На основании оформленных актов (формы № ОС-1, № ОС-1а, № ОС-16), передаваемых в бухгалтерию организации-получателя бухгалтерия открывает на поступивший объект основных средств инвентарную карточку (книгу) установленной формы, о чем делает отметки в актах путем указания номера открытого документа и даты его составления.
Акты передаются в бухгалтерию с приложенной технической документацией на объект основных средств. Отметке бухгалтерии об открытии инвентарной карточки (книги) на объект основных средств заверяется подписью главного бухгалтера с указанием расшифровки его подписи.
Помимо актов о приеме передаче основанием для принятия объектов основных средств к учету служат расчетные и сопроводительные документы, подтверждающие их поступление в организацию[10]:
-счет и счет-фактура поставщика на поступивший объект основных средств;
- документы (счета, счета-фактуры и др.). подтверждающие расходы связанные с поступлением объекта основных средств и приведением его в состояние, пригодное для использования;
- платежно-расчетные документы, свидетельствующие об оплате объекта основных средств и всех расходов, связанных с его приобретением;
- договор о приобретении объекта основных средств (при приобретении объекта за плату);
- договор с подрядной организацией (при строительстве объекта основных средств подрядным способом);
- платежно-расчетные документы, свидетельствующие об оплате расходов, связанных со строительством объекта основных средств:
- документы (расчетно-платежные ведомости, счета, счета-фактуры на материалы и т. д.), подтверждающие материальные и иные расходы, связанные с созданием объекта основных средств (при строительстве объекта основных средств хозяйственным способом, т е силами самой организации);
- решение общего собрания учредителей и учредительный договор, в которых отражается денежная оценка объекта основных средств, вносимого учредителем в счет вклада в уставный капитал организации (при поступлении объекта основных средств в счет вклада в уставный капитал организации);
- акт независимого оценщика об оценке объекта основных средств, вносимого в уставный капитал организации (при необходимости);
- договор дарения и письменное сообщение (авизо) организации о принятии к учету безвозмездно полученного объекта основных средств (при безвозмездном получении объекта основных средств);
- договор мены (при поступлении объекта основных средств в обмен на другое имущество) и др.
2.3 Документы по оформлению основных средств и документы по учету внутреннего перемещения основных средств
На каждый инвентарный объект должна открываться инвентарная карточка установленной формы. При принятии объектов основных средств к бухгалтерскому учету должны открываться:
- на каждый объект - инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС-6;
-на группу объектов - инвентарная карточка группового учета объектов основных средств по форме № ОС-6а;
- для объектов основных средств малых предприятий – инвентарная книга учета объектов основных средств по форме № ОС-6б.
Инвентарные карточки составляются в одном экземпляре бухгалтером на основании документов на зачисление объекта и находятся в бухгалтерии. Инвентарные карточки являются основным регистром аналитического учета объектов основных средств.
Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации,
включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.
Записи в инвентарных карточках (инвентарной книге) производятся на
основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы № ОС-1, № ОС-1а, № ОС-16) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов - изготовителей и др.).
В инвентарных карточках (инвентарной книге) должны быть приведены основные данные по объекту основных средств: срок полезного использования; способ начисления амортизации и т.п.
В организациях, не относящихся к малым предприятиям, в инвентарной карточке формы № ОС-6 отражаются данные из актов о приеме-передаче форм № ОС-1 и ОС-1б, а в инвентарной карточке формы № ОС-6а - данные из акта о приеме-передаче формы № ОС-1б.
Перемещение объектов основных средств между структурными подразделениями организации оформляется накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2).
Накладная формы № ОС-2 применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другое структурное подразделение. Накладная формы № ОС-2 выписывается передающей стороной (подразделением-сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта (объектов) основных средств сдатчика, третий экземпляр передается подразделению-получателю.
Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарные карточки (книгу) учета объектов основных средств, которые помещаются в картотеку по новому местонахождению.
Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы N8 ОС-6, № ОС-6а, № ОС-6,). и отражаются, например, а форме № ОС-6 в разделе 4 «Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств». В соответствующих графах формы №ОС-6 указываются наименование документа (накладной), его дата и номер, а также другие необходимые данные (наименование структурного подразделения, остаточная стоимость передаваемого объекта основных средств, фамилия и инициалы лица, ответственного за хранение объекта основных средств).
Инвентарные карточки (книга) учета на перемещенные объекты основных средств помещаются в картотеку по новому местонахождению.
Техническая документация, относящаяся к передаваемому инвентарному объекту, может передаваться по месту эксплуатации объекта с соответствующей отметкой в инвентарной карточке
В заголовочной части формы накладной указываются наименование и код ОКПО организации, а также наименования структурных подразделений и их коды (если в организации применяется классификатор структурных подразделений с их кодами).
При отсутствии классификатора структурных подразделений с их кодами в соответствующих графах накладной ставятся прочерки.
В накладной указываются присвоенный ей номер и дата его составления в формате «ДД. ММ. ГГГГ».
В форме № ОС-2 указываются наименование передаваемого объекта основных средств, дата его приобретения и инвентарный номер, взятые из инвентарной карточки объекта основных средств. Кроме того, в накладной указывается количество передаваемых объектов основных средств, стоимость единицы (одного объекта) и общая стоимость передаваемых объектов в графе 7 «Всего».
Накладная формы №0С-2 подписывается лицами, сдавшими и принявшими основные средства с указанием их должностей, расшифровок подписей и табельных номеров, а также главным бухгалтером организации с указанием расшифровки его подписи.
Заполненная форма накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (№ ОС-2) представлена на следующих двух страницах. Заполнение формы произведено на примере персонального компьютера, приведенного ранее в формах № ОС-1 и № ОС-6.
2.4 Документы по учету выбытия основных средств
Выбытие основных средств в результате продажи или передачи сторонним организациям оформляется актом (по форме № ОС-1, № ОС-1а
или № ОС-1б), на основании которого в бухгалтерии организации делается соответствующая запись в инвентарной карточке (книге) учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-6а или № ОС-6б).
При списании объектов основных средств из-за их непригодности к
дальнейшему использованию, невозможности или неэффективности их
восстановления требуется оформление других первичных учетных документов.
Для оформления документации на списание объектов основных средств в организации приказом руководителя создается комиссия, в состав которой входят соответствующие должностные лица, в том числе главный бухгалтер (бухгалтер) и лица, на которых возложена ответственность за сохранность объектов основных средств. Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители инспекций, на которые в соответствии с законодательством возложены функции регистрации и надзора на отдельные виды имущества.
Принятое комиссией решение о списании объекта основных средств оформляется в акте на списание объекта основных средств с указанием данных, характеризующих объект основных средств (дата принятия объекта к бухгалтерскому учету, год изготовления или постройки, время ввода в эксплуатацию, срок полезного использования, первоначальная стоимость и сумма начисленной амортизации, проведенные переоценки, ремонты, причины выбытия с их обоснованием, состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов).
Для оформления списания объектов основных средств комиссия использует следующие акты:
- для объекта основных средств - акт о списании объекта основных (кроме автотранспортных средств) по форме № ОС-4;
- для автотранспортных средств - акт о списании автотранспортных средств по форме № 0С-4а;
- для групп объектов основных средств - акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) по форме № ОС-4б.