Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию для оплаты.
При поступлении материалов на склад должен быть составлен приходный ордер (акт). Поступившие материалы принимает комиссия, которая проверяет соответствие количества и качества поступивших материалов с сопроводительным документом. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Если все сходится, то комиссия подписывает приходный ордер, если есть расхождения, то составляется акт о приемки материалов (форма № М-7), который служит основанием для предъявления претензии поставщику. Данный акт составляется, если материалы пришли без сопроводительного документа.
Поступившие материалы от ликвидации основных средств оформляются актом об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35). Материальные ценности поступают на склады и хранятся под наблюдением материально – ответственных лиц, с которыми заключают договор о материальной ответственности.
Все первичные документы по движению материалов со складов предприятия поступают в бухгалтерию. Работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке.
Материалы со складов предприятия отпускаются в цеха для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки или реализации как излишние и не нужные. Под отпуском в производство понимается отпуск материалов для изготовления продукции, выполнения работ или оказания услуг. Отпуск материалов в кладовые цехов рассматривается как внутреннее перемещение материалов. При отсутствии кладовых цехов отпуск ценностей с центральных складов считается расходом на производство.
Расход материалов, отпускаемых в производство со склада, оформляется следующими документами:
− требование – накладная (форма № М-11) – применяется для учета движения материала внутри организации между структурными подразделениями и материально – ответственными лицами. Этим же документом оформляется операция по сдаче на склад из производства неиспользованных материалов, а также сдача отходов и брака;
− накладная на отпуск материалов на сторону (Форма М-15) – применяется для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории или сторонним организациям на основании договоров или иных документов. Выписывается в 2-х экз. Один - после письменного разрешения руководителя на отпуск и подписи гл. бухгалтера, передается складу как основание для отпуска, второй – получателю материалов. Подписывается лицами отпустившими, и получившими материальные ценности.
Оформление отпуска материалов трудоемко из – за большого количества и разнообразия первичных документов. Поэтому важное значение имеет упрощение учета на этом участке. Используя вычислительные машины, можно централизованно по данным технологических карт предварительно выписывать расходные документы на отпуск материалов и до начала месяца передавать их цехам (участкам). В дальнейшем эти документы будут использоваться цехами (участками) для получения материалов со складов.
2.3 Отчетность материально – ответственных лиц, приемка проверка и бухгалтерская обработка
На основании документов, которыми оформлено поступление и выбытие товаров и тары, материально – ответственные лица составляют отчеты и вместе с первичными документами представляют в бухгалтерию.
Отчеты материально – ответственных лиц имеют большое значение. Они используются для контроля за сохранностью ценностей, выполнением плана, величиной товарных запасов и др.
Отчеты материально ответственных лиц являются основой организации бухгалтерского учета товарно – материальных ценностей по отдельным организациям и материально ответственным лицам.
На основании отчетов материально ответственных лиц работники бухгалтерии, руководители организаций имеют возможность осуществлять контроль за объемами продажи товаров, проверять правильность и своевременность оприходования поступивших товаров и тары, осуществлять контроль за возвратом тары поставщикам и тарособирающим организациям.
В титульной части отчета записываются: наименование и номер предприятия; наименование организации; фамилия и инициалы материально – ответственного лица; порядковый номер и отчетный период. Отчеты нумеруются по порядку с начала года, а если материально – ответственное лицо начало работать в текущем году, то с момента его работы в данном предприятии.
Затем материально – ответственное лицо заполняет левую часть отчета. Вначале записывается остаток материалов на начало отчетного периода. Этот остаток должен соответствовать остатку материалов на конец отчетного периода по предыдущему отчету либо по инвентаризационной описи, если отчет составляется сразу после инвентаризации.
Записи в отчет производят ежедневно на основании приходных и расходных документов. Вначале записывают документы по приходу материалов, а затем – по их расходу. Каждый документ записывается отдельной строкой отчета. При этом в отдельных графах указываются дата составления и номер документа, наименование организации или предприятия, от которых поступили товарно – материальные ценности, или, наоборот кому они возвращены.
