На головній сторінці відображається інформація про те, під яким іменем користувач зайшов у систему, яка поточна дата операційного дня, скільки користувачів працює на цей момент у системі (рис. 2.4.1).
Особливістю головного меню системи є нестандартне виділення функціональних підчастин, а саме: в системі виділяються не АРМи спеціалістів, а функції, які можливо виконати в системі. До функцій надається відповідний доступ усім спеціалістам, тобто до однієї і тієї ж функції можуть мати доступ всі користувачі системи, якщо це їм дозволено.
Система має широкі можливості та оснащена великою кількістю функцій для повного та своєчасного обліку виконання державного та місцевих бюджетів. Для швидкої орієнтації в системі та правильного вибору відповідних функцій для обліку операцій бюджетних установ головна сторінка системи має:
1) Інструкцію користувача, передбачену для попереднього ознайомлення користувача перед початком роботи в системі.
2) План проведень, який містить інформацію про:
― типи функцій, які використовуються в системі, з описом проведень за кожною функцією;
― опис звітів, що використовуються в системі;
― типи субрахунків, які можуть бути відкриті в системі.
3) Пошук типів документів і функцій для виконання проведень. Інструмент, який перед набором платіжного документа в системі дозволяє користувачеві дізнатися, чи можна виконати бухгалтерське проведення згідно з цим документом і які функції для цього передбачено;
4) Конференцію, яка передбачена для спілкування користувачів системи та розробників в он-лайновому режимі, для обговорення важливих питань щодо роботи системи;
5) Основні зміни у версіях. Користувач може дізнатися, які зміни відбулися в новій версії програми.
Основні функції системи
Всі функції системи умовно можна поділити на такі групи:
1) Функції введення клієнта в систему.
2) Функції обслуговування рахунків у системі.
3) Функції роботи з платіжними документами.
4) Функції формування звітності.
5) Функції адміністратора бази даних.
6) Функції технолога.
Розглянемо докладно кожну групу функцій.
1) Функції введення клієнта в систему.
Щоб розпочати роботу з обслуговування клієнта (бюджетної установи, небюджетної установи) в системі, необхідно ввести цього клієнта в мережу.
Підфункція «Мережа». У пункті «Мережа» передбачено можливість ввести нову бюджетну установу, переглянути список введених бюджетних установ і надрукувати цей список. Технологи мають можливість редагувати записи та видаляти їх з мережі. Під час введення клієнта в мережу вибирається вид бюджету, з якого він фінансується, код відомчої класифікації, код клієнта, ступінь розпорядника коштів, казначейство, яке його обслуговує.
Після введення клієнта в мережу йому повинні бути відкриті рахунки. Щоб даний користувач міг повноцінно обслуговувати клієнта, він повинен взяти його на обслуговування. Для цього передбачено функцію «Мої клієнти».
Мої клієнти. У пункті меню «Мої клієнти» відображається інформація про всіх клієнтів, що перебувають у цього користувача на обслуговуванні. Щоб виконувати будь-які операції з клієнтом (вводити планові показники, набирати розподіли, платіжні доручення, виконувати перерахування з КЕКВ на КЕКВ, друкувати виписку клієнта та інше), необхідно взяти цього клієнта собі на обслуговування, тобто додати в «Мої клієнти». Один і той же клієнт може бути на обслуговуванні у кількох спеціалістів, залежно від розподілу обов’язків між спеціалістами казначейства.
Клієнти в мережі. Пункт «Клієнти в мережі» використовується для відкриття рахунків бюджетним установам. У технолога в пункті «Клієнти в мережі» є можливість змінити параметри бюджетної установи, такі як код ЄДРПОУ, назву установи, код розпорядника коштів, ступінь розпорядника, ВДК. Передбачено відкриття і бюджетних, і небюджетних рахунків.
Всі клієнти. У пункті «Всі клієнти» є можливість проглянути інформацію про всіх клієнтів, занесених у систему (код ЄДРПОУ, назва, код ВДК).
У цьому пункті також передбачено можливість взяти установу на обслуговування.
2) Функції обслуговування рахунків у системі.
Ця група передбачена для обслуговування рахунків, які є в системі, відкриття, закриття рахунків, зміни аналітичних параметрів рахунків.
Рахунки клієнтів. У пункті «Рахунки клієнтів» міститься інформація про всі групи рахунків вибраного клієнта.
У групі рахунків міститься інформація про бюджет, КВК, КПК, КФК, код одержувача, ступінь розпорядника, тип фонду, а також інформація про розпорядника даної бюджетної установи. Неможливо відкрити дві різні групи рахунків, у яких би збігалися всі перераховані параметри. У рахунках міститься інформація про всі рахунки клієнта для вибраної групи, їх стан у банку, залишок на рахунках і дату останнього руху на цих рахунках.
