Реєстрація операцій розрахункової палати щодо прийняття векселів до платежу здійснюється в облікових регістрах, зокрема в окремому журналі пред'явлених у розрахункову палату векселів (додаток 1). Такий журнал може вестися як в електронній, так і в паперовій формі. Наприкінці робочого дня, протягом якого розрахункова палата здійснювала покладені на неї функції, інформація про проведені за день операції має бути роздрукована і підшита.
У цьому журналі в хронологічному порядку відображається інформація про:
а) прийняття від векселедержателів заяв про намір пред'явити вексель до платежу;
б) реквізити векселів, щодо яких подані зазначені заяви;
в) прийняття векселів на зберігання до настання строку платежу (якщо таке здійснюється);
г) дату та спосіб надсилання повідомлень платникам за векселями;
ґ) повідомлення від платників про згоду оплатити вексель (із зазначенням того, у який спосіб буде здійснена оплата) або відмову це зробити;
д) стан оплати векселів, пред'явлених у розрахункову палату в строк платежу;
е) зафіксовані розрахунковою палатою дати (день, місяць, рік) пред'явлення векселів до платежу;
є) надані векселедержателям документи, що посвідчують пред'явлення векселів у розрахункову палату;
ж) інші відомості, перелік яких може додатково визначатися розрахунковою палатою.
Організаційні засади виконаних банками функцій розрахункових палат установлюються за внутрішньобанківським положенням, що затверджується правлінням банку, норми якого повинні відповідати нормам цього Положення.
Порядок звернення векселедержателів до розрахункових палат:
1. Векселедержатель, який має намір пред'явити вексель у розрахункову палату, подає до неї відповідну заяву.
2. Заява про намір пред'явити вексель до платежу в розрахункову палату (далі - заява про намір) разом з іншими документами надсилається або подається в розрахункову палату особисто векселедержателем. Якщо подання документів здійснюється представником векселедержателя, то такий представник має бути уповноважений у порядку, установленому чинним законодавством.
3. Разом із заявою про намір векселедержатель має подати в розрахункову палату:
а) оригінал векселя;
б) копію лицьового та зворотного боків векселя (яка має відтворювати всі написи і підписи, що вчинені на векселі, разом з алонжем - у разі його наявності).
4. Із заявою про намір векселедержатель може звернутись у розрахункову палату в такі строки:
а) для векселів із строком платежу "на визначену дату", "у визначений строк від пред'явлення", "у визначений строк від дати складання" - не раніше 14 і не пізніше 3 робочих днів до настання строку платежу;
б) для векселів із строком платежу "за пред'явленням" - у будь-який день протягом строку для пред'явлення, але не пізніше 3 робочих днів до закінчення останнього дня цього строку.
Якщо розрахункова палата і платник за векселем розміщені в різних регіонах України, то заява про намір подається в розрахункову палату не пізніше ніж за 14 робочих днів до строку платежу.
5. Розрахункова палата може прийняти заяву про намір і сам вексель пізніше строків, передбачених у пункті 4 цієї глави (але не пізніше закінчення строку платежу за векселем), у разі наявності в неї змоги повідомити платника за векселем і одержати від нього згоду (відмову) оплатити вексель протягом строку платежу за векселем.
6. Оплата послуг розрахункової палати здійснюється векселедержателем у розмірі, установленому розрахунковою палатою на підставі договору з векселедержателем.
Про свою згоду на оплату послуг розрахункової палати в установленому нею розмірі, у тому числі шляхом утримання цієї плати з належних до перерахування векселедержателю в оплату векселя коштів, векселедержатель зазначає у заяві про намір.
7. У разі наявності у векселедержателя більше ніж одного векселя, платником за якими є одна й та сама особа і строк платежу за якими однаковий або різниця між строками платежу незначна (тобто різниця в строках платежу за векселями становить не більше 14 днів), векселедержатель може подати єдину заяву про намір пред'явити такі векселі в розрахункову палату.
8. Векселедержатель одночасно з поданням заяви про намір може передати вексель у розрахункову палату на зберігання до настання строку платежу за ним. Про своє бажання векселедержатель має зазначити в заяві про намір. У цьому випадку векселедержатель додатково подає в розрахункову палату доручення на зберігання, складене щонайменше в двох примірниках, за формою додатка 3 до цього Положення.
9. Зберігання векселів до настання строку платежу за ними здійснюється розрахунковою палатою у формі "відкритого зберігання" згідно з нормативно-правовими актами Національного банку України з питань вексельного обігу.
