● Работа — действия, которые выполняются, чтобы перейти от одного события вашего проекта к другому. Она занимает время и потребляет ресурсы. Примеры описания работ: "Разработать формат отчета" или "Сформулировать требования к новому продукту".
● Продолжительность — календарное время, требуемое на выполнение работы. Оно также называется периодом или временем работы. Продолжительность работы зависит от ее трудоемкости, количества исполнителей (с учетом их работоспособности), производительности используемого оборудования (например, вычислительная мощность компьютера) и доступности требуемых ресурсов.
Сетевые графики имеют две основные формы представления:
а) События-работы. Кружочками обозначаются события, а стрелками - работы. Эта форма считается классической, или традиционной.
б) Работы-связи. Наименования работ вписываются в прямоугольники, а их связи обозначаются стрелками. Такая форма еще называется узловым представлением работ или диаграммой предшествования.
Оба формата взаимозаменяемы, т.е. все, что можно представить в одном формате, также отображается и в другом. Разница состоит только в символах, обозначающих три основных элемента: события, работы и их
Особое значение имеет планирование денежных ресурсов.
Правильно запланировать финансовые ресурсы и суметь уложиться в них – это большое искусство, которому надо учиться. Прежде всего, надо оценить - является ли осуществление проекта оправданным с финансовой точки зрения.
Чтобы составить реальный план, следует определить условия его выполнения, которые подразделяются на:
ﻤ Ограничения — установленные пределы по срокам исполнения, используемым ресурсам, методам решения задач и результатам проекта, которых Вы хотели бы добиться;
ﻤ Потребности — все, что Вам нужно для успешной реализации проекта.
Заказчики проекта обычно выдвигают следующие предварительные требования:
ﻤ Результаты проекта — выходной продукт или эффект от реализации этого продукта;
ﻤ Сроки исполнения — например, кто-то ожидает, что проект должен быть выполнен к 30 июня, хотя Вы еще не знаете, возможно ли это;
ﻤ Ресурсы — виды, тип, количество, их доступность;
ﻤ Направления выполнения работ — стратегия и способы выполнения различных задач.
Планирование издержек
Смысл составления сметы – ответ на вопрос, в каком соотношении находятся между собой расходы и доходы. Таким образом, эти расчеты могут решить судьбу проекта, то есть вопрос о том, будет ли он осуществлен. Планирование издержек потребуется и для разработки финансового плана проекта, и для контроля за нарастающими расходами. А удержание расходов в запланированных пределах для многих проектов важнее, чем соблюдение сроков (если не учитывать того, что срыв сроков, как правило, ведет к превышению расходов).
Один из самых простых способов следить за показателями проекта – это дисперсионный анализ, или анализ отклонений. Анализ отклонений предусматривает сравнение трудовых или финансовых средств, заложенных Вами в проект на определенный период времени, с фактически полученными результатами за этот период. Отклонение представляет собой разницу между плановыми и фактическими показателями. Эта разница может быть выражена положительной, отрицательной величиной или равняться нулю.
При наличии отклонений необходимо оценить их размер – значительны ли они? В случае утвердительного ответа надо найти причину возникновения отклонений.
Если наметилось отставание в графике работ, причины могут быть следующими:
• Трудозатрат меньше, чем планировалось.
• Трудоемкость работ больше ожидаемой.
• Исполнители завышают объем работ.
• Обнаружились неучтенные в плане работы.
• Квалификация или навыки исполнителей не соответствуют требованиям.
• Данные по отработанному времени недостоверны.
Поняв причины отклонений от плана, по возможности, надо принять меры по устранению этих причин.
Организация работ на стадии исполнения проекта
Стадия исполнения проекта включает следующие действия:
· Выполнение задач согласно намеченному плану.
· Постоянное сопоставление проводимых работ с утвержденным планом. Сбор информации о полученных результатах, выполнении графика работ и проведенных расходах. Определение отклонений от плана и при необходимости принятие соответствующих мер.
· Выявление возникающих проблем. Изменение постановки задач, графика работ и распределения ресурсов с тем, чтобы реализовать проект в соответствии с планом; согласование внесения в него необходимых изменений.
