналом предприятия.

Эти три составляющие во взаимосвязи обеспечивают ОАО «КЗСК» предотвращение, выявление и исправление существующих ошибок информации и ее искажения. В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер. Существует много различных процедур контроля, каждая из которых должна предотвращать ошибки определенного вида (или нескольких видов) и искажений информации, представленной в таблице 2.3 Приложения 1. Вместо длинных перечислений процедур контроля на данном этапе в ОАО «КЗСК» исследуются направления, для достижения которых применяются процедуры контроля. Хозяйственные операции всех видов должны контролироваться по семи основным направлениям, обозначенным в таблице 2.4 Приложения 2.

Процедура контроля ОАО «КЗСК» состоит в сверке документов об отгрузке со счетами-фактурами до того, как продажа зафиксирована. Предполагается, что эта процедура предотвратит запись, неподтвержденную документами (возможно, фиктивной) продажи.

Полнота. Посредствам процедур контроля проверятся не пропущены ли при регистрации фактически совершенные операции если товары отгружены, то каждый документ об отгрузки должен сверяться со счетом-фактурой. Документы, подтверждающие операцию (в данном случае документы об отгрузке), часто нумеруются. Учет последовательности номеров документов об отгрузке - соответствующая процедура контроля.

Разрешение. При помощи процедур контроля проверяется, санкционировались ли хозяйственные операции до того, как они были учтены. Примером может служить, санкционировалась ли продажа в кредит. В некоторых случаях санкционирование операций не так очевидно, например, какая «санкция» нужна для регистрации полученного предприятием платежа? Обычно ни какой. Однако, для предоставления скидки какому-либо заказчику поле того, как сроки предоставления формально истекли, нужна санкция, ответственного за продажу. Система контроля должна предотвращать регистрацию несанкционированных операций в учетной системе.

Точность. Применятся процедуры, направленные на проверку правильности исчисления записанных сумм. Проверка правильности отраженного в накладной отгруженной продукции, цены единице продукции и итоговых данных является примером такого рода процедуры.

Классификация. Реализуются процедуры контроля того, что операции отнесены на определенные субсчета соответствующих заказчиков. Классификацию иногда сравнивают с точностью записей, однако отличие состоит в том, что точность относится исключительно к правильности записанных сумм.

Источником информации финансового учета являются только данные бухгалтерского учета и элементы системы налогообложения. Исходными данными управленческого учета служат также нормы расхода материальных ресурсов, технологические карты, результаты исследований рынка и др.

Результаты финансового учета (финансовая отчетность) представляется по установленным формам, результаты управленческого учета – по произвольной форме, удобной для внутренних пользователей.

Рис. 2.2. Система финансового планирования и контроля ОАО «КЗСК»

Финансовая информация представляется в денежных измерителях, а в управленческом учете используются любые показатели, включая натуральные, трудовые, денежные. Учет включает в себя контрольные процедуры проверки того, что полностью ли завершен учет данных операций и соответствует ли учет общепринятым бухгалтерским стандартам.

Классификация подразумевает проверку правильности отнесения сумм на соответствующие счета и субсчета, а точность - проверка правильности сумм на этих счетах. Если конкретное направление контроля может быть отнесено на одно из вышеперечисленных видов, то, скорее всего оно относится к контролю системы учета предприятия. Периодизация предполагает контроль того, чтобы операции записывались в том периоде, в котором были совершены.

Это направление контроля тесно связано с проблемой реальности и полноты отражения операций после балансовой даты. Таким образом, в ОАО «КЗСК» используют многочисленные процедуры контроля и учета. Все эти процедуры, так или иначе, направлены на предотвращение, выявление и исправленное ошибок и искажений информации семи основных видов, которые могут возникнуть в финансовых отчетах.

Среда внутреннего контроля ОАО «КЗСК» определяется как внутренними, так и внешними факторами. В числе внутренних факторов можно выделить следующие:

- стиль работы руководителей (включая конкретные действия по организации на предприятии системы внутреннего контроля);

- организационный статус отдела внутреннего контроля;

- определение и документальное закрепление процедур контроля;

- налаженность системы информационного обеспечения управления;

К внешним факторам, определяющим среду внутреннего финансового контроля на предприятии, относятся:

- уровень развития экономики;

- развитие законодательной базы;

- налоговая политика государства;

- соблюдение действующего законодательства и работа с внешними органами контроля;

- риск, присущий деятельности данного предприятия, и ряд других факторов.

Также важными элементами внутреннего финансового контроля являются применяемые на предприятии системы бухгалтерского и управленческого учета. Наряду с выявлением проблем в области финансового планирования ОАО «КЗСК» выявлены и ряд проблем в области финансового контроля. Так, было признано, что финансовый план только тогда будет являться эффективным инструментом управления, когда его выполнение можно оперативно контролировать на основе фактической информации, получаемой из управленческого учета. С другой стороны, организация самого финансового контроля на предприятии полностью зависит от порядка составления документов и всей схемы документооборота.

Таким образом, реформирование определенных элементов системы финансового контроля приводит к реформированию соответствующих составляющих системы финансового планирования, а поэтому имеет смысл эти две системы объединить в одну.

2.3. Повышение эффективности внутреннего контроля на предприятии

Одним из наиболее важных элементов управления предприятием является внутренний контроль со стороны менеджмента или руководства организации. В каждой организации можно по-своему рационализировать систему внутреннего контроля (СВК) исходя из внутренних и внешних условий, а также степени развития компании.

Схематично место контроля в процессе управления представлено на рис.2.3.

Рис.2.3. Стадии и основные функции управления ОАО «КЗСК»

На первом этапе управления формулируется цель управления, разрабатываются прогнозы и планы ее достижения. На втором этапе выполняются все действия, которые обеспечивают возможность достижения цели: организация, стимулирование, мотивация персонала. На третьем этапе, этапе контроля, состояние объекта управления сравнивается с поставленной целью, оцениваются и анализируются отклонения и на основе этого принимается решение о новой цели и управленческий цикл повторяется снова. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий, включающих контроль как фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля, поскольку в каждой функции управления присутствует элемент контроля и фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля организации.

Предлагается ряд методов повышения эффективности функционирования СВК для ОАО «КЗСК».

Метод 1. Периодическое перераспределение обязанностей между работниками ОАО «КЗСК».

Во избежание злоупотреблений, а также для повышения эффективности внутреннего контроля целесообразно периодически проводить перераспределение обязанностей финансовых специалистов ОАО «КЗСК», имеющих квалификацию и допуск к соответствующим видам работ.

Например, целесообразно ежегодно перераспределять сотрудников бухгалтерии по эквивалентным, с точки зрения оплаты труда, участкам учета. Стоит отметить, что недостаточная квалификация не должна рассматриваться как основание не применять данную рекомендацию, если принять во внимание современные требования к бухгалтеру при приеме на работу, а также помощь перераспределяемым работникам со стороны внутренних аудиторов.

В реальной практике распространение получила предметная структура организации работы бухгалтерского аппарата ОАО «КЗСК»: отдельные группы бухгалтеров выполняют комплекс работ по определенным участкам учета (материальная группа, группа учета оплаты труда, группа учета готовой продукции и ее реализации и другие). Здесь возможны как злоупотребления в результате сосредоточения бухгалтерского контроля над определенным типом хозяйственных операций в функциях одного лица, так и ошибки в результате повышенной утомляемости от определенной монотонности работы.