При шестидневной рабочей неделе продолжительность ежедневной работы не превышает 7 часов. Время отдыха включает перерывы, выходные, праздничные дни и отдых. Число дней еженедельного отдыха не менее числа воскресных дней в данном календарном месяце. Ежегодный отпуск предоставляется продолжительностью не менее 15 рабочих дней.
Размеры помещения, площадью 54м2 и высотой 3,5м, соответствуют количеству работающих и размещаемому в них комплексу технических средств.
5.3 Техника безопасности
Для контроля состояния электрической изоляции проводятся периодические испытания изоляции. Для измерения и испытаний сопротивления изоляции в электроустановках до 1000В применяются мегомметры типа М1101.
Корпуса всех устройств ЭВМ имеют надежное электрическое соединение с шиной защитного заземления в машинном зале. Для заземления корпусов машины используется выносное заземление. Оно представляет собой стержни длиной 2,5-3м, погруженные в грунт вертикально в специально подготовленной траншее. Вертикальные заземлители соединяются стальной шиной, которая приваривается к каждому заземлителю.
В ЭВМ предусмотрено зануление посредством сетевого шнура, подключенным к распределительному пункту, а также специальным подключением к розетке электропитания. При замыкании на корпусе срабатывает максимальная токовая защита, которая селективно отключает поврежденный участок сети. Защита ЭВМ от токов короткого замыкания на землю осуществляется автоматом с электромагнитным расщепителем, имеющем установку тока срабатывания 60А и полное время отключения 0,3с.
5.4 Пожарная безопасность
Помещение по степени пожарной опасности относится к категории D. Стальные и несущие ограждающие конструкции защищены огнезащитными материалами и красками, обеспечивающими предел огнестойкости 0,5.
Для акустической отделки стен и потолков применяются негорючие материалы. В потолке установлены пожарные извещатели, система трубопроводов и выпускаемых устройств для подачи огнетушительного состава.
Воздуховоды системы вентиляции выполнены из негорючих материалов, имеют небольшое число поворотов и гладкую поверхность стенок. В системе вентиляции предусмотрены клапаны для перекрытия воздуховодов при пожаре. Для тушения возможных пожаров имеется сигнализационная тепловая пожарная установка СТПУ-1. Она срабатывает автоматически при повышении температуры или концентрации дыма и передает сообщение с помощью световых и акустических сигналов. Время срабатывания извещателей СТПУ-1 не более 15 секунд. Возможно альтернативное применение сигнализационной комплексной пожарной установки СКПЦ-1. Для локального тушения пожаров помещение оборудовано углекислотными огнетушителями типа ОУ-5. Огнетушители находятся в непосредственной близости от выходов.
Выбор средств и способов пожаротушения зависит, в первую очередь, от места возникновения пожара. Воду можно использовать для тушения пожаров в помещениях программистов, библиотеках, конференцзалах, вспомогательных и служебно-бытовых помещениях. Углекислый газ и воздушно-механическую пену – на технических этажах, в кабельных лотках, каналах, туннелях, подпольных пространствах. В машинных залах, помещениях контрольно-измерительных приборов применять воду и пену недопустимо, ввиду опасности повреждения или полного выхода из строя дорогостоящего электрического оборудования.
В здании пожарные краны устанавливают в коридорах, на площадках лестничных клеток, у входов, в доступных и заметных местах. Пожарные краны располагают в нишах на высоте 1,35м, где также находятся пожарный ствол с напорным рукавом из тканевого материала длиной 10-20 метров. Напор воды должен обеспечивать радиус действия компактной части струи воды, достаточной для достижения наиболее удаленной и возвышенной части здания, но не менее 6м.
Для нормальной эвакуации людей во время пожара двери имеют ширину 1,5м, высоту 2м и ширину коридоров 2,5м. Помещение имеет план эвакуации, расположенный возле выхода.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данном дипломном проекте решена задача разработки автоматизированной системы управления работой финансового отдела ТОО “БАК ”, г.Экибастуз. Были рассмотрены вопросы исследования работы отдела с точки зрения его эффективности и уровня автоматизации, выявлены конкретные недостатки в работе отдела, их влияние на качество и оперативность управления компанией.
На основании этих исходных данных была поставлена задача проектирования интегрированной системы управления, которая объединила бы все потоки информации в работе финотдела в единое целое. Система управления в целом относится к информационно-советующему типу и реализована в виде сетевого пакета программного обеспечения.
