-для погашения кредиторской задолженности по товарным операциям;
-при расчетах по решению суда и арбитража;
-для арендной платы за помещения;
-в расчетах с коммунальными, транспортными, бытовыми предприятиями и т.п.
Они могут быть как срочными, то есть сразу после отгрузки товара, так и долгосрочными или отсроченными в рамках договорных отношений.
Для наглядного представления процесса документооборота удобно воспользоваться схемой, в которой задействованы следующие обозначения:
F1 – предприятие-покупатель, F2 – предприятие-поставщик,
B1 – банк покупателя, B2 – банк поставщика.
Операции и возникающие в связи с ними отношения будем изображать стрелками с цифрами, по которым можно составлять цепочки отношений.
Схема 1
Таким образом, получаем:
–товар или услуги, получаемые покупателем F1 от поставщика F2,
– счет-фактура,
– платежное поручение предприятия-покупателя F1 на списание со своего счета в банке B1 суммы за товар или услуги,
– документы о перечислении соответствующих сумм из банка B1 в банк поставщика B2 на счет предприятия F2.
При этом банк покупателя производит списание средств со счета предприятия-покупателя F1, а банк поставщика производит зачисление соответствующих сумм на счет предприятия-поставщика F2.
Четкость приведенной цепочки отношений не гарантирует ее участников от возникновения рисков. Зачастую такая форма расчетов не полностью удовлетворяет поставщиков, так как они попадают в зависимость от предприятий-покупателей. Действительно, плательщик может в данном случае задержать выписку платежного поручения из-за отсутствия или недостатка средств. В таком случае банк покупателя не примет платежное поручение к исполнению.
Кроме того, несвоевременное поступление средств на счет поставщика может произойти и по вине соответствующих банков, или связанных с ними организаций (например, РКЦ).
Тем самым уместно указать еще раз на необходимость тщательной проработки условий расчетов, отражаемых в договоре, а также учета ответственности банков за ненадлежащее исполнение поручения в соответствии с законодательными нормами.
Предприятие-покупатель должно учитывать риск несвоевременной поставки товара при досрочных платежах и риск отвлечения из оборота денежных средств.
Платежное требование-поручение представляет собой расчетный документ, содержащий требование поставщика F2 к покупателю F1 оплатить на основании приложенных отгрузочных и товарных документов стоимость поставленных по договору продукции, выполненных работ и оказанных услуг.
Преимущество такой формы расчетов состоит в том, что она удобна поставщику, так как банк включен в установленные отношения, осуществляет инкассирование платежных требований и следит за взысканием денег с покупателя.
Предприятие-покупатель, соответственно, имеет возможность контролировать по документам соблюдение поставщиком договорных условий. В частности, при несоблюдении условий можно отказаться от акцепта (согласия) оплаты документов. Более того, на практике допускаются самые разные формы акцепта: положительный и отрцательный, предварительный и последующий, полный и частичный. Для обоснования процедуры платежные требования-поручения регистрируются в банке покупателя B1 в специальном журнале и передаются непосредственно плательщику F1 под расписку для акцепта.
Не останавливаясь на деталях, приведем схему документооборота при расчетах требованиями-поручениями, в которой используются те же обозначения, что и в Схеме 1.
Схема 2
В данном случае имеем:
1. –товар, получаемый покупателем F1 от поставщика F2,
2. – счета и платежное поручение поставщика F2 своему банку B2,
3. – платежное требование и счета от банка B2 банку покупателя B1,
4. – платежное требование и счета для извещения о платеже и акцепта от банка B1 своему клиенту – предприятию F1,
5. - акцепт предприятия F1 на списание со своего счета в банке B1 суммы за товар,
6. – документы о перечислении соответствующих сумм из банка B1 в банк B2.
При этом банк покупателя B2 производит списание средств со счета предприятия-покупателя F1, а банк поставщика B1 производит зачисление соответствующих сумм на счет предприятия-поставщика F2.
Недостаток приведенной схемы расчетов заключается в определенной длительности операции и возможности возникновения неплатежей из-за отсутствия средств у плательщика.
2.3 Расчеты чеками, аккредитивами и по инкассо
Общая идея переводного векселя приводит к пониманию того, какие функции выполняет чек. Чек – это ценная бумага, выполненная владельцем счета в банке на бланке установленного образца, содержащая поручение банку произвести по ее предъявлении платеж указанной суммы третьему лицу. По денежным чекам из банка выдаются наличные деньги, а по расчетным чекам осуществляются безналичные платежи.