З цього пункту можна роздрукувати загальну виписку, виписку в розрізі КЕКВ, перейти до набору розподілу, платіжного доручення, перерахування з КЕКВ на КЕКВ, а також переглянути інформацію про рахунок.
Грошові рахунки клієнтів. Усі рахунки, які відкриваються для клієнта в системі, можна поділити на грошові та негрошові. Перша група передбачена для обліку саме грошових потоків (це рахунки 3 класу, іноді 1 та 2 класів), а друга група – це рахунки для ведення позабалансового обліку (планових, кошторисних показників – рахунки 9 класу), бюджетного обліку (для обліку доходів і витрат – рахунки 6, 7 класу), управлінського обліку (для обліку коштів, одержаних і переданих з центрального рівня, базових областей та з одного бюджету до іншого, – рахунки 8 класу). Цей пункт меню використовується, якщо користувачу необхідно працювати лише з грошовими рахунками. У цьому пункті є можливість продивитися та роздрукувати виписку загальну та в розрізі КЕКВ, набрати розподіл, платіжні доручення, виконати перерахування з КЕКВ на КЕКВ, проглянути інформацію про рахунок.
Рахунки. Цей пункт дає користувачу дві можливості:
― по-перше, завантажити «Книгу реєстрації відкритих рахунків» у розрізі відділення Держказначейства, бюджету, фонду, балансового рахунку. Будь-який з цих параметрів можна опустити, і тоді буде сформовано узагальнену інформацію, наприклад, за всіма відділеннями казначейства або за всіма фондами;
― по-друге, ввести будь-який рахунок, і буде видано інформацію про цей рахунок, його дебетові і кредитові обороти та залишки в розрізі КЕКВ. Доступна також інформація про те, коли і ким відкрито цей рахунок.
3) Функції роботи з платіжними документами.
Для реалізації цієї можливості користувач може використовувати деякі зазначені вище функції і функції суто щодо роботи з документами, такі як:
Функція «Рахунки клієнтів», окрім перегляду стану рахунків, дає користувачу можливість також за окремим рахунком клієнта зробити розподіл коштів на фінансування, набрати платіжні документи, зробити внутрішнє перерахування з одного КЕКВ на інший та ввести планові показники.
Розподіл. Ця функція використовується для розподілу бюджетних коштів на фінансування розпорядником вищого ступеня між підлеглими йому установами.
Платіжні документи. У системі АС «Казна-Видатки» є шість типів платіжних документів:
― 3100 Платіжне доручення (видатки, зовнішній платіж) – використовується для перерахування коштів в інші банки, тобто МФО одержувача не дорівнює МФО вашого банку;
― 3200 Платіжне доручення (видатки, внутрішній платіж) – використовується для проведення видатків на видаткові рахунки, відкриті в системі АС «Казна». Ця операція виконується із зазначенням видаткового КЕКВ. Гроші знімаються у клієнта із зазначеного КЕКВ, а зараховуються іншому клієнту на КЕКВ 0000;
― 3300 Платіжне доручення (фінансування, внутрішній платіж) – використовується для проведення фінансування з транзитного рахунку або з особового рахунку розпорядників бюджетних коштів вищого рівня на особовий або реєстраційний рахунок розпорядників нижчого рівня із зазначенням КЕКВ;
― 3400 Платіжне доручення (повернення фінансування, внутрішній платіж) – використовується для повернення фінансування розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня до розпорядників бюджетних коштів вищого рівня із зазначенням КЕКВ. Зворотний до типу документа 3300;
― 3500 Платіжне доручення (сплата податків, внутрішній платіж) – використовується для проведення видатків на дохідні рахунки, відкриті у вашому банку;
― 3600 Платіжне доручення (перерахування коштів, внутрішній платіж) – використовується для перерахування коштів на КЕКВ 0000 з рахунку одного клієнта на рахунок іншого клієнта системи АС «Казна».
Залежно від обраної функції або типу документа будуть автоматично заповнені деякі реквізити цього документа та сформуються бухгалтерські проведення. Так, у виборі функції 3500 автоматично заповняться реквізити банку одержувача, збільшиться залишок з рахунку 7 класу (відображення видатків клієнта), зменшаться кошторисні призначення та фінансові зобов’язання з рахунків 9 класу. Система побудована за принципом «від дозволеного», тобто користувач може використовувати та створювати тільки ті бухгалтерські проведення, які дозволено Планом рахунків та іншими нормативними актами Державного казначейства України.
Перерахування з КЕКВ на КЕКВ. Цей пункт використовується для перерахування коштів з одного КЕКВ на інший у межах однієї групи рахунків клієнта. Ця операція виконується лише в системі АС «Казна-Видатки», тобто формування DBF-файла і відправлення його в систему «Клієнт–банк» не потрібне. Різні види операцій використовуються для різних типів перерахувань:
― 7100 Перерахування фінансування з КЕКВ на КЕКВ – використовується в тому разі, коли необхідно перерахувати помилково зараховане фінансування з одного КЕКВ на інший;