Реализуя поставленные задачи, надо помнить, что в последующем будет необходимо оценить их эффективность. Одним из заметных направлений в бизнесе в последнее время стало стремление к реконструкции и модернизации. Это позволяет снизить затраты, обеспечить экономию времени, повысить качество продукции. Однако любая система, включая сферу бизнеса, подвержены энтропии – естественной деградации, наступающей с течением времени. Чтобы удержать свой бизнес хотя бы на сегодняшнем уровне, для своего выживания компании придется поглощать собственные ресурсы. Поэтому необходимы постоянные меры по внедрению инновационных методов в разных направлениях деятельности.
Способов оценки успеха в бизнесе много. Для компаний, осуществляющих модернизацию своего производства, проблемой часто является использование при такой оценке устаревших способов оценки. Например, многие компании до сих пор ориентируются, главным образом, на стратегию экономии масштабов. Такая стратегия предполагает сокращение производственных затрат за счет увеличения объемов производства. Бесспорно, экономию масштабов учитывать надо, но сегодня наиболее эффективны конкурентно-рыночные преимущества – инновации, дифференциация, снижение затрат при продвижении продукта. Именно такими понятиями надо считать главными при оценке успеха компании в реализации проекта.
Тема 5. Методы организации проектной деятельности
В отечественной практике распространены следующие методы организации проектной деятельности
Централизованная структура
Традиционная централизованная структура проектной организации предусматривает иерархическое подчинение специализированных подразделений, например, отдела кадров, бухгалтерии (рис.5) — центральному руководству. Все задачи организации выполняются в соответствующих подразделениях. Такую структуру еще называют фиксированной. Каждое подразделение имеет свою специализацию и постоянный персонал с соответствующей профессиональной подготовкой.
Преимущества централизованной структуры управления
• Централизованное управление выбором проектов.
• Единство методов руководства и отчетности по всем проектам.
• Стабильность взаимоотношений в коллективе.
• Четкость структуры полномочий при расстановке приоритетов и решении спорных вопросов.
• Постоянство руководства позволяет работникам рассчитывать на оценку своих заслуг
Однако централизованной структуре присущ и ряд недостатков:
• Замедленная реакция на проектные инициативы.
• Неравномерность загрузки персонала.
• Незнание специалистами сфер деятельности, в которых может понадобиться их экспертиза.
Функциональная структура
Разработанная для повышения оперативности, функциональная структура предусматривает деление организации на группы по назначению, с наличием в каждой из них своих специализированных подразделений. Хотя специализация таких подразделений может совпадать, каждое из них подчиняется руководству своей функциональной группы. Например, группы продаж, производства и администрация могут иметь свои информационные отделы, отделы кадров и др.
Как и централизованная, функциональная структура относится к типу фиксированных, и ей, в основном, присущи те же достоинства, но есть и некоторые свои:
~ Лучшее понимание персоналом задач своей функциональной группы.
~ Отсутствие конкуренции за услуги специализированных подразделений.
Однако у такой структуры есть и недостатки:
~ Разнобой в методах работы и отчетности одноименных подразделений разных групп.
~ Сложности эффективного использования крупных инвестиций.
~ Вероятность дублирования работ разными подразделениями.
Матричная структура
Проникновение современных проектов в разнообразные сферы деятельности организаций постоянно расширяется, причем влияние часто взаимное. Поэтому особую важность приобретает слаженность работы специалистов разных профессий.
Для ускорения реакции на возникающие задачи и повышения эффективности труда применяется матричная структура организации труда. Для выполнения каждого проекта привлекаются специалисты разных подразделений организации. Это дает возможность практически полностью обеспечить занятость персонала.
Отметим следующие преимущества данной структуры:
~ Оперативная комплектация временных команд.
~ Возможность краткосрочного привлечения высококвалифицированного специалиста.
~ Легче расположить к себе руководителей специалистов, назначенных данному проекту.
~ Возможность использовать одинаковые подходы и методы работ в однотипных проектах.
Матричной структуре присущи также и недостатки: