Бюджетні зобов’язання розпорядника бюджетних коштів, які підлягають реєстрації в органах Державного казначейства України, реєструються засобами програмного забезпечення у Книзі реєстрації бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів (додаток 2). Кожному бюджетному зобов’язанню засобами програмного забезпечення присвоюється реєстраційний номер.
Реєстраційний номер проставляється на документі, що підтверджує факт узяття на облік бюджетного зобов’язання.
На підставі платіжного доручення на погашення бюджетного фінансового зобов’язання, яке подається на паперових та електронних носіях, органи Державного казначейства України реєструють узяте розпорядником бюджетних коштів бюджетне фінансове зобов’язання.
Розпорядники бюджетних коштів протягом 3 робочих днів з дати виникнення бюджетного фінансового зобов’язання, але не пізніше останнього робочого дня місяця, подають до відповідного органу Державного казначейства України платіжні доручення на погашення бюджетних фінансових зобов’язань (зразок заповнення наведено у додатку 3), у яких обов’язково зазначається реєстраційний номер бюджетного зобов’язання, наслідком якого є дане бюджетне фінансове зобов’язання, а також оригінали документів або їх копії засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного фінансового зобов’язання (наприклад, платіжні вимоги, накладні, акти виконаних робіт тощо).
За бюджетними зобов’язаннями, розрахунки за якими здійснюються у готівковій формі, підставою для реєстрації бюджетного фінансового зобов’язання є грошовий чек. Дані бухгалтерського обліку виконання державного бюджету і дані бухгалтерського обліку з виконання кошторису на звітну дату мають бути тотожні.
Документи, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання та/або бюджетного фінансового зобов’язання, повертаються розпоряднику з відміткою “узято на облік”.
Бюджетні фінансові зобов’язання розпорядників бюджетних коштів погашаються автоматично в календарній черговості.
У разі внесення змін у черговість погашення бюджетних фінансових зобов’язань розпорядник бюджетних коштів повідомляє про це відповідний орган Державного казначейства України листом довільної форми.
Розпорядник бюджетних коштів за бажанням може сам визначати черговість погашення бюджетних фінансових зобов’язань, для чого подає до відповідного органу Державного казначейства України графік погашення бюджетних фінансових зобов’язань довільної форми.
У ході виконання умов одного бюджетного зобов’язання можуть виникати декілька бюджетних фінансових зобов’язань у різні періоди часу, які реєструються в органах Державного казначейства України.
У разі змін умов бюджетних зобов’язань (додаткові договори, розірвання договору) розпорядник бюджетних коштів повинен протягом 3 днів письмово повідомити про це органи Державного казначейства України та подати відповідні підтвердні документи.
При зміні курсу валют на дату здійснення операції розпорядником бюджетних коштів вносяться відповідні зміни до Реєстру.
При знятті з обліку бюджетних зобов’язань сума бюджетного зобов’язання у Реєстрі проставляється з мінусом.
У разі неналежного оформлення Реєстру, платіжного доручення, відсутності документів, які підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання та/або бюджетного фінансового зобов’язання, або недотримання вимог чинного законодавства щодо їх оформлення органами Державного казначейства України ці зобов’язання не реєструються, а повертаються на доопрацювання розпорядникам бюджетних коштів з обов’язковим зазначенням причини повернення на другому примірнику Реєстру. Розпорядник бюджетних коштів повинен усунути недоліки та подати Реєстри до відповідного органу Державного казначейства України.
Відповідальність за правильність заповнення платіжного доручення та недостовірність інформації, включеної до Реєстру, несуть розпорядники бюджетних коштів.
Сума зобов’язання та/або фінансового зобов’язання не повинна перевищувати загальну суму асигнувань на взяття зобов’язань на відповідну мету.
У разі скорочення асигнувань розпорядники бюджетних коштів повинні вживати заходів до ліквідації або скорочення обсягу бюджетних зобов’язань та/або бюджетних фінансових зобов’язань, які перевищують уточнені плани асигнувань загального фонду бюджету, плани спеціального фонду.
У разі прийняття відповідного рішення щодо тимчасового обмеження асигнувань загального фонду бюджету розпорядники бюджетних коштів повинні забезпечити приведення обсягів зобов’язань у відповідність з тимчасовим обмеженням асигнувань.
Бюджетні фінансові зобов’язання щодо надання державної соціальної допомоги малозабезпеченим сім’ям, сім’ям з дітьми тощо, житлових субсидій населенню та відшкодування витрат з надання пільг окремим категоріям громадян, які мають на них право згідно з чинним законодавством (крім пільг, компенсацій, установлених для окремих категорій працівників бюджетних установ, що обліковуються в загальновстановленому порядку), обліковуються органами Державного казначейства України незалежно від установлених на ці цілі бюджетних призначень і бюджетних асигнувань.