Документооборот при чековой операции может быть представлен следующей схемой:
Схема 4.
Напомним обозначения, которыми мы уже пользовались:
F1 – покупатель; F2 – поставщик;
B1 – банк покупателя; B2 – банк поставщика;
В данном случае имеем следующие отношения:
– заявление F1 на получение чековой книжки в банке В1 и депонирование соответствующих денежных сумм;
– выдача чековой книжки F1;
– получение товара;
– выписка чека;
– сдача чека; банк поставщика B2 производит зачисление денег на счет F2;
– документы на списание средств; B1 производит списание суммы чека из депонированных средств.
Приведенная схема может быть модифицироваться, например, когда банк избирает для предприятий, своевременно выполняющих свои обязательства, форму соглашения о выдаче чековых книжек без депонирования средств. В этом случае банк гарантирует (за свой счет) платежи по чекам даже в случае отсутствия средств у чекодателя.
Таким образом, легко догадаться, что при расчетах чеками возможны случаи отсутствия средств, тогда как, например, платежные поручения принимаются банком только при наличии средств на счете.
Возможности использования чека в качестве платежного средства могут возрасти за счет увеличения его обращаемости. Способом передачи права на получение денег по чеку является так называемый индоссамент. Такая возможность соответствует правилам вексельного обращения, где также широко применяется.
Приведем четыре вида индоссаментов.
При помощи бланкового индоссамента чек становится предъявительским документом и любой законный владелец может получить по нему деньги в банке. Такой индоссамент состоит из одной подписи держателя чека на обороте.
Именной индоссамент позволяет указать имя лица, которому передается право получения денег по чеку. Это имя ставится рядом с подписью держателя чека.
Целевой индоссамент выражает ограничения возможностей получения денег по чеку. На обороте указывается цель передачи чека другому лицу, например, в виде “только для депонирования”. Иногда этот вид индоссамента может сочетаться с именным, например, “платите Валентину Ивановичу Лебедеву, только для депонирования”.
Безоборотный индоссамент представляет ограничение или исключение возможности предъявления претензий по чеку в случае его неоплаты. В таком случае используется выражение “без оборота”. Однако такая форма требует для своей действительности признания банка, куда перечисляются деньги по чеку, с помощью его собственного индоссамента.
Порядок индоссамента строго формализован, и банк обязан проверять их последовательность, но следует отметить, что он не отвечает за их качество, то есть за возможность подделки подписей индоссантов.
Итак, для получения расчетных чеков в обслуживающем банке оформляется заявление по установленной форме, подписанное руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверенное печатью. В заявлении указываются количество чеков и сумма общей потребности в расчетах чеками, что позволяет определить лимит одного чека, который должен быть проставлен на оборотной стороне каждого чека.
Другой гарантированной формой расчетов является аккредитивная. В отличие от других форм безналичных расчетов она гарантирует платеж поставщику либо за счет собственных средств покупателя, либо за счет средств его банка. Аккредитив – это поручение банка покупателя банку поставщика об оплате поставщику товаров и услуг на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении покупателя против предоставленных поставщиком соответствующих документов.
Схема документооборота превращается в таком случае в следующую:
Схема 3.
Здесь при осуществлении операций по аккредитиву участвуют:
F1 – покупатель (плательщик, аккредитиводатель);
F2 – поставщик (бенефициар по аккредитиву);
B1 – банк-эмитент, открывающий аккредитив;
B2 – банк поставщика (банк-корреспондент по месту нахождения бенефициара).
Отношения, складывающиеся в процессе выставления и исполнения аккредитива:
– обращение F1 в банк В1 с просьбой об открытии аккредитива; депонирование соответствующих денежных сумм;
– аккредитивная телеграмма или почтовый аккредитив;
– извещение об открытии аккредитива;
– товар;
– реестр счетов, товарно-транспортные документы; зачисление средств на счет в В2;
– реестр счетов, товарно-транспортные документы; списание суммы со счета депонированных средств в В1.
Каждый аккредитив имеет характерную степень обеспечения и по форме содержит указание на момент принятия риска. Так, должно быть ясно, является ли он отзывным или безотзывным (при отсутствии явного указания аккредитив считается, согласно ГК РФ, отзывным).
Отзывный аккредитив может быть изменен или аннулирован в любой момент банком-эмитентом В1 (по указанию покупателя F1) без предварительного согласования с поставщиком F2.
Безотзывный аккредитив не может быть изменен без согласия бенефициара F2 и ответственных банков, если выполнены условия аккредитива.