Разрыв экономических связей, кризис неплатежей, инфляция оказали негативное воздействие на эффективность использования оборотных средств предприятия, привели к возникновению дефицита в собственных оборотных средствах, снижению обеспеченности необходимой части запасов и затрат.
В сложившихся условиях особую роль должна сыграть разработка эффективных мер по управлению оборотными средствами предприятий, особенно в части запасов и затрат, необходимых предприятию для обеспечения непрерывности производственных процессов и его содержания.
Запасы и затраты как часть оборотных средств предприятия могут быть охарактеризованы с разных позиций. Однако основная их характеристика - минимальная достаточность, объем и структура, обеспечивающие бесперебойность работы производственных подразделений предприятия.
В процессе производственной деятельности происходит постоянная трансформация материальных запасов. Покупаемые предприятием сырье и материалы, как правило, передаются в производство, из них производится продукция, которая реализуется, а на полученные деньги покупаются запасы. И чем меньше запасы, тем быстрее они оборачиваются, тем меньше средств необходимо на их содержание.
В составе необходимых запасов и затрат материальные запасы и заделы наименее ликвидны. Более ликвидны запасы готовой продукции на складе. Что касается объема и структуры материальных запасов, то они в значительной мере определяются спецификой деятельности предприятия. Чаще всего их величина зависит от потребностей производственного процесса.
В основе политики управления материальными запасами должно лежать определение их минимального объема и структуры, достаточных для обеспечения бесперебойной и эффективной производственной деятельности. Влияние данных факторов на результирующие показатели эффективности деятельности предприятия достаточно очевидно.
Так, на уровне отдельно взятого предприятия возникает сложная цепь взаимосвязанных и взаимообусловленных управленческих проблем от размера потребностей по каждому виду производственных запасов до выявления результатов их потребления. Изучение и разработка направлений совершенствования экономических методов управления структурой и объемом оборотных средств, обеспечивающих эффективное функционирование предприятия, выработка стратегии и тактики безубыточного управления запасами в сложившихся экономических условиях - приоритетные направления эффективного использования качественной учетной управленческой информации на этапе заготовления, сбережения и рационального использования материальных ресурсов.
Рациональное управление запасами обеспечивает конкурентоспособность экономическому субъекту. Конкуренция как основной инструмент регулирования экономических отношений способствует выживанию и дальнейшему развитию предпринимательской деятельности на основе совершенствования экономических форм и методов управления предприятием. Развитие рыночных отношений предоставляет предприятиям дополнительные возможности в выборе эффективных форм и методов управления оборотными средствами. Известно, что наличие у предприятия в достаточной мере средств в обороте позволяет обеспечивать бесперебойный процесс производства и реализации продукции. А от того, насколько минимизированы и эффективно используются средства, вложенные в необходимые запасы и затраты, зависит их оборачиваемость и финансово-экономическое положение предприятия. Задача здесь заключается в том, чтобы было можