· должник может иметь намерение обеспечить себе более комфортные условия для осуществления своей деятельности, т.е. получить, по сути, беспроцентный кредит на неопределенный срок;
· должник действительно может испытывать финансовые трудности;
· политика должника, которой он придерживается при ведении бизнеса, может подразумевать то, что оплата производится только после многократного напоминания со стороны кредитора;
· должник может просто безответственно вести свои дела, постоянно терять финансовые документы, адреса и телефоны кредитора;
· должник никогда не платит добровольно.
Все вышеуказанные особенности могли бы быть учтены рассматриваемой информационной системой, ведь формализованный подход к работе с каждым контрагентом позволяет своевременно обрабатывать историю взаимоотношений с ним, устанавливать и контролировать абсолютно всех дебиторов, вне зависимости от суммы долга и от сроков платежа, контролировать сроки взыскания задолженности посредством автоматических напоминай и подготовки соответствующих документов, а значит исключить риски истечения сроков исковой давности по задолженности.
Кроме того, информационная система должна предусматривать возможность автоматического формирования необходимых для пользователя отчетов в целях принятия управленческих решений.
Например, при формировании отчета о степени надежности дебиторов, система самостоятельно могла бы «разбивать» их на несколько групп:
· проблемные дебиторы, которые не погасили задолженность в добровольном порядке, в связи с чем пользователю пришлось обратиться в арбитражный суд;
· дебиторы повышенного риска, которые погасили задолженность в добровольном порядке, но по истечению срока платежа, предусмотренного обязательством;
· надежные дебиторы, которые исполняют свои обязательства в соответствии с требованиями договора.
Анализ данной информации, предоставленный в удобной для пользователя форме, поможет организации оценить риски неплатежей со стороны определенного контрагента при заключении нового контракта и, либо отказаться от заключения сделки, либо предусмотреть повышенные гарантии исполнения обязательств:
· включить в договор условие о предоплате;
· установить высокую ставку штрафных санкций за неисполнение обязательств в сроки, предусмотренные договором;
· установить бонусы в случае досрочного исполнения обязательств со стороны контрагента;
· совместно с контрагентом разработать инструменты снижения риска неплатежа (например, обеспечить обязательство банковской гарантией);
· использовать с этим контрагентом аккредитивную форму расчетов;
· застраховать свои кредиторские риски и т.д.
Также система могла бы формировать отчет по общему количеству дебиторов, разбивая их на группы в зависимости от места осуществления их деятельности (например, количество организаций-дебиторов, находящихся в г. Тюмени или в г. Кургане). Данные отчеты представляют интерес для организаций и предприятий, располагающих многочисленными обособленными подразделениями в различных субъектах Российской Федерации.
Руководитель головного предприятия, просмотрев этот отчет и установив, что наибольшее количество дебиторов организации осуществляют свою деятельность в определенном регионе, может сделать вывод о временном прекращении обслуживания этих дебиторов, о технических или производственных проблемах, испытываемых юридическим отелом (ответственным лицом) филиала или принять иное управленческое решение в зависимости от специфики деятельности этой фирмы.
Подводя итоги вышесказанному можно сделать выводы относительного, того какие положительные результаты для любой организации предоставляет возможность использования информационной системы. Так, по моему мнению, внедрение такой системы в организации:
· не позволило бы втянуть ее в длительные судебные разбирательства;
· полностью автоматизировало бы процесс работы с дебиторами;
· существенно сократило бы «бумажные потоки» в организации;
· снизило бы риски утраты данных, содержащихся на бумажных носителях;
· обеспечило бы осуществление контроля со стороны одного сотрудника организации и за своевременностью выставления счета, и за подготовку претензии, и за оплату по ним;
· обеспечило бы своевременное принятие управленческих решений;
· создало бы условия для реализации стратегических планов компании.