После записи всех документов за отчетный период подсчитывают итоги по приходу и расходу и определяют остатки материалов на конец отчетного периода. Итоги сумм по приходу записывают на следующей строке после записи последнего документа, а по расходу и остатки на конец отчетного периода на предназначенных для этого строках. Остатки на конец отчетного периода определяют арифметически – к остатку материалов на начало отчетного периода прибавляют общую сумму прихода и вычитают общую сумму расхода.
В конце отчета материально – ответственное лицо указывает общее количество приходных и расходных документов и ставит свою подпись. Отчеты составляют в двух экземплярах под копирку. Первый экземпляр вместе с документами материально – ответственное лицо сдает в бухгалтерию, а второй с распиской бухгалтера о проверке и принятии отчета с документами остается у материально – ответственного лица.
Поступившие в бухгалтерию отчеты должны проверяться в день их поступления и, как правило, в присутствии материально – ответственного лица. При этом проверяют правильность нумерации отчетов, наличие документов, указанных в отчете, их оформление и запись в отчет по приходу и расходу, арифметические подсчеты.
Если обнаружатся документы с нарушением установленного порядка оформления или действующего законодательства по приемке и расходованию товарно – материальных ценностей, денежных средств, то бухгалтер не должен принимать такие документы к учету. Их необходимо возвратить и потребовать устранения имеющихся недостатков. Затем сверяют суммы остатков материалов на начало отчетного периода по данным предыдущего отчета материально – ответственного лица и по данным учета в журнале и проверяют правильность выведения остатков на конец отчетного периода. Особенно необходима тщательная проверка полноты оприходования и списания материалов. С этой целью записи должны быть проверены по книге учета выданных доверенностей.
Если при приемке обнаружены ошибки в отчете, то они немедленно исправляются и подписываются материально – ответственным лицом. О сделанных исправлениях при приемке отчета указывается на оборотной стороне отчета и подтверждается подписями бухгалтера и материально – ответственного лица. Проверенные отчеты утверждаются руководителем предприятия.
После утверждения отчеты материально – ответственных лиц подвергаются бухгалтерской обработке, т.е. подготовке записей по ним в учетные регистры. Порядок подготовки документов зависит от того, как ведется бухгалтерский учет в бухгалтерии предприятия: в книгах и журналах или на ПЭВМ. Если учет ведется в книгах и журналах на каждом первичном документе, исходя из содержания хозяйственной операции, проставляются корреспондирующие счета, соответствующие субсчета, в необходимых случаях номера статей издержек обращения, финансовых результатов, суммы операций и т. д. Затем эти данные переносят в отчет для группировки сумм по корреспондирующим счетам.
Общий итог оборота по отчету и правильность корреспонденции счетов подтверждаются подписью главного бухгалтера.
Итоги сумм по корреспондирующим счетам в приходной и расходной части отчета должны быть равны итогам сумм прихода и расхода материалов
2.4 Методы контроля за расходование материалов в производстве
Бухгалтерский учет в современных условиях является одной из универсальных функций управления производством, призванной осуществлять повседневный и действенный контроль за соблюдением установленных норм и нормативов, сохранностью собственности, а также обеспечивать получение достоверной и в то же время оперативной информации, необходимой для контроля за выполнением плана и принятия управленческих решений.
Следовательно, повышение роли учета материалов, объективность его информации зависят в первую очередь от форм и методов контроля, которые давали бы возможность оперативно, своевременно подводить итоги работы по экономии во всех звеньях производства, выявлять внутрицеховые резервы, своевременно искоренять факты бесхозяйственности и расточительства.
Усиление контроля за состоянием сырья и материалов и рациональном их использовании оказывает существенное влияние на рентабельность предприятия и в целом на его финансовое положение. Так как сырье и материалы составляют значительную часть имущества и затраты на их составляют до 80% в себестоимости продукции.