(6) Маржа = (Кол-во раб. дней в мес. х (Торговая наценка – Переменные расходы)/ (Кол-во раб. дней в торг. цикле х Цена капитала х Инфляция х Риск)
2.2. Контроль за дебиторской задолженностью
Наиболее распространенными характеристиками для контроля за дебиторской задолженностью являются:
- срок оборачиваемости
- анализ сроков, прошедших с момента возникновения
- разбивка по контрагентам
Контроль задолженности должен осуществляться ежедневно. Делать это реже целесообразно только при небольшом количестве транзакций, когда число осуществляемых проводок не превышает двух-трех в день. Данные представляются, как правило, коммерческому и финансовому директору в табличной форме.
Основным инструментом контроля дебиторской задолженности служит реестр старения дебиторской задолженности. Реестр старения представляет собой таблицу, содержащую неоплаченные суммы счетов, которые группируются по периодам просрочки платежа. Группировка осуществляется исходя из политики компании в области кредитования контрагентов. К примеру, менеджмент компании может считать, что просрочка платежа в течение семи дней допустима, при превышении этого срока следует активно работать с контрагентом по возврату дебиторской задолженности, а в случае просрочки более 30 дней обращаться в суд. Соответственно аналогично будут построены группы в реестре старения дебиторской задолженности: 0-7 дней, 8-15, 16-30, свыше 30.
Что касается непосредственно процесса управления дебиторской задолженностью, то он начинается с составления месячного плана платежей. В его основу закладывается информация о размере предоставленных отсрочек. Этот документ еженедельно детализируется по покупателям и по регионам. Ответственность за достижение плановых показателей возлагается на менеджеров по продажам и кредитных менеджеров. Ежедневно формируется отчет о так называемом возрасте дебиторской задолженности, возникшей в результате сделок того или иного менеджера по продажам. Каждую неделю выполнение утвержденных планов контролируется руководством компании. И если в какой-то период предприятие недополучает необходимую сумму денег, то анализируются причины этого; соответственно, принимаются меры по активизации возврата задолженности.
Для акцентирования внимания на самых важных сделках необходимо произвести классификацию дебиторов. Чаще всего для этого применяется ABC-анализ. Параметры отбора должны быть легкодоступны, не требовать дополнительной обработки и легко контролироваться. Проще всего проранжировать контрагентов по объему продаж и срокам отношений, лучше – по доходности.
Суть этого метода заключается в том[12], что выделяется самая важная категория дебиторов — группа А. В эту группу включают самых крупных, а также постоянных покупателей. Например, в группу А входят семь основных дебиторов, на долю которых приходится 80% всей дебиторской задолженности фирмы. Следовательно, основные усилия по контролю, анализу и возврату долгов должны быть направлены на этих дебиторов. Когда персонал фирмы научится управлять группой А дебиторов, можно переходить к следующей — группе В. А потом и к группе С — оставшиеся дебиторы.
Затем для анализа дебиторов группы А составляется реестр старения счетов, выявляются суммы и сроки просроченных счетов, анализируются изменения в реестре старения дебиторской задолженности с течением времени. Это позволяет выделить те периоды, когда были допущены просчеты в управлении счетами дебиторов.
После этого оценивается реальное состояние дебиторской задолженности на определенную дату и выявляются сомнительные дебиторские долги. Их разделяют по срокам возникновения задолженности, суммам и определяют их долю в общей сумме задолженности. На сумму сомнительных дебиторских долгов формируются накопления, безнадежные долги списываются как внеочередные убытки. Это позволит определить сумму дебиторских долгов, которую реально можно взыскать. Если выяснится, что сроки оплаты дебиторских долгов превышают отсрочку платежей, которую предоставляют фирме поставщики, то коммерческая служба должна стремиться к заключению контрактов с поставщиками и покупателями на более выгодных условиях.
В хозяйственной практике регулярно осуществляется мониторинг дебиторской задолженности с использованием показателей оборачиваемости и периода оборота дебиторской задолженности. При этом под мониторингом дебиторской задолженности понимается относящийся к контролю процесс, который в первую очередь охватывает: учет и контроль за уровнем дебиторской задолженности; оборачиваемость дебиторской задолженности, сроки ее погашения.
Показатели контроля за дебиторской задолженностью, рассчитываются следующим образом[13].
