В связи с отсутствием в ЗАО «Ижторгметалл» отдела кадров, вопросами формирования информации о работниках предприятия, такой как фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол, семейное положение, специальность, образование, какое и где получено и так далее занимается бухгалтерия предприятия. Данная информация фиксируется в личной карточке, которая возникает и обрабатывается по мере необходимости. Ведется учет трудовых книжек, и делаются в них записи на основании приказов Управляющего ЗАО «Ижторгметалл», в случаях принятия на работу, увольнения, награждения или взыскания работника. Также в бухгалтерии хранятся трудовые договоры.
В бухгалтерии возникает следующая информация:
- о поступлении денежных средствах, товарно-материальных ценностях, основных средствах, а также об операциях, связанных с их движением;
- об издержках производства и обращения, сметах расходов, реализации работ и услуг, экономически обоснованных отчетных калькуляциях себестоимости продукции, работ, услуг;
- о результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия в соответствии с установленными правилами;
- о начислении и перечислении платежей в бюджеты всех уровней, взносов на государственное социальное страхование, погашении задолженности банкам по ссудам;
- о бухгалтерской отчетности на основе первичных документов и бухгалтерских записей;
- о начислении и выплате заработной платы работникам предприятия;
- о дебиторской и кредиторской задолженности, и об ее качественных характеристиках.
Данная информация формируется в бухгалтерии путем ведения аналитического и синтетического учета. Учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется в расчетно-платежной ведомости, а также на расчетных и лицевых счетах, где по каждому работнику в отдельности отражается начисленная заработная плата по видам оплат, удержания из заработной платы по видам удержаний и сумма к выдаче. Аналитический учет кассовых операций ведется кассиром в кассовой книге. По мере движения наличных денежных средств на основании первичных документов производятся записи в кассовую книгу, как при поступлении, так и при расходе денег. Кассовая книга ведется ежедневно, в конце дня подсчитывается остаток денег в кассе. Если движение денег незначительно (имеется в виду количество операций, а не их объем), то аналитический учет денег в кассе ведется понедельно - остаток определяется в конце каждой недели. Синтетический учет кассовых операций ведется в учетных регистрах в двух экземплярах (через копирку). Копия - идет в бухгалтерию, оригинал - остается в кассе. При ведении учета использования запасов бухгалтер отражает всю информацию вколичественно-суммовых ведомостях. Информация о поступлении, движении и выбытии основных средств фиксируется в журналах ордерах и ведомостях. Вся информация о хозяйственной деятельности на предприятии в течение периода также находит свое отражение в главной книге.
В бухгалтерии информация возникает по мере поступления, движения и выбытия объекта бухгалтерского учета, обрабатывается ежедневно, а отчетность представляется в начале следующего месяца.
Кроме этого, в бухгалтерии ведется учет отработанного времени, по каждому работнику, численность персонала в отчетном периоде, а также число отпусков, прогулов, больничных. Эта информация отражается в «Табеле учета использования рабочего времени», на основе которого происходит заработной платы и фонда оплаты труда.
Проанализировав вышеприведенную информацию, можно утверждать, что на предприятии действует следующий комплекс подсистем:
- текущее управление (так как на предприятии ведется выполнения работ, подсчет полной себестоимости работ и услуг, на основе балансовой увязки материально-трудовых и финансовых ресурсов для обеспечения деятельности предприятия);
- управление материально-техническим снабжением (на предприятии формируется информация о потребности, поступлении, движении и выбытии материальных ценностей);
- бухгалтерский учет;
- управление кадрами (в ЗАО «Ижторгметалл» формируется информация о личном составе работников, ведется учет и анализ движения кадров, а также ведется расчет потребности в кадрах на плановый период);
- управление финансами.
Из перечисленных выше подсистем мне бы хотелось более подробно остановиться на подсистеме «Бухгалтерский учет» и рассмотреть ее более подробно в следующем подразделе, поскольку проблемы бухгалтерского учета наиболее актуальны.
В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете и отчетности» бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятий, о движении имущества и обязательств путем сплошного, непрерывного и документированного учета всех хозяйственных операций.
Бухгалтерский учет ведется на предприятие с момента его создания и на протяжении всей его деятельности, путем сплошного, непрерывного отражения фактов хозяйственной деятельности на основании первичных документов. Представляет количественную информацию только в денежных единицах измерения. Для уточнения денежной информации применяются натуральные и трудовые измерители.
Главной целью бухгалтерского учета является формирование качественной и своевременной информации о финансовой и хозяйственной деятельности предприятия, обеспечение учетной информацией собственных и сторонних пользователей, а также предотвращение отрицательных результатов и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения финансовой устойчивости предприятия.
