- Формирование счет фактур по основным видам продукции: уголь и теплоэнергия;
- Расчеты с поставщиками за ТМЦ, работы и услуги;
- Ведение оперативной информации по дебиторско-кредиторской задолженности с партнерами по производственно-хозяйственной деятельности;
- Ведение финансового учета по заключенным договорам;
- Управление средствами на расчетных счетах в коммерческих банках;
- Проведение актов взаимозачетов (от коммерческого отдела);
- Управление ценными бумагами (векселями);
- Информирование казначейства о задолженности контрагентов;
- Сверка с бухгалтерией, казначейством по отчетным периодам;
- Поддержание оперативной, достоверной и актуальной информации для реального учета финансового состояния, обоснованного управления всеми видами средств;
- Отчетность перед финансовой дирекций, по которой она выполняет анализ ПХДП;
- Предоставление органам налоговой инспекции и внутреннего аудита информации по расчетам с отдельными предприятиями, фондами.
2. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОТДЕЛА ТОО ''БАК''
Сеть в офисном здании ТОО “БАК” основана на одном сервере Microsoft WindowsNT 4.0 и рабочих станциях Windows 95/98. Сеть построена с использованием смешанной топологии сети. Сегмент сети, в которой функционирует финансовый отдел, имеет соединение рабочих станций по топологии “шина” без выделенного сервера, соединение выполнено коаксиальным кабелем, рабочий протокол для большинства приложений – TCP/IP, но используются также NetBEUI и IPX/SPX. Пользователи зарегистрированы на сервере по уникальным именам и паролям. Специалисты входят в сеть без указания домена, т.е. внутри группы сегмент имеет свойства одно-ранговой сети. Т.о. есть возможность доступа некоторым сетевым ресурсам (внутри финансового отдела) без регистрации на сервере. Это, конечно, является узким местом в обеспечении безопасности информации.
Для совместного доступа к таким сетевым ресурсам, как разделяемые базы данных и принтеры, используется функциональный компонент операционной системы Windows95 “Служба доступа к файлам и принтерам сетей Microsoft”.
На каждой рабочей станции установлен стандартный пакет прикладного программного обеспечения, с помощью которого, осуществляется текущий уровень автоматизации некоторых задач и выполняются обычные операции по обработке документов. В состав этого пакета входят:
- Microsoft Office 97 Professional;
- Microsoft NetMeeting – коммуникационная программа;
- Outlook Express- почтовая программа;
- Система перевода Stylus;
- Программа распознавания сканированного текста CuneiForm.
Сегодня все финансовые расчеты выполняются совместно программами и людьми. Существуют несколько отдельных, созданных в разное время и со своими целями, таблиц на Excel’е и баз данных Access, для составления финансовых отчетностей деятельности предприятия в разном разрезе. В эти программы информация вводится без взаимосвязи друг с другом, кроме того, требуется дополнительная обработка и сверка со всеми отделами, которые работают с теми же данными независимо от начала и до конца.
2.1 Характеристика системы документооборота
Функции специалистов финансово-экономического отдела представлены в приложении 1.
· Экономист по платежным документам (М):
- Каждый банковский день получает выписки с банков с копиями платежных поручений о движении денежных средств на расчетных счетах ТОО ”БАК” в различных банках и вводит информацию в компьютер в базу Access;
- Составляет платежные поручения в банк для передачи средств по поручению финансового директора;
- Получает ежедневный отчет кассиров о движении наличных средств, сводит всех кассиров в одну ведомость;
- Получает от НацБанка ежедневный курс валют, распечатывает и распространяет по всем отделам;
- Готовит ежедневную справку по кассе и р/с для дирекции.
Все эти операции (за исключением курса валют) проводятся в файле БД Access. Вывод и составление необходимых документов (платежки, справка по кассе и р/с) автоматизирован и выполняется из базы.
· Ведущий экономист по банку (L):
Входная информация:
1) от кассиров – справка о движении по кассе за день и месяц
2) от F – информация по договорам:
- предприятие;
- № договора;
- сумма договора;
- процент наличной оплаты по денежной части.
