При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практически работники, даже со значительным стажем работы допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций.
Основные задачи учета денежных средств на предприятиях:
- учет и выполнение операций с наличными денежными средствами, и расчеты с юридическими и физическими лицами в соответствии с требованиями действующего законодательства установленными правилами;
- контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплин;
- своевременность и правильность документального оформления операций по движению денежных средств;
- строжайший повседневный контроль сохранности наличных денег, валюты и ценных бумаг в кассе;
- своевременность проведения инвентаризации денежных средств.
Большая часть расчетов по взаимным обязательствам проводится через учреждения банков, то есть путем безналичных расчетов. Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами ограничены предельной суммой. В настоящее время она составляет 10000 рублей. Все расчеты юридическими лицами на сумму свыше 10000 рублей должны проводиться только в безналичном порядке.
При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение предприятиями платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов.
Безналичные расчеты за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги предприятия ведут по акцептной форме – аккредитивами, платежными поручениями, почтовыми и телеграфными переводами, чеками, векселями.
На учреждения банков возложено и кассовое обслуживание предприятий. Банк выдает им наличные деньги для оплаты труда, выплат по временной нетрудоспособности, премий, на командировочные расходы, приобретение горюче-смазочных материалов. Полученные из банка деньги должны расходоваться строго по целевому назначению. Не израсходованные по целевому назначению деньги предприятие обязано внести на свой счет в учреждении банка.
К кассовым операциям относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия. Эти действия предприятия регламентированы документом "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", в соответствии, с которым наличные деньги предприятия хранятся в его кассе в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов предприятия обязаны сдавать в банк в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающим банком. Сверх установленного лимита допускается хранение наличных денег, полученных на оплату труда в течении трех дней, включая день получения их в банке.
Для учета кассовых операций планом счетов предусмотрен активный счет 50 "касса". По дебету счета 50 отражают хозяйственные операции по поступлению наличных денег в кассу предприятия с кредита разных счетов в зависимости от вида поступления. По кредиту счета 50 отражают операции по выбытию наличных денег из кассы в дебет разных счетов в зависимости от направления расходов. Все операции по расчетному счету банк проводит с согласия владельца или на основании его распоряжений. Наличные деньги с расчетного счета выдаются предприятию на основании чеков. Денежный чек представляет собой распоряжение предприятия банку выдать указанную в нём сумму наличных денег с его расчетного счета. Наличные деньги банк принимает на расчетный счет предприятия по объявлению – письменному приказу владельца счета.
На принятые суммы банк выдает кассиру квитанцию, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера и списания денежных средств в кассе. О всех изменениях расчетного счета учреждение банка извещает своего клиента выписками из расчетного счета, остаток на нем на начало и конец дня.
Для учета операций расчетного счета предусмотрен активный счет 51 "расчетный счет". На дебете счета 51 отражают поступления денежных средств на расчетный счет с кредита разных счетов в зависимости от вида поступлений. По кредиту счета 51 отражают списание денежных средств с расчетного счета в дебет разных счетов в зависимости от вида расходов.
Характерной особенностью счетов учета денежных средств является отражение информации по ним в отечественной и иностранной валютах, а также организации информации о наличии и движении краткосрочных финансовых вложений предприятия в ценные бумаги других предприятий, процентные облигации государственных и местных займов, предоставленных предприятиям другими предприятиями.
Счет 52 "валютный счет". На этом счете отражается наличие и движение денежных средств в иностранных валютах. По дебету этого счета показывается наличие и поступление денежных средств на валютном счете, а по кредиту – списание денежных средств со счета.
Для открытия валютного счета в банк предоставляются следующие документы:
1. Устав предприятия;
2. Учредительный договор;
3. Карточки образцов подписей;
4. Решение администрации о создании предприятия;
5. Справка налоговой инспекции о том, что предприятие поставлено на учет как налогоплательщик;
6. Заявление об открытии счета произвольной формы – письмо;
7. Заявление об открытии счета на бланке;
8. Гарантийное письмо об оплате за открытие счета.
После подачи всех этих документов банк издает распоряжение об открытии валютного счета и предоставляет подтверждение о том, что предприятие находится на валютном обслуживании и указывается номер валютного счета.
К счету 52 "валютный счет" могут быть открыты субсчета:
- 52/1 "Валютные счета внутри страны";
- 52/2 "Валютные счета за рубежом".
В банке для предприятий могут быть открыты специальные счета. Учет ведется на счете 55 "Специальные счета в банках". Учет денежных средств на этом счете ведется по субсчетам:
- 55/1 "Аккредитивы";
- 55/2 "Чековые книжки" и другие.
Аналитический учет на счете 55 ведется по каждому выставленному аккредитиву и по каждой чековой книжке в ведомости 25-АПК, а синтетический в журнале-ордере 3-АПК. Из журнала-ордера запись делается в Гдавную книгу, а из неё в баланс.
Учет денежных документов ведется на счете 56 "Денежные документы". К денежным документам относятся почтовые марки, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, оплаченные авиабилеты и т. д. Эти документы хранятся в кассе, а учет их наличия и движения ведется на счете 56. По дебету счета показывается увеличение денежных документов, а по кредиту уменьшение. Аналитический учет на счете 56 ведется по видам денежных документов и по их номинальной стоимости в ведомости 25-АПК, а синтетический учет ведется в журнале-ордере 3-АПК.
Учет переводов в пути ведется на счете 57 "переводы в пути". В некоторых хозяйствах к концу дня в кассе может образоваться большая сумма выручки наличных денег, а в кассе разрешается хранить деньги в пределах лимита, деньги сверх лимита хозяйство должно сдавать в банк на расчетный счет. По различным обстоятельствам кассир не успел сдать деньги в банк, тогда он может сдать их в сбербанк или на почтовое отделение. Кассиру выдается квитанция о приеме денег, на основании её выписывается расходный кассовый ордер. Эта проводка означает, что денег в кассе нет и на расчетный счет они еще не поступили, то есть они находятся в пути. Затем почтовое отделение на основании платежного поручения перечисляет деньги в банк на расчетный счет предприятия, а банк выдает выписку со счета с приложением платежного поручения. Учет по счету 57 ведется на основании выписок банка в журнале-ордере 3-АПК, из него данные переносятся в главную книгу и баланс.
Счет 58 "краткосрочные финансовые вложения" предназначен для обобщения информации о наличии и движении краткосрочных (на срок не более 1 года) вложений (инвестиций) предприятия в ценные бумаги других предприятий, процентные облигации государственного и местных займов. К счету 58 "краткосрочные финансовые вложения" могут быть открыты субсчета:
- 58/1 "Облигации и другие ценные бумаги";
- 58/2 "Депозиты";
- 58/3 "Предоставленные займы" и другие.
Аналитический учет по счету 58 "Краткосрочные финансовые вложения" ведется по видам вложений и объектам, в которые осуществлены эти вложения (предприятиям-продавцам ценных бумаг, вкладам и т. д.). При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных о краткосрочных финансовых вложениях в объекты на территории страны и за рубежом.
Обращение денежных средств совершается непосредственно на предприятиях, в организациях и учреждениях. Этот процесс непрерывен во времени. Поэтому важно, чтобы за денежными средствами был установлен постоянный, систематический, ежедневный внутрихозяйственный контроль.
Штейнман М. Я. считает, что "… внутрихозяйственный контроль – один из видов экономического контроля. Осуществляемый в пределах своей компетенции всеми отделами и службами, руководителями и специалистами предприятия, он позволяет вовремя выявлять отрицательные отклонения и нарушения технологии производства, факты хищения и злоупотребления, если они имели место". [8]