Одержувач подає до органів Державного казначейства план використання бюджетних коштів, затверджений ним і погоджений з розпорядником коштів. Для складання цього документа застосовують назви повної економічної класифікації видатків, але без зазначення їхніх цифрових кодів. Одержувачі бюджетних коштів складають звітність тільки за тим кодом, за яким їм було передбачено кошти відповідним розпорядником бюджетних коштів.
План використання бюджетних коштів – це основний плановий документ, на підставі якого одержувачу перераховуються бюджетні кошти і він має право на їх використання. За відсутності зазначеного документа видатки з рахунку одержувача не здійснюються.
У разі відсутності на відповідній території розпорядника коштів ІІ ступеня одержувач бюджетних коштів, який має свою мережу, за згодою головного розпорядника коштів може бути прирівняний до розпорядника ІІ ступеня. У цьому разі дії одержувача бюджетних коштів за касовим виконанням бюджету за видатками аналогічні діям розпорядника бюджетних коштів ІІ ступеня. Одержувач бюджетних коштів може включати до своєї мережі тільки ті установи та організації, які безпосередньо йому підпорядковані та розташовуються з ним на одній території. За умови розташування одержувача бюджетних коштів на іншій території, він включається до мережі вищого розпорядника коштів.
Якщо підприємство (установа, організація) не є одержувачем коштів бюджету (не включається в мережу розпорядника бюджетних коштів), а відповідно до укладених угод виконало для бюджетної установи (організації) або одержувача відповідні роботи (надало послуги тощо), то оплата виконаних робіт (наданих послуг тощо) здійснюється на підставі рахунків, рахунків-фактур, акта виконаних робіт тощо шляхом перерахування належних коштів на поточний рахунок підприємства (установи, організації), відкритий у банківській установі.
Відмови у здійсненні видатків розпорядників та одержувачів бюджетних коштів.
Для забезпечення контролю за цільовим спрямуванням бюджетних коштів органи Держказначейства України в частині виконання державного бюджету за видатками здійснюють:
― попередній контроль – на етапі реєстрації зобов’язань розпорядників бюджетних коштів, зокрема фінансових;
― поточний контроль – у процесі оплати рахунків розпорядників та одержувачів бюджетних коштів.
При цьому перевіряється законність підстави (наявність підтвердних документів, нормативно-правових актів тощо) для здійснення платежів, відповідність платежів вимогам обліку і контролю за зобов’язаннями, а також правильність оформлення розрахункових документів.
Перевірка підтвердних документів на оплату рахунків розпорядників або одержувачів коштів державного бюджету здійснюється в органах Державного казначейства за наявності:
а) зареєстрованих зобов’язань;
б) залишків коштів на рахунках розпорядників коштів у розрізі кодів економічної класифікації видатків за загальним фондом державного бюджету або залишків коштів за спеціальним фондом держбюджету;
в) відповідності змісту операцій, представлених підтвердними документами, кодам економічної класифікації видатків, зазначеним у призначенні платежу.
У разі невиконання однієї з цих вимог орган Держказначейства України відмовляє в оплаті та повертає документи на доопрацювання.
Відмови в оплаті рахунків розпорядників бюджетних коштів можуть надаватися:
― за відсутності затверджених і взятих на облік кошторисів видатків і планів асигнувань;
― за відсутності або недостатності коштів на відповідних рахунках бюджетних установ чи організацій та/або бюджетних і кошторисних призначень, крім установлених випадків;
― у разі обмеження бюджетних видатків, що встановлюються чинними нормативно-правовими актами;
― у разі неподання необхідних підтвердних документів для оплати рахунків;
― у разі недотримання або порушення встановленого порядку використання коштів загального та/або спеціального фондів бюджету;
― за відсутності в бухгалтерському обліку виконання бюджетів прийнятих розпорядниками бюджетних коштів зобов’язань;
― якщо документи на оплату видатків оформлені неправильно та/або не підтверджують цільове направлення коштів;
― у разі неподання розпорядниками бюджетних коштів фінансової звітності про виконання кошторисів доходів і видатків і використання бюджетних коштів.
