В специальной литературе проводится несколько признаков, по которым классифицируются ревизии. Можно выделить следующие из них:
-ведомственная принадлежность ревизуемых органов;
-полнота охвата деятельности ревизуемого объекта;
-глубина проведения ревизии;
-степень охвата данных;
-характер материала;
-отношение к плану проведения ревизии;
-очередность исследования одних и тех же документов.
По полноте охвата деятельности ревизуемого объекта различают полные, частичные, комплексные и тематические ревизии.
Полна документальная ревизия предполагает проверку всех сторон финансово-хозяйственной деятельности объекта контроля, а частичная – отдельных сторон или участков этой деятельности, либо определенных статей затрат.
Самые распространенные и прогрессивные – комплексные ревизии, включающие все участки и стороны деятельности ревизуемых предприятий. Ревизии подвергаются финансовая и хозяйственная деятельность предприятий, взаимосвязь между финансово-экономическими показателями, технологией и организацией производства товаров, с бюджетом и внебюджетными фондами, сохранность и эффективность использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, состояние бухгалтерского учета, достоверности отчетности, соблюдение финансовой дисциплины и другие вопросы. В случае необходимости для проверки узкоспециальных вопросов привлекаются эксперты. Этим достигается наибольшая глубина, полнота охвата проверяемого объекта, что способствует повышению эффективности ревизии.
Тематические ревизии проводятся для проверки определенного участка (темы) деятельности ревизуемого предприятия, организации. Проверяя однородные темы, ревизии дают представление о состоянии определенного участка деятельности не только одного ревизуемого объекта, но и других типичных объектов, что способствует вскрытию и устранению выявленных недостатков и нарушений в целом по всем однотипным участкам хозяйствующих субъектов.
По глубине проведения ревизии отличают сквозные и локальные. При сквозной ревизии подвергается проверке деятельность отраслей национальной экономики, управлений, трестов, акционерных обществ, фирм и им подчиненных хозяйственных организаций, филиалов, представительств. Она проводится одновременно на вышестоящих и нижестоящих предприятиях по одинаковым и взаимосвязанным программам. Локальные же ревизии проводятся только на одном предприятии, или на нескольких только по различным и не взаимосвязанным программам.
По отношению к плану выделяют плановые и неплановые ревизии. Первые предусматриваются в годовых и квартальных планах работы контролирующих органов, а вторые проводятся при наличии данных о нарушениях финансово-хозяйственной деятельности предприятий и финансовой дисциплины, злоупотреблений, а также по требованию правоохранительных и других властных органов.
По степени охвата данных финансово-хозяйственных операций различают сплошные, выборочные и комбинированные ревизии. В ходе проведения сплошных ревизий контролю подвергаются все операции и данные на определенном участке деятельности ревизуемого объекта и за весь ревизуемый период. Сплошной ревизии подвергаются, как обычно, кассовые операции, операции по расчетному, валютному и другим расчетам. При выборочных ревизиях проверяются часть документов на выборку за тот или иной промежуток времени. Обычно берут периоды наиболее интенсивных и ответственных моментов совершения хозяйственно-финансовых операций: в последний месяц квартала, IV квартал, льготный период (январь) в бюджетном процессе, время выплаты отпускных учителям и другим служащим в летний период, сезон посева и уборки урожая и т.д.
Сплошная ревизия дает более полную оценку деятельности ревизуемого объекта, позволяет полнее выявить недостатки и нарушения, чем выборочная. Но такая ревизия очень дорогая и трудоемкая, поэтому там, где совершаются крупные операции большой документооборот, может проводиться комбинированная ревизия. При этом участки подвергаются сплошной проверке, а другие – выборочной. В ходе выборочной ревизии может возникнут необходимость перехода к сплошному методу проверки ревизуемого участка, если выявляются факты нарушений и недостатков, хищений, подлога и т. д.
По очередности исследования одних и тех же вопросов принято различать первичные, дополнительные и повторные ревизии. К первичным относятся те ревизии, которые проводятся по определенной программе впервые.
Дополнительные и повторные ревизии назначаются в том случае, если в процессе предыдущей ревизии не раскрыты все вопросы программы, или их результаты не четко отражены в акте проверки они признаются недоброкачественными, либо по требованию следственных органов для подтверждения фактов отраженных в итоговом документе первичной ревизии.
По характеру проверяемого материала ревизии подразделяются на документальные и фактические.
Документальная ревизия проводится на основе первичных документов, регистров бухгалтерского учета, смет расходов бюджетных учреждений и расчетов к ним и другой документации.