3) от N – суммы взаимозачетов с предприятиями и населением за т/э, конкретно – денежная часть оплаты и задолженности
4) от B – остаток по задолженности из оперативной справки деб./кред. задолженности
5) от D – сумма предъявленных работ и оплаты по р/с
Выходная информация:
1) справка о движении по кассе за день и за месяц;
2) справка по оплате кредиторам за услуги;
3) платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)
Экономист L в базе Access на компьютере M обрабатывает всю информацию по банкам и кассе, некоторые данные используются совместно, разделение этапов выполнения некоторых задач. Например, данные о движении по кассе за каждый день составляют основу для расчета аналогичного отчета за месяц. Информация по выпискам с банков, которую вводит экономист M, служит основой для выполнения расчета платежного баланса по всем банкам экономистом L.
Справка по оплате кредиторам за услуги составляется вручную в форме электронной таблицы Excel, все данные экономист L получает от коллег личным визитом, что занимает много времени. Эта справка выдается ежемесячно, на ее подготовку же уходит около 2-х рабочих недель.
Расчет платежного баланса по всем банкам выполняется в 2 этапа:
1) Экономист L со своего компьютера имеет доступ к файлу базы Access у экономиста M, где хранятся оперативные ежедневные данные о движении по р/с. Для расчета платежного баланса есть отдельная база, которая связана с базой экономиста M. На основе этих данных и ежемесячных отчетов кассиров экономист L производит расчет баланса. Выходные таблицы формируются в Excel-форме;
2) Из-за несовершенства программы расчета платежного баланса, которая не учитывает конвертации валют, проводимых банком, наличия по несколько счетов в различных банках, и других сложностей современных форм ведения бизнеса, выходные данные необходимо обрабатывать вручную. Здесь играют роль профессиональные знания финансиста и опыт работы.
· Экономист по углю (H):
Входная информация:
1) Накладные и др. документы по отгрузке угля – с разреза;
2) Наряд по суточной отгрузке – с отдела поставок БАК;
3) Договора, письма, контракты по отгрузке угля – юридический отдел, отдел маркетинга.
С этих документов необходима информация:
- грузополучатель;
- плательщик;
- цена;
- № контракта;
- дата отгрузки;
- № квитанции;
- тоннаж;
- ж.д.тариф;
- договорной тариф;
- № удостоверения качества;
- качество угля (Q – теплота сгорания);
- таможенная декларация - № и дата (если есть).
На выходе формируется
1) счет-фактура для потребителей за отгруженный уголь:
- сумма за уголь;
- НДС;
- железнодорожный тариф;
- договорной тариф (если есть).
2) информация по взаимозачетам по углю;
3) учет текущего железнодорожные тарифа;
4) дебиторская задолженность за уголь по получателям и энергосистемам;
5) оперативная справка по отгрузке угля и условиям оплаты;
6) баланс отгрузки угля;
7) сведения об отгруженном угле;
8) дополнительные справки по требованию руководства.
Т.к. экономист H работает с первичной информацией – отгруженный уголь, то расчет выходной отчетности производится довольно изолированно. Эта слабая связанность с другими с другими финансистами в работе ведения финансового учета дала возможность создания довольно надежной и функциональной программы, опять же на БД Access, которая требует минимального вмешательства в процесс образования выходной информации. Эта программа функционирует уже около года, и единственное обстоятельство, на которое следует обратить внимание при создании интегрированной системы, это то, что результат работы – выходные цифры экономиста H другие финансисты получают в виде оперативных распечаток или с архива отчетов личным визитом.
· Ведущий экономист ТМЦ по БАКу (D):
Входная информация:
1) Реестр счет фактур от экономиста G, требуемая информация:
- дата реестра;
- наименование товара или услуг;
- сумма.
2) платежные поручения от экономиста M, движение по банкам и кассе;
3) акты взаимозачетов, касающиеся ТМЦ, выполненных работ и услуг;
4) письма, соглашения на поставку ТМЦ, выполнения работ и услуг;
5) договора цессии (переуступка прав требований);
Выходная информация:
- Дебиторско-кредиторская задолженность за ТМЦ, работы и услуги по компании без ТЭЦ;
- реализация ТМЦ, работ и услуг по компании без ТЭЦ;
- справка по расчетам с отдельным предприятием;
- взаимозачеты по ТМЦ по компании без ТЭЦ.
Выходная отчетность формируется полностью вручную в Excel’е. Это связано с тем, что деловая информация не поддается синхронизации и строгой типизации: оплата по договорам может быть произведена в любой момент и самыми различными формами, товарные ценности используются в нестандартных операциях, т.е. обращаются не только как материалы для производства и чистый продукт производства.