Відмови в оплаті рахунків одержувачів бюджетних коштів можуть надаватися:
― за відсутності затвердженого та погодженого плану використання бюджетних коштів;
― за відсутності або недостатності коштів на відповідних рахунках одержувачів, крім установлених випадків;
― у разі обмеження здійснення бюджетних видатків, що встановлюються чинними нормативно-правовими актами;
― у разі неподання необхідних підтвердних документів для оплати рахунків;
― якщо документи на оплату видатків оформлені неправильно та/або не підтверджують цільове направлення коштів;
― у разі неподання одержувачами бюджетних коштів фінансової звітності про використання бюджетних коштів;
― за відсутності в бухгалтерському обліку виконання бюджетів прийнятих одержувачами бюджетних коштів зобов’язань.
Органи Державного казначейства України повідомляють своїх клієнтів про відмову в оплаті у письмовій формі ( Додаток ).
2.4 Система казначейського виконання бюджетів усіх рівнів за видатками
З 2001 року з набуттям Держказначейством статусу учасника системи електронних платежів Національного банку України постало питання про повнофункціональне обслуговування державного та місцевих бюджетів усіх рівнів за видатками, а саме: закриття в НБУ та уповноважених комерційних банках, що обслуговували місцеві бюджети, рахунків органів казначейства та відкриття реєстраційних рахунків бюджетним установам в органах казначейства за територіальною ознакою та рівнем розпорядника коштів.
На початку 2001 року у виборі базового програмного продукту для обслуговування державного бюджету за видатками Держказначейство розглянуло три програмних комплекси – «ТАСК», «ІСАОД» та АС «КАЗНА-Видатки». Тестування програм «ТАСК» та «ІСАОД» у підрозділах не дало очікуваного позитивного результату. І оскільки програмний продукт АС «КАЗНА» найбільш повно забезпечував функціональність системи, було ухвалено рішення про використання єдиного прикладного програмного забезпечення, розробленого Дніпропетровським обласним управлінням Державного казначейства України, в усій країні.
Мета створення АС «Казна-Видатки»
До створення АС «Казна-Видатки» облікову інформацію про виконання державного бюджету за видатками було розподілено між робочими станціями і серверами органів казначейства (управлінь і відділень), а облік частини документації взагалі проводився тільки в паперовому вигляді вручну. Водночас практично всі роботи, що проводяться в органах казначейства, передбачали обмін документами і даними в електронному вигляді.
Відсутність єдиної бази даних бухгалтерського обліку виконання видаткової частини державного бюджету призводила до:
― втрати часу для пошуку документів або даних;
― величезної кількості копій документів;
― помилок в опрацюванні документів;
― спотворення інформації, втрати або пошкодження документів;
― доступу небажаних осіб до документів;
― неможливості швидкого відбору й аналізу накопиченої інформації за різними показниками.
Користувачі незв'язаних робочих станцій не мали можливості спільно працювати з розрізненою інформацією. Для зберігання, пошуку й опрацювання інформації використовувалося різнорідне неповнофункціональне програмне забезпечення або стандартні неефективні навігаційні засоби операційних систем. Потребувалося залучення великої кількості кваліфікованого персоналу для супроводження програмного забезпечення й оновлення версій.
Така організація бюджетного процесу призводила до збільшення термінів опрацювання документів, затримки коштів, відсутності своєчасної і достовірної інформації про хід виконання бюджету.
АС «Казна-Видатки» – суто казначейська облікова система, розроблена з метою:
а) заміни різнорідного неповнофункціонального програмного забезпечення єдиною комплексною системою контролю над виконанням бюджету на центральному і регіональному рівнях з використанням нових інформаційних технологій, швидкісних автоматизованих процедур і можливістю централізованого супроводу;
б) автоматизованого обліку виконання витратної частини державного бюджету в розрізі діючої бюджетної класифікації в режимі реального часу з централізованим зберіганням інформації на регіональному (обласному) рівні;
в) скорочення часу затримки коштів у процесі їх розподілу між розпорядниками й оплати витрат до одного дня (за наявності підтвердних документів);
г) передачі врахованих даних, пов'язаних з виконанням витратної частини бюджету, в усій мережі органів Держказначейства мінімум упродовж дня;
ґ) отримання упродовж дня детальної, повної і достовірної інформації керівництвом органів Державного казначейства і фінансових органів, Міністерством фінансів України, статистичними відомствами, податковими органами для підготовки й ухвалення ними управлінських та економічних рішень, планування, оцінки і контролю за використанням бюджетних коштів, ефективного управління бюджетними ресурсами й оцінки ризиків, що загрожують фінансовому стану бюджетів;