Внедрение такой информационной системы в любой организации это очень простой и эффективный вариант решения проблемы по комплексному подходу к управлению дебиторской задолженностью. Утверждая подобным образом, можно исходить из того, что наверняка мы не предусмотрели всех возможностей предлагаемой информационной системы, а уровень современных технологий, профессиональных знаний и навыков предоставляет возможности для любой организации максимально усовершенствовать информационную систему по управлению дебиторской задолженностью в соответствии со спецификой хозяйственной деятельности именно этой компании.
Многие российские предприятия несут серьезные риски, сталкиваясь с проблемой неплатежеспособности, ненадежности своих партнеров. Из-за роста дебиторской задолженности возникает дефицит оборотных средств, а это уже грозит платежеспособности самой компании.
Проблема неплатежей актуальна не только для России, но и для большинства зарубежных стран. Важное различие состоит лишь в том, что за границей существуют отработанные методы управления дебиторской задолженностью. Для российских же предприятий в большинстве случаев характерны неэффективное планирование необходимой величины оборотных средств, в том числе дебиторской задолженности, нерациональное их использование, а также недостатки организационной структуры компаний. Это еще раз подчеркивает необходимость управления дебиторской задолженностью.
Поэтому руководителям хозяйствующих субъектов, финансовым менеджерам приходится решать следующие задачи:
1 выбор условий продаж, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств;
2 ограничение приемлемого уровня дебиторской задолженности;
3 определение скидок или надбавок для различных групп покупателей;
4 ускорение истребования долгов;
5 уменьшение бюджетных долгов;
6 оценка упущенной выгоды от неиспользования средств, замороженных в дебиторской задолженности.
Эти задачи решает политика управления дебиторской задолженностью. Такая политика, как часть общей политики управления оборотными средствами, заключается в оптимизации общего размера этой задолженности и обеспечении своевременного ее взыскания.
Целью управления дебиторской задолженностью можно считать оптимизацию ее величины, поскольку на предприятие оказывает негативное влияние как увеличение размера дебиторской задолженности, так и резкое ее снижение.
Так, с одной стороны, получение платежей от должников порой является значимым источником поступления средств на предприятие, и резкое снижение дебиторской задолженности может быть негативным сигналом, свидетельствующим о снижении объема реализации (потеря покупателей продукции или о сокращении продажи в кредит). С другой стороны, предприятия не заинтересованы в росте дебиторской задолженности, так как она представляет собой отвлечение денежных средств из оборота и, как следствие, возрастает потребность в привлечении дополнительных ресурсов для своевременного погашения своих обязательств.
Дебиторской задолженностью необходимо управлять на всех этапах ведения хозяйственной деятельности начиная от проведения преддоговорных процедур до исполнения договорных операций. На всех этапах ведения хозяйственной деятельности необходимо:
· постоянно следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, так как значительный рост долга создает угрозу финансовой устойчивости предприятия;
· своевременно выявлять недопустимые виды дебиторской задолженности, к которым относятся отгруженные товары, не оплаченные в срок, поставщики и покупатели по претензиям, задолженность по расчетам возмещения материального ущерба, по статье "Прочие дебиторы";
· прогнозировать поступление денежных средств от дебиторов на основе коэффициентов инкассации;
· оценивать реальную стоимость существующей дебиторской задолженности.
Но на практике может оказаться так, что предприятия самостоятельно не могут обеспечить возврат дебиторской задолженности или максимизировать ее, свести к минимуму возможные потери. В этих случаях могут быть приняты меры по досудебному взысканию задолженности, защита страхованием или факторинговые операции.
В условиях финансового кризиса, затронувшего все компании, необходимо помнить, что работа с дебиторской задолженностью это лишь небольшая часть необходимых комплексных мер по выводу компании из кризиса ликвидности. Действия, которые необходимо предпринять в дальнейшем затрагивают необходимость корректировок во всех сферах: в продуктах и услугах, маркетинговом плане, плане производства, управленческо-кадровом плане и, конечно же, в финансовом планировании.
1. Г.Б.Поляк и др. «Финансовый менеджмент», Москва, ЮНИТИ, 1997г.
2. Ковалев В.В. «Финансовый анализ», Москва, Экономика, 1998г.
3. «Финансовое управление фирмой», Москва, Экономика, 1998г.