Задачами подсистемы «Бухгалтерский учет» являются:
1. Учет основных средств;
2. Учет запасов (сырья, материалов, МБП);
3. Учет труда и заработной платы;
4. Учет затрат на выполнение работ;
5. Учет дебиторской и кредиторской задолженности;
6. Учет денежных средств;
7. Учет собственного капитала;
8. Финансовые расчеты;
9. Сводный учет и составление отчетности.
Для решения задач подсистемы ведется анализ и учет информации отображенной в первичных документах.
Для зачисления денег на расчетный счет, а также перечисления их с расчетного счета предприятие предоставляет банку платежное поручение. В этих документах указывается сумма денежных средств, дата предоставления поручения и обязательно должны быть подписи директора (или его заместителя) и главного бухгалтера, которые сверяются с карточкой, хранящейся в банке.
Для учета операций с наличными денежными средствами на расчетном счете применяются следующие первичные документы:
1. Объявление на взнос наличными – применяется для зачисления денежных средств, оставшихся в кассе предприятия (несвоевременно выданной заработной платы и т.д.), в котором указывается сумма взноса, его характеристика, дата выписки, номер документа и подписи кассира и главного бухгалтера;
2. Чек – предназначен для выдачи денежных средств наличными с расчетного счета. Как правило, чек находится в чековой книжке, которая выдается предприятию банком. При получении наличных денег заполняется чек и корешок чека, при этом там и там указывается сумма денежных средств, подлежащих получению, цели, на которые эта сумма получается (хозяйственные нужды, выплата заработной платы и т.д.), обязательна подпись руководителя предприятия и главного бухгалтера. Чек остается в банке, а корешок как оправдательный документ - в кассе предприятия.
Поступление и выдача денежных средств из кассы осуществляется на основании следующих первичных документов:
- поступление - приходный кассовый ордер,
- выдача - расходный кассовый ордер.
Основными реквизитами этих документов являются:
– наименование;
– номер документа;
– дата выписки;
– от кого или на какие цели получен;
– сумма прописью.
Приходный кассовый ордер подписывается кассиром и главным бухгалтером, а также к нему прикладывается квитанция, которая отрывается и отдается лицу, внесшему деньги. Расходный кассовый ордер выписывается главным бухгалтером и подписывается руководителем и главным бухгалтером и передается в кассу предприятия.
Первичные документы являющиеся основой для учёта производственных запасов:
– доверенность (подотчётным лицам для получения материальных ценностей), в котором фиксируется информация о подотчетном лице (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность), цель, на которую выдается, дата выдачи и подписи сторон;
– журнал учёта выданных доверенностей;
– приходный ордер (им оформляется поступление производственных запасов на склад, составляется в день поступления запасов материально ответственным лицом), где отражается вид материала, единица измерения, количество, цена, общая сумма приобретения, дата поступления и подписи главного бухгалтера и поставщика или подотчетного лица;
– лимитно-заборная карта (составляется для учёта отпуска-расхода производственных запасов);
– карточка складского учёта (ведется на складе и составляется для каждого номенклатурного номера производственных запасов; в ней указывается остаток данного материала на начало месяца, приход, расход и выводится остаток на конец месяца);
– реестр приёмки-сдачи документов (отражаются все приходно-расходные документы, которые передаются в бухгалтерию);
– ведомость учёта остатков запасов на складе (фиксируются данные - из карточек складского учёта, где выводятся остатки).
Учет поступления и выбытия основных средств ведется на основании первичных документов. Основной первичный документ - акт приемки- передачи основных средств типовой формы ОС-1. Приемку основных средств при покупке или строительстве осуществляет комиссия, в которую входят технолог, механики и представитель бухгалтерии. На основании сопроводительных документов в акте пишут наименование поступившего объекта, первоначальную стоимость, срок эксплуатации и при использовании средств - сумму износа. Акт подписывается комиссией и передается в бухгалтерии. Каждому объекту основных средств присваивается инвентарный номер - в бухгалтерии ведется инвентарный учет. По каждому объекту открывается инвентарная карточка. В ней пишут наименование объекта, инвентаризационный номер, первоначальную стоимость, срок эксплуатации, норму амортизации, сумму амортизации, начисленную ежемесячно; при поступлении основных средств, бывших в эксплуатации, записывается сумма износа, указываются сроки проведения капитального ремонта. Карточки хранятся в картотеке по видам основных средств и месту их нахождения. При перемещении основных средств карточки перекладываются, такая группировка необходима для правильного определения суммы основных средств износа и отражения ее в учете.