10. Розрахункова палата має право відмовити у прийнятті векселя на зберігання до настання строку платежу за ним лише в разі:
а) відсутності укладеного між розрахунковою палатою та платником за векселем договору про розрахунково-касове обслуговування;
б) якщо інструкції векселедержателя в дорученні на зберігання обмежують передавання векселя платнику після повної оплати ним цього векселя.
11. Розрахункова палата приймає від векселедержателя заяву про намір разом із супровідними документами протягом операційного часу, установленого внутрішнім розпорядком розрахункової палати.
12. Своєчасно подані векселедержателем документи (згідно з пунктом 4 глави 1 цього розділу) аналізуються в розрахунковій палаті на предмет:
а) ідентифікації особи векселедержателя (наявності відповідних повноважень у представника векселедержателя), що подає документи;
б) повноти і точності заповнення заяви про намір;
в) тотожності реквізитів векселів, опис яких міститься в заяві про намір, та реквізитів оригіналів векселів;
г) тотожності змісту оригіналу векселя і поданої копії (у разі потреби працівник розрахункової палати може зробити копію векселя замість поданої векселедержателем).
Розгляд документів здійснюється протягом дня, в який вони подані.
13. У разі відсутності зауважень до поданих документів працівник розрахункової палати приймає перший примірник заяви про намір з розпискою про прийняття на другому примірнику, що повертається векселедержателю, а також оригінал векселя (у разі прийняття його на зберігання). Якщо розрахункова палата не здійснюватиме зберігання векселя, то він повертається векселедержателю.
Якщо векселедержатель висловив бажання передати вексель на зберігання до розрахункової палати, але в цьому йому було відмовлено, то причини відмови зазначаються на обох примірниках доручення на зберігання. Другий примірник не пізніше наступного робочого дня після його одержання повертається векселедержателю.
Подані векселедержателем документи відповідальний працівник розрахункової палати реєструє в Журналі пред'явлених у розрахункову палату векселів.
14. У разі наявності зауважень до оформлення заяви про намір увесь пакет документів не пізніше наступного робочого дня після їх одержання повертається векселедержателю, а на обох примірниках заяви про намір робиться запис з обґрунтуванням відмови в прийнятті документів.
Відмова розрахункової палати в прийнятті векселів на зберігання не тягне за собою повернення векселедержателю всього пакета документів.
15. Розрахункова палата має перевірити формальну відповідність поданого векселя чинному законодавству.
16. У разі виникнення у відповідального працівника розрахункової палати сумнівів щодо справжності векселя, окремих його реквізитів (суми, строку платежу, підписів і відбитка печатки векселедавця тощо), інших написів і підписів це не є підставою для відмови в прийнятті документів від векселедержателя.
Проте при надсиланні повідомлення платнику за векселем розрахункова палата має повідомити про всі умови векселя, які викликають сумнів та можуть бути встановлені лише за оригіналом векселя.
17. Завершення процедури прийняття від векселедержателя заяви про намір разом з іншими документами може бути здійснене наступного робочого дня після одержання їх від векселедержателя, якщо тільки вони одержані не в останній день, визначений для подання цих документів відповідно до пункту 4 глави 1 цього розділу.
18. Не пізніше наступного робочого дня після одержання від векселедержателя заяви про намір розрахункова палата має надіслати платнику письмове повідомлення про надходження такої заяви.
19. Надання повідомлення здійснюється шляхом:
а) вручення платнику (представнику платника) під розпис;
б) відсилання з використанням послуг спецзв'язку;
в) в інший спосіб, який гарантує своєчасне і надійне надходження повідомлення до платника.
20. У повідомленні, яке складається розрахунковою палатою за довільною формою, зазначаються:
а) реквізити векселя, який векселедержатель планує пред'явити в розрахункову палату;
б) дата подання заяви про намір;
в) інформація про те, де знаходиться вексель (у векселедержателя або на зберіганні в розрахунковій палаті);
г) банківські реквізити розрахункової палати (для перерахування коштів в оплату векселя);
ґ) умови векселя, щодо яких у розрахункової палати виникли сумніви.
До повідомлення обов'язково додається копія векселя, засвідчена відповідальними працівниками розрахункової палати.
21. Розрахункова палата не несе відповідальності за затримки в доставленні повідомлення платнику, що сталися з вини платника або його представників, підприємств спецзв'язку та з інших, незалежних від розрахункової палати, причин.