Комплекс приложений и сервер БД используют локальную компьютерную сеть. Скорость передачи данных в сети является первым показателем скорости функционирования системы. Использование сервера Windows NT 4.0 на высокопроизводительной платформе Pentium III 600 и мощных рабочих станций Pentium 200 с операционной системой Windows 95, а также активного кабельного оборудования – концентраторов HP HUB-16U и 32-битных сетевых карт Intel EtherExpress Pro дает хорошие характеристики работы сети не только для разрабатываемой системы, но и предоставляет ресурсы для расширения системы и включения в нее других отделов.
Технологией разработки данной информационной системы управления финансовым учетом явилась концепция клиент/сервер. Эта концепция объединяет в себе методы программирования, построения базы данных, способ доступа и обработки информации, определяет идеологию работы всей системы. База данных реализована в SQL-сервере Borland IB Database 5.0, который является одним из передовых решений сервера БД для клиент/серверных систем. Клиентские приложения создаются с помощью инструмента быстрой разработки программ Borland Delphi Client/Server Suite 4.0, который позволяет не только создавать такие приложения, но и автоматически придает программам современный интерфейс, соответствующий логотипу “Designed for Windows 9x/NT”. Удобный и быстрый интерфейс программ определяет их производительность во взаимодействии с пользователем.
Разработка модели функционирования финансового отдела с хранением и обработкой информации в единой базе повлияла как на целевые установки повышения эффективности работы отдела, так и на структуру должностей и их должностные инструкции. Это связано с тем, что в целях оптимизации управления финансовым учетом мы не предполагали сохранить старый документооборот, а разработали совершенно новую схему информационных потоков. Т.о. в результате введения системы в эксплуатацию количество должностей в отделе сокращается на 5 единиц, работа по ведению финучета рассчитана на 8 пользователей.
В результате внедрения системы мы имеем повышение качества финансового учета в результате оптимизации информационных потоков, ускорение скорости получения оперативных данных по дебиторско-кредиторской задолженности, усиленный контроль за бюджетами подразделений.
В спецчасти описана программа “Реестр векселей”, которая входит в состав программного пакета. В ней реализованы все функции по ведению учета вексельных операций, обмен данными с другими приложениями системы происходит через серверную БД.
Архитектура клиент/сервер в дальнейшем позволит объединить подсистемы управления отдельных служб и подразделений в единую систему управления предприятием. Таким образом, создается база на будущее для внедрения современных информационных технологий.
В экономической части подчеркивалось, что определяющими факторами при рассмотрении целесообразности создания новой системы будут нематериальные преимущества, такие как улучшение качества управления финансовыми ресурсами, а материальное обоснование производится лишь постольку, поскольку это является обязательной частью любого инвестиционного проекта.
В результате использования автоматизированной СУ работой финотдела ожидается экономический эффект:
Эг = 2 189 909 тенге.
Срок окупаемости системы:
Ток = 1 143 500 / 2 189 909 = 0.52 года..
ЛИТЕРАТУРА
1) Н.М. Белик, И.П. Федотов, С.И. Джаксыбаев. ”Уголь Экибастуза”. - М.: Недра, 1992г. – 204 стр.: ил.
2) М.И. Агошков, Е.Л. Гольдман, Н.А. Кривенков. “Экономика горнорудной промышленности”.- М.: Недра, 1986г.- 435 стр.
3) Д. Васкевич “Стратегии Клиент/Сервер”.-Диалектика, 1996г.-398стр.: ил.
4) А.Д.Радостовец “Финансовый учет на предприятии”.-Билим,1997г.-523стр.
5) П.В.Шумаков “Delphi 3 и создание приложений баз данных”.-Нолидж,1998г.-715стр.: ил.
6) Л.С.Боуман “Практическое руководство по SQL”.-Диалектика,1997г.-320стр.: ил.
7) “Компьютерные сети”.-Microsoft Press,1998г.-600стр.: ил.
8) Д.Оузьер “Delphi 3 – поэтапный процесс обучения”. - Binom Publishers, 1997г., 460стр.: ил.
9) В.Чистяков,С.Михайлов “Delphi 4: новое слово Inprise в семействе Borland Delphi”// “Технологии клиент/сервер”,№3,1998г.
10) Д.Рамодин “IB Database принимает эстафету”//Мир ПК,№3,1998г.,стр54-57.
11) Положения о работе финансового отдела ТОО “БАК”.
