Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице кассовой книги указывают количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя и главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда на оплату труда, не списанную в расход. Второй отрывной лист ( отчет кассира – копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию по расписку в кассовой книге.
Бухгалтерская обработка отчета кассира производится бухгалтерией предприятия и заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Также сверяют суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному счету. После проверки кассового отчета в специальной графе проставляют номера корреспондирующих счетов. После проверки отчета кассира делается запись в журнал- ордер 1, причем каждому отчету в журнале отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале- ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Итоги журнала - ордера переносятся в конце месяца в Главную книгу. При наличии на предприятии касс - филиалов старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму под расписку в книге учета принятых и выданных главной кассой денег. В установленный период, в конце рабочего дня или другого заранее оговоренного времени (но не более трех дней), кассиры касс - филиалов обязаны отчитаться перед старшим кассиром и сдать ему остаток наличности и все оправдательные документы. При этом все обороты по приходу и расходу касс – филиалов следует отразить через оборот главной кассы.
Помимо денежных средств предприятия могут хранить в кассе денежные документы: марки государственных пошлин, путевки в санатории и дома отдыха, собственные акции, выкупленные у акционеров, извещения о денежных переводах и т.д. Денежные документы учитываются на отдельном субсчете 50-3 «Денежные документы». Аналитический учет этих ценностей ведется по их видам.
Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы с полным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия. Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия предприятия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, чековые книжки и бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег. Результаты инвентаризации оформляют «Актом о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998г. №132. Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир - операционист (продавец, официант, приемщик заказов) – в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемой организации, третий - остается у материально ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение. Если будет установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.
Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход предприятия и приходуют (дебет счета 50 «Касса» кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы»).
Недостачу относят на виновное лицо (дебет счета 94, кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 94) и удерживают с него (дебет счета 50,70, кредит субсчета 73-2).
Помимо осуществления расчетов в безналичном порядке торговые предприятия могут производить расчеты через кассу. Наряду с расчетами между юридическими лицами (в пределах установленных лимитов) к данной группе расчетов относятся и расчеты с населением, осуществляемые посредством контрольно- кассовых аппаратов.
В соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003г. № 54-ФЗ «О применении контрольно - кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее - Закон о ККТ) при осуществлении организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения или оказания услуг обязательно использование контрольно-кассовой техники, включенной в Государственный реестр.
Исходя из положений статьи 3 Закона о ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт на территории Российской Федерации должны применяться модели контрольно-кассовой техники, включенные в Государственный реестр, ведение которого в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 июня 2004г. № 285 осуществляется Федеральным агентством по промышленности.
При этом в соответствии со статьей 1 Закона о ККТ в настоящее время наряду с контрольно-кассовыми машинами, оснащенными фискальной памятью, при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт допускается применение электронно-вычислительных машин, в том числе персональных, а также программно- технических комплексов.
Государственный реестр, а также вносимые в него изменения и дополнения подлежат официальному опубликованию (изменения и дополнения – в течение 10 дней с их принятия).
В случае исключения из Государственного реестра ранее применявшихся моделей контрольно-кассовой техники, их дальнейшая эксплуатация осуществляется до истечения нормативного срока их амортизации.
Исходя из положений письма Минфина России от 5 января 2004г. № 16-00-17/2, на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке должны отражаться следующие реквизиты:
- наименование организации;
- идентификационный номер организации- налогоплательщика;
- заводской номер контрольно-кассовой машины;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки (оказания услуг);
- стоимость покупки (услуги);
- признак фискального режима.
На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовой технике.
Кассовый чек, выданный при применении контрольно-кассовой технике, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем и составляется в момент совершения операции, как того требует Закон о бухгалтерском учете. В связи с этим кассовый чек является первичным учетным документом.
Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 31 марта 2005 г. №171. Следует учитывать, что переход организаций на упрощенную систему налогообложения и (или) на уплату единого налога на вмененный доход, не освобождает их от применения контрольно-кассовой техники или бланков строгой отчетности. Пунктом 3 Закона о ККТ определено, что организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при осуществлении следующих видов деятельности, например: