В данной дипломной работе рассмотрим мероприятия, позволяющие сократить расходы по статьям затрат, занимающим наибольший или значительный удельный вес в структуре себестоимости ЗАО «Стройснаб».
3.2. Внедрение программы «Агент плюс»
В рамках развития существующей на предприятии "Стройснаб" Автоматизированной Системы охвачена деятельность торговых агентов.
Предлагается в рамках этой системы произвести работы по интеграции специализированного программного обеспечения "Агент плюс" для КПК (карманного персонального компьютера) в существующую учетную систему предприятия на платформе "1С:Предприятие". Таким образом, торговые менеджеры, выполняющие работу по сбору заказов, осуществляют свою деятельность с использованием КПК.
Покупка и установка новой программы будет произведена специалистами компании "Неосистемы Северо-Запад".
Автоматизация предприятия с помощью КПК несет в себе ряд преимуществ, например:
- Снижение операционных затрат;
- Снижение складских расходов, затрат, связанных с пересортицей, дефицитом товаров – благодаря возможности оптимизации заказа;
- Эффективная организация работы отдела продаж;
- Повышение скорости и качества обслуживания клиентов;
- Исключение ошибок при регистрации и передаче заказов и платежных документов;
- Улучшение условий работы сотрудников.
Использование специализированного программного обеспечения "Система мобильной торговли Агент+" позволяет видеть имеющуюся на складе номенклатуру продукции, контролировать остатки товара, задолженность клиента, видеть историю продаж по конкретному клиенту и выполнять резервирование товара в соответствии с заявками покупателей. Связь КПК с учетной системой организована с использованием современной технологии передачи данных GPRS.
В рамках этой программы будет установлен модуль «Управление материальными потоками»:
Таблица 8
Состав модуля «Управление материальными потоками»
| Управление материальными потоками | |
| Закупки | Учет запасов |
| Управление складом | Контроль счетов |
Модуль предоставляет в распоряжение закупщика для преобразования запроса в заказ комплексную цепочку эффективных закупочных операций от создания запроса и контроля над предложением до заключения долгосрочных договоров. При этом по каждой закупочной операции система автоматически сравнивает цены, услуги и качество работы подходящих поставщиков и сразу же подбирает наиболее выгодного из них, что позволяет экономить время и затраты при осуществлении закупок.
Функция закупки создает основные предпосылки для планирования потребности в той или иной продукции. При подготовке предложений по заготовке по точке запаса или на основе прогноза, планирование потребности в продукции опирается на данные о расходе материалов. Дополнительные потребности вводятся как заявки на продукцию и присваиваются источникам поставок, которые потом обрабатываются соответствующим подразделением отдела закупок.
Каждое поступление и отпуск продукции автоматически актуализирует объем запасов. Одновременно происходит обновление данных финансовой бухгалтерии на величину поступления и отпуска материала, включая возникшие дополнительные расходы. Непосредственно при поступлении товаров их количество сравнивается с заказанным, при этом система сразу же информирует закупщика о возможных отклонениях. Для проведения инвентаризации предусмотрены удобные средства сбора данных и их автоматического анализа.
Функция управления складами определяет различные типы складов (высокополочных, блочных и т.п.), которые могут управляться как склады с произвольной организацией мест, так и склады с фиксированными/закрепленными местами хранения. Через функцию "Стратегия" система по умолчанию предлагает значения, где должен складироваться тот или иной товар, откуда он должен отпускаться или где комплектоваться.
Использование модуля позволяет добиться оптимальной оборачиваемости складских запасов и значительного снижения складских расходов благодаря быстрым и удобным функциям размещения и выдачи запасов. Система поддерживает возможность применения штрихового кода, что снижает возможность ошибок и экономит время на обработку.
Для оперативного контроля за точностью счетов система предлагает подлежащие фактурированию количества и суммы, а также информацию о сконто и налогах. По любому виду расхождений (в количестве, цене, сроках и т.д.) можно задать допустимую величину отклонения, превышение которой приводит к автоматическому блокированию оплаты счета.