Ведущий прием документальной ревизии – формальная и арифметическая проверка документов, при которой выясняют точность заполнения бланков и регистров учета, наличие на них всех необходимых реквизитов, а также подсчитываются суммы и итоги. Таким образом, определяется правильность документов и отражаемых ими хозяйственных операций. В противном случае проводят проверки с использованием других приемов контроля.
В процессе проведения ревизии встречаются случаи, когда после формально-арифметической проверки возникают неточности и сомнения в правильности или законности разрешенных операций. Тогда прибегают к встречным проверкам документов путем сверки и сличения данных, отраженных в документах и записях, имеющихся в ревизуемых организациях, с данными второго экземпляра этих документов или с записями в других взаимосвязанных документах, находящихся в проверяемой или иных организациях, с которыми вступила в хозяйственную связь ревизуемая организация.
Нормативная проверка в бюджетном контроле – основная из приемов документальной ревизии. Суть ее заключается в сопоставлении фактических расходов с нормативными (плановыми). Это прием используют при проверке правильности применения материальных и денежных норм и нормативов при составлении сметы расходов бюджетных учреждений и при сметно-бюджетном финансировании, обоснованности составления расчетов к смете и расходной части бюджета, правильности списания расходов по статьям затрат.
Норма - в зависимости от метода разработки – могут быть расчетными и средними. Для того чтобы удостовериться в правильности установления расчетных норм, применяют прием технико-экономических расчетов, при котором проверяются плановые или фактические расходы за один год или за ряд лет по выполнению отдельных видов работ или услуг.
Способ обратного счета основан на экспертной оценке материальных и финансовых затрат с целью последующего определения величины необоснованных списаний в расход средств, которые по времени ревизии имеются в наличии на складах и счетах предприятий.
Оценка совершенных финансово-экономических операций с юридической, экономической и финансово точек зрения охватывает целый комплекс общеэкономических и статистических приемов анализа и оценки в целях выявления законности, целесообразности, рациональности и эффективности проведенных операций и деятельности ревизуемых объектов за проверяемый период.
К приемам фактической ревизии относятся:
-инвентаризация материальных ценностей и денежных средств;
-обследование;
-экспертная оценка специалистами фактического объема и качества выполняемых работ и услуг, правильности списания сырья, материалов и денежных средств, полноты оприходования материальных и денежных средств ит. д.;
-визуальное наблюдение путем обследования помещений и производственных помещений;
-проверка соблюдения трудовой и финансовой дисциплины.
Для проведения фактической ревизии обычно привлекаются специалисты узкого профиля. Важная особенность – фактор внезапности. Иначе возможно получить объективные данные. Кроме того, невозможно провести одно и тоже контрольное действие (инвентаризацию, обмер, опрос) дважды (при фактическом контроле в отличие от документальной ревизии) спустя определенный промежуток времени. При повторной проверке результат будет совершенно другим, и эта проверка будет не повторной (как при документальной), а новой. Лучших результатов можно достичь, сочетая фактический и документальный контроль.
Организация и акты ревизии
Организация и проведение ревизии представляют довольно сложный, последовательный процесс, начинающийся с планирования и подготовки к ее проведению и заканчивающийся контролем за выполнением предложений по акту ревизии. Весь ревизионный процесс обычно принято разделять на 4 этапа:
-подготовка к проведению ревизии;
-проведение ревизии;
-систематизация и подготовка материалов ревизии;
-реализация материалов ревизии.
Важный этап ревизионного процесса- составление акта ревизии (и приложений к нему, которые вместе составляют материалы ревизии). Основные требования, предъявляемы к нему – правдивость и объективность. Акт ревизии – официальный документ, на основании которого делаются выводы о деятельности предприятия и принимаются соответствующие решения. Поэтому он не должен содержать субъективные предположения и личные выводы ревизора. Ревизор несет полную ответственность за точность и правдивость составления акта ревизии. Ошибки и неточности в материалах ревизии недопустимы. Акт – основной документ, отражающий все недостатки и неточности, выявленные входе ревизии. Кроме того, он отражает качество проведения ревизии, уровень подготовленности, объективности и честности ревизора. Приложения к акту ревизии – разовые и промежуточные акты и справки проверок, составленные членами ревизионной бригады по результатам контрольной работы, акты инвентаризации материальных ценностей и денежных средств, контрольных обмеров, встречных и других разовых документальных и фактических проверок и другие документы.