Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов, хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров кредитной организации. Они должны проинструктировать сотрудников кредитной организации и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места. Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа. В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах). После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях. Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты и т.п.) для обеспечения их сохранности определяется руководителем кредитной организации и главным бухгалтером. Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня. Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета. Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам. В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами,
иностранной валютой, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации, с различными сроками хранения. Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то осуществляется выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам. Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов 99998 и 99999, помещаются в документы дня после мемориальных документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними. Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.
Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений. Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего
дня несброшюрованные документы должны храниться в несгораемом шкафу. Кредитная организация вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычисли- тельной техники. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. Бухгалтерские документы могут изыматься по решению суда, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания в предусмотренных законом случаях, а также иными органами, наделенными законодательством РФ соответствующими полномочиями. При изъятии подлинного документа составляется в 2 экземплярах акт или протокол изъятия в порядке, установленном законодательством РФ, за подписями руководителя кредитной организации или его заместителя, главного бухгалтера и представителя органа, проводящего изъятие документа. В акте или протоколе должно быть указано, по чьему требованию и разрешению осуществляется изъятие и какой документ изымается. Главный бухгалтер или по его поручению другое уполномоченное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять копии с изымаемых документов с указанием на них основания и даты изъятия. На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа. Главный бухгалтер на обложке папки с документами делает за своей подписью надпись об изъятии документов. Второй экземпляр акта или протокола вручается представителю органа, проводившего изъятие.
Заключение
Отечественная кредитная система - один из наиболее интенсивно развивающихся сегментов экономики России, где переход на рыночные отношения осуществился особенно быстро. При нынешних проблемах отечественной экономики, связанных с преодолением кризисных явлений и инфляции, расширением инвестиционной и банковской деятельности, совершенствованием расчетов и стабилизацией рубля, ускорением формирования эффективно функционирующей кредитной системы, способной обеспечить мобилизацию ресурсов и их концентрацию на приоритетных направлениях, имеет неоценимую практическую значимость. Современная банковская система — это сфера оказания многообразных услуг клиентам банков — от традиционно депозитно-ссудных и расчетно-кассовых, определяющих основу кредитного дела, до новейших форм кредитных операций. Были рассмотрены проблемы организации и бухгалтерского учета основных банковских и внутрихозяйственных операций, теоретические вопросы организации учета, особенности учета в банке. Организация и бухгалтерский учет банковских операций - одно из основных направлений работы персонала кредитной организации.