Для эффективной реализации функций по закупкам товаров, для решения задач у кого закупить и на каких условиях, для лучшей организации доставки товаров, а также исполнения контроля необходимо технически оснастить рабочие места менеджеров отдела по закупкам персональными компьютерами. Поскольку в настоящее время, чтобы подготовить один из самых простых документов в закупочной работе – заявку на поставку необходимой продукции, менеджерам приходится просить кого-то или ждать, когда освободится компьютер в других отделах предприятия. Это касается также просмотра документов по прибытию или выбытию товаров и многих других операций. Все это доставляет огромные неудобства в работе сотрудников отдела.
В рамках автоматизированной системы на предприятии установлена программа 1С: Торговля и склад 7.7. В современном мире рынок программных продуктов постоянно развивается. И данная версия уже устарела, поэтому для оптимизации процессов, связанных с закупочной деятельностью, следует предложить ЗАО «Стройснаб» перейти на новую редакцию данной программы – 1С: Торговля и склад 9.2.
Важной особенностью конфигурации является система планирования торговой деятельности на основе анализа заявок покупателей. В новой редакции существенно расширены функциональные возможности данного механизма:
- добавлен отчет «Оплата заявок», который позволяет получить информацию о состоянии оплаты и отгрузки заявок;
- добавлен документ «Отмена заявок» с возможностью заполнения документа по данным отчета «Оплата заявок»;
- добавлен документ «Снятие с резерва», который позволяет снимать резерв товаров на конкретном складе или по фирме в целом.
В новой редакции программы предусмотрена специальная возможность «пакетного» ввода документов – специального режима оформления документов, позволяющего в удобной для пользователя форме создавать однотипные документы для разных контрагентов с визуальным контролем складских запасов. Пакетный ввод позволит:
- оформить документы реализации по выписанным заявкам клиентов;
- распределить товар по магазинам, исходя из текущих остатков на складе;
- выписать заказы поставщикам, исходя из нехватки товаров с учетом минимально необходимого остатка;
- подготовить документы поступления товаров на основании анализа нехватки товаров по установленному способу контроля отрицательных остатков.
Предложенные мероприятия позволят Обществу избежать кропотливой ручной работы по составлению заказа, значительно сэкономят затраты труда и времени, обеспечат скорость и точность подготовки документов и более полно использовать внутренние ресурсы предприятия.
Затраты предприятия по внедрению данного мероприятия:
1. Приобретение КПК для менеджеров: 18000 руб. х 3 = 54000 руб.
2. Приобретение специализированного программного обеспечения "Система мобильной торговли Агент+" 35000 руб.
3. Приобретение модуля «Управление материальными потоками» - 4560 руб.
4. Приобретение программы – 1С: Торговля и склад 9.2. – 5700 руб.
5. Работы по установке программных продуктов фирмой-поставщиком – 5000 руб.
6. Амортизация ОФ: 54000 : 5 = 10800 руб. Программные продукты не являются нематериальными активами, так как мы не приобретаем исключительные права на их использование, поэтому амортизация в этом случае не начисляется.
7. Налог на имущество: 54000 х 2,2% : 100% = 1188 руб.
Снижение трудоемкости работ с введением новых программ в рамках автоматизированной системы позволит сократить одну штатную единицу бухгалтера. Экономия составит по статье «Заработная плата»: 7500 х 12 х 1,2 (20% - дополнит. з/пл) = 108000 руб. По статье «Отчисления на социальные нужды» - 28,1 тыс.руб. Автоматизация предприятия с помощью КПК влечет за собой снижение трудоемкости работ, повышение эффективности организации работы отдела продаж; повышение скорости и качества обслуживания клиентов| Статьи затрат | Отклонение , тыс.руб. |
| 1 | 4 |
| 1. Вспомогательные материалы | - |
| 2. Транспортные расходы | - |
| 4. Расходы по оплате труда | -168,0 |
| 5. Отчисления на социальные нужды | - 43,7 |
| 6. Расходы на аренду транспорта | - |
| 7. Амортизация основных средств | +10,8 |
| 8. Расходы на ремонт основных средств | - |
| 9. Износ санитарной и спец. одежды | -1,4 |
| 10. Плата за электро- и теплоэнергию | - |
| 11. Оплата коммунальных услуг | - |
| 12. Расходы на хранение | -28,2 |
| 13. Расходы на рекламу | - |
| 14. Расходы на тару | -10,2 |
| 15. Услуги сторонних организаций | +5,0 |
| 16. Прочие расходы | +1,2 |
| 17. Общехозяйственные расходы | -379,3 |
| Итого: | -613,5 |
3.3. Замена вентиляторов