Приложение
Функции специалистов финансово-экономического отдела
| Специалисты финансово-экономического отдела и их кодировка. | Должностные обязанности. |
| Начальник финансового отдела A | Управление и контроль |
| А. Сектор по учету и контролю за дебиторско-кредиторской задолженностью | |
| Главный экономист B Руководитель сектора по учету и контролю за дебиторско-кредиторской задолженностью. | сводный учет и контроль за деб.-кред. задолженностью по углю, ТМЦ, услугам, векселям, теплоэнергии, письмам находящихся в работе;своевременное оформление финансовых документов, контроль над письмами, взаимозачетами нах-ся в работе;подготовка пакета док-в к заседанию Правления, совещаниям и справки по сводной задолженности;разработка мер и предложений по погашению задолженности;осуществляет сверку с бухгалтерией, прием и учет справок перекрытия по углю и ТЭЦ, подготовка справок перекрытия;оперативный учет и подготовка отчетов по форме 1-ПФ, раздел отчета монитор;еженедельно аналитические работ по состоянию задолженности;разработка приказов, указаний и распоряжений финансового отдела, а также предложений;контроль над ценами по углю;контроль соответствия наименований и реквизитов предприятий в случае каких-либо изменений;другие поручения начальника финансового отдела. |
| Главный экономист C“ТМЦ по всем службам” | прием счетов-фактур по полученным и реализованным ТМЦ, услугам, работам от служб для учета;проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствиис договорами, письмами, спецификациями.еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по службам и дирекциям и разрабатывает меры по их снижению и недопущению роста (совместно);ежемесячно подготавливает пакет документов о задолженности по службам и дирекциям к заседанию Правлению и совещаниям;производит расчет пени на просроченную задолженность по ТМЦ;разработка проектов приказов, указаний;другие поручения начальника финансового отдела. |
| Ведущий экономист D “ТМЦ по БАКу” | текущий учет дебиторской кредиторской задолженности по полученным и реализованным ТМЦ, услугам и работам;еженедельно проводит сверки с бухгалтерией по поставщикам и подрядчикам;проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии с договорами, письмами, спецификациями.еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по ТМЦ, услугам и работам разрабатывает меры по их снижению и недопущению роста ;ежедневно подготавливает справки о задолженности по предприятиям к совещаниям;другие поручения начальника финансового отдела; |
| Экономист F “Договора” | учет договоров, соглашений и доп. соглашений с подрядчиками и поставщиками компании и контролирует за их исполнением;прием счетов-фактур по полученным и реализованным ТМЦ, услугам, работам от служб для учета;проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии с договорами, письмами, спецификациями.Своевременно предоставляет начальнику отдела информацию по необоснованно предъявленным счетам, нарушения по договорной дисциплине;другие поручения начальника финансового отдела; |
| Экономист G“Проверка счет-фактур” | прием счетов-фактур по полученным и реализованным ТМЦ, услугам, работам от служб для учета;проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии с договорами, письмами, спецификациями.Своевременно предоставляет начальнику отдела информацию по необоснованно предъявленным счетам, нарушения по договорной дисциплине;другие поручения начальника финансового отдела; |
| Б. Сектор платежей и работы с банками | |
| Главный экономист K(Руководитель сектора платежей и работы с банками) | разработку плана предстоящих платежей и поступлений средств, обеспечивает его исполнение в соответствии с годовым, квартальным финансовым планом;разрабатывает и представляет в установленные сроки кредитные заявки на все виды кредитов, контролирует кредитные договора и их исполнение, анализ;контроль над целевым использованием ссуд, кредитов и своевременность их возврата, начисление процентов за пользование кредитом;учет по ссудам выданным работникам компании, подготовка постановления администрации и профкома;представляет данные к платежному балансу;контроль и учет по платежам в бюджет и внебюджетные фонды;проверяет платежные реквизиты предприятий;другие поручения начальника финансового отдела. |
| Ведущий экономист L“Банк” | открытие расчетных счетов в банках;разрабатывает и обеспечивает исполнение оперативного плана предстоящих платежей и поступление средств в соответствии с утвержденным месячным платежным календарем;подготовка в установленные сроки платежно-расчетных документов на все виды платежей по обязательствам и долгам компании по направлениям: платежи в бюджет и в/бюджетные фонды, за тмц, услуги, работы и другие цели – в соответствии с утвержденным месячным платежным календарем, договорами, заявками от служб и дирекций;организует своевременное получение заявок от дирекций и служб;составляет и анализирует платежный баланс по расчетному и валютному счету;подготовка заявок на конвертацию на валютные средства;ежемесячно сверку с банком по предъявленным счетам за обслуживание, перечисление средств по зарплате, отпускным и другим видам платежей;составляет кассовые планы, статистическую отчетность, участвует в оформлении и своевременном возврате ссуд банка;контроль над своевременностью представления в банк справок от государственных контролирующих органов;контролирует правильность оформления и соответствие реквизитов платежных документов;другие поручения начальника финансового отдела. |