Оборачиваемость дебиторской задолженности (ОДЗ)отражает число оборотов, совершаемых дебиторской задолженностью в течение рассматриваемого периода:
(7) ОДЗ = Продажи в кредит / Дебиторская задолженность
В данном показателе результаты работы предприятия (продажи в кредит) в исследуемом периоде соотносятся с «занятостью капитала», образуемого за счет продаж (дебиторская задолженность). «Занятость капитала» приводится в среднем размере или по состоянию на конец периода. Рост показателя свидетельствует о положительных тенденциях в сфере дебиторской задолженности.
Период оборота дебиторской задолженности (ПОДЗ) показывает среднее количество дней между выставлением счета фактуры и его оплатой:
(8) ПОДЗ = Дебиторская задолженность/Дневные продажи в кредит
При положительном развитии данного показателя (его снижении) улучшается соотношение между продажами и дебиторской задолженностью, на основании чего можно говорить об увеличении скорости погашения дебиторской задолженности.
«Возраст» дебиторской задолженности представляет собой величину, с помощью которой можно осуществлять мониторинг и контроль за «занятостью капитала» в дебиторской задолженности. Для получения обзора возрастной структуры дебиторской задолженности ее необходимо распределить по возрастным группам в соответствии с датой выписки счета фактуры. Разбивка на группы может быть помесячной, поквартальной и т.п.
Так же существует Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности (ReceivablesTurnover, RT)[14], который показывает, насколько эффективно компания организовала работу по сбору оплаты своей продукции. Снижение данного показателя может сигнализировать о росте числа неплатежеспособных клиентов и других проблемах сбыта, но может быть связано и с переходом компании к более мягкой политике взаимоотношений с клиентами, направленной на расширение доли рынка. Чем ниже оборачиваемость дебиторской задолженности, тем выше будут потребности компании в оборотном капитале для расширения объема сбыта.
(8) RT = Объем продаж/Средн. дебит. задолженность,
где Средняя дебиторская задолженность – среднегодовое значение дебиторской задолженности, обычно определяемое, как сумма на начало и на конец года, деленная пополам.
Широко распространен еще один вариант данного показателя, выражающий оборачиваемость дебиторской задолженности как среднее число дней, требуемое для сбора долгов. Этот вариант показателя называется Период сбора дебиторской задолженности (CollectionPeriod, CP)[15] и рассчитывается по следующей формуле:
(9) CP = Средн. дебит. задолженность/Объем продаж*365
2.2.1. Планирование дебиторской задолженности
Поскольку величина дебиторской задолженности зависит от объема продаж, ее планирование начинается с составления прогноза сбыта. Как правило, компании разрабатывают такой прогноз на год с поквартальным разделением.
Затем определяются коэффициенты инкассации. Эти коэффициенты показывают, какая часть реализованной продукции будет оплачена покупателями в текущем периоде, какая в следующем и т. д.
Например, если по условиям договоров покупатели оплачивают 80% от стоимости приобретенных товаров в момент покупки, а оставшиеся 20% - в следующем месяце, то коэффициент инкассации текущего месяца (по этим договорам) будет составлять 80%, а следующего - 20%[16].
Обычно финансовые службы компании отслеживают количество времени, необходимое покупателям для оплаты счетов. Информацию о сроках оплаты получают из условий договоров о продаже продукции, оперативного учета расчетов с покупателями и ведомостей расчетов по договорам. На основе этих данных и рассчитываются коэффициенты инкассации. Для их определения часто используются статистические методы, основанные на анализе данных за прошлые годы.
Понедельный план поступления денежных средств (могут использоваться и другие интервалы времени - декады, месяцы) строится в результате умножения полученных коэффициентов инкассации на запланированный объем продаж[17]. На основании информации о поступлении денежных средств можно достаточно точно прогнозировать кассовые разрывы и планировать привлечение дополнительного финансирования.
2.2.2. Возврат дебиторской задолженности
Причины, по которым не платит покупатель
Причины экономического характера. Покупатель является добросовестным, но временно испытывает дефицит оборотных средств. Это может быть связано с тем, что его "подвели" его покупатели или с тем, что его ценовая политика не оправдала уровень первоначальных затрат и т. д.
Причины "политического" характера. Должник имеет средства, не отказывается платить, но не платит вовремя. Задержка в оплате может быть "нормальной" для данной компании, например, в силу монопольного положения на рынке или в силу значительного перевеса в экономическом потенциале, который позволяет компании навязывать свой "стиль" работы. Это также может быть связано с особенностью финансовой стратегии должника, который предпочитает постоянно "жить в долг" и за счет этого расширять свой бизнес.