На спеціальні реєстраційні рахунки розпорядників бюджетних коштів, відкриті в органах Державного казначейства, зараховуються кошти, що надходять і від вищих та підвідомчих установ, і від будь-яких інших юридичних і фізичних осіб на утримання, виконання певних доручень, здійснення певних видатків, поновлення касових видатків тощо. Кошти, що надходять безпосередньо на рахунки розпорядників бюджетних коштів, вважаються доходами спеціального фонду державного бюджету або коштами, призначеними на відновлення касових видатків.
Усі кошти, які надходять готівкою в каси установ, повинні бути зараховані на спеціальні реєстраційні рахунки установ, відкриті в органах Державного казначейства. Під час внесення готівки на ім’я розпорядників або одержувачів бюджетних коштів відправники коштів у розрахункових документах (квитанціях тощо) зазначають номери спеціальних реєстраційних рахунків розпорядників коштів, відкритих в органах Держказначейства. Зарахування коштів органами ДКУ здійснюється на підставі платіжних доручень на зазначені в них рахунки.
Кошти спеціального фонду державного бюджету, що надійшли як власні надходження установ і субвенції, зараховуються на спеціальні реєстраційні рахунки без конкретного віднесення до кодів економічної класифікації видатків. Однак здійснення видатків проводиться відповідно до кошторису доходів і видатків за конкретними кодами економічної класифікації видатків з урахуванням довідок про внесення змін до розпису за спеціальним фондом державного бюджету.
Усі інші дії щодо здійснення видатків зі спеціальних реєстраційних рахунків розпорядників бюджетних коштів спеціального фонду бюджету проводяться в тому самому порядку, що і здійснення видатків розпорядників коштів загального фонду державного бюджету.
Зі спеціальних реєстраційних рахунків, на яких обліковуються власні надходження установ, розпорядники бюджетних коштів можуть здійснювати перерахування вищим і підвідомчим установам і організаціям коштів, не передбачених кошторисами доходів і видатків. Перерахування таких коштів здійснюється на підставі платіжних доручень, наданих розпорядниками бюджетних коштів, і відображається як отримання або зменшення доходів.
Особливості запровадження обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів у розрізі складових спеціального фонду відповідно до зведення показників спеціального фонду кошторису
Розпорядники бюджетних коштів з метою реєстрації в органах Державного казначейства України бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань у розрізі складових спеціального фонду відповідно до зведення показників спеціального фонду кошторису на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях подають до органів Державного казначейства України дані про бюджетні зобов’язання та бюджетні фінансові зобов’язання, які виникли в розпорядника бюджетних коштів на момент введення в дію нового порядку обліку зобов’язань по спеціальному фонду та не зареєстровані в бухгалтерському обліку виконання бюджетів, за формою Реєстру, які підтверджуються даними бухгалтерського обліку розпорядників бюджетних коштів (баланс, меморіальний ордер №6), і платіжні доручення на погашення бюджетних фінансових зобов’язань. В обов’язковому порядку до зазначеного Реєстру додаються первинні документи або їх копії, засвідчені в установленому порядку. Первинні документи, що надаються до Реєстру, повертаються розпоряднику з відміткою “узято на облік”.
У виняткових випадках, коли такі документи розкривають плани оперативної діяльності чи специфіку органів державної влади, що забезпечують оборону або безпеку України, розпорядники подають тільки Реєстр, на одному примірнику якого при поверненні проставляється відмітка “узято на облік”, і платіжне доручення на погашення цього бюджетного фінансового зобов’язання.
Сума зобов’язання та/або фінансового зобов’язання не повинна перевищувати суму фактичного надходження коштів.
Одержувачі бюджетних коштів – це підприємства, госпрозрахункові, громадські та інші організації, що не мають статусу бюджетної установи й одержують кошти з бюджету як фінансову підтримку або уповноважені органами державної влади на виконання загальнодержавних програм чи надання послуг безпосередньо через розпорядників.
Кошти державного бюджету, які передбачаються для одержувачів бюджетних коштів, повинні бути враховані в показниках зведеного кошторису та плану асигнувань відповідного розпорядника коштів. Одержувачі бюджетних коштів включаються до мережі відповідного розпорядника коштів. На їхнє ім’я в органі Державного казначейства відкриваються відповідні рахунки. Розпорядник виділяє одержувачу бюджетних коштів річні призначення та помісячні плани асигнувань на відповідний період, що відображається в реєстрі змін до зведеного кошторису доходів і видатків і помісячних планів асигнувань розпорядника.