| Экономист M“Платежные документы” | подготовка в установленные сроки платежно-расчетных документов на все виды платежей по обязательствам и долгам компании по направлениям: платежи в бюджет и в/бюджетные фонды, за тмц, услуги, работы и другие цели – в соответствии с утвержденным месячным платежным календарем, договорами, заявками от служб и дирекций;организует своевременное получение заявок от дирекций и служб;обрабатывает выписки с банка по расчетному и валютному счету;ежедневно составляет реестр платежей;информирует о проведенных платежах других работников Компании после согласованияконтролирует правильность оформления и соответствие реквизитов платежных документов;другие поручения начальника финансового отдела;ведет ежедневный финансовый учет движения денежных средств по кассе и р/с, текущего курса валют,принимает ежедневную отчетность кассиров. |
| Экономист E “Теплоэнергия”Ведет отдельный финансовый учет по подразделению ТЭЦ | текущий учет дебиторской кредиторской задолженности по ТЭЦ;еженедельно проводит сверки с бухгалтерией ТЭЦ по поставщикам и подрядчикам и предоставляет необходимые данные;проведение взаимозачетов по теплоэнергии;проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии с договорами, письмами, спецификациями.Еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по ТЭЦ разрабатывает меры по их снижению и недопущению роста ;Подготавливает справки перекрытия по ТЭЦ;ведет оперативный учет и контроль по реализации ТМЦ, услуг и работ;проводит и у контролирует в/з по РГП «КТЖ», курирует лицевые счета предприятия в РГП «КТЖ», учет по в/з за ТехПД;другие поручения начальника финансового отдела; |
| Экономист H“Уголь” | ежедневно принимает ж.д. накладные и подготовку в установленные сроки финансовых документов, счетов-фактур по реализации угля, справки в бухгалтерию, отдел сбыта учет заявок на уголь;текущий учет дебиторской кредиторской задолженности по углю;еженедельно проводит сверки с бухгалтерией по углю и предоставляет необходимые данные;учет и проведение взаимозачетов по углю;проверка в счетах правильность расчетов, применение тарифов, расценок в соответствии с договорами, письмами, спецификациями.Еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по углю разрабатывает меры по их снижению и недопущению роста;Учет и контроль по справкам перекрытия по углю;Ведет оперативный учет и контроль по реализации угля;Контролирует отгрузку угля в соответствии с контрактами, проверяет реквизиты и т.д.Выполняет следующие виды работ:счета-фактуры потребителям продукции;организует своевременное получение информации об изменении цен от службы сбыта;проверяет достоверность наименования, платежные реквизиты, станцию назначения потребителей;своевременно отправляет необходимую документацию по факсимильному аппарату;в совершенстве владеет навыками пользователя компьютера;выполняет другие поручения начальника финансового отдела;осуществляет ежедневную доставку корреспонденции начальнику финансового отдела;обрабатывает прочие документы, отправляет письма, сообщения и т.д. |
| B. Сектор по учету взаимозачетов и векселей, аналитический сектор | |
| Ведущий экономист N“Взаимозачеты” | разрабатывает и обеспечивает оперативную работу по погашению дебиторской и кредиторской задолженности путем проведения в/з, прием, оформление и учет в/з;осуществляет ежедневный текущий учет и контроль по проведенным актам в/з, и находящихся в работе;Составляет платежный баланс по проведенным в/з за месяц, год;Составляет сводный платежный баланс по в/з и р/сч;Еженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность, разрабатывает меры по недопущению их роста;Подготовка полного отчета по в/з, о состоянии, цене и т.д.Контроль и учет по паспортам сделок на экспорт;Подготовка полной информации по п/с по экспорту;Проверка счетов-фактур на отгруженный уголь, по реквизитам, цене и качеству;Руководитель аналитического сектора;Подготовка финансового анализа за год, квартал, период;Разработка различных предложений по улучшению финансового состояния предприятия, прогноз и т.д.;Работа с банковскими и иными учреждениями и т.д.Другие поручения начальника финансового отдела |
| Экономист P“Векселя” | разрабатывает и обеспечивает оперативную работу по погашению дебиторской и кредиторской задолженности путем проведения в/з, прием и учет векселей;осуществляет ежедневный текущий учет и контроль по проведенным актам в/з , векселя.Составляет платежный баланс по проведенным векселям за месяц, и годЕженедельно анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность, разрабатывает меры по недопущению их роста;Подготовка полного отчета по векселям, о состоянии, цене и т.д.Подготовка аналитических работ по финансовому состоянию предприятия, прогноз;Контроль и учет по паспортам сделок на импорт;Подготовка полной информации по п/с по импорту;Другие поручения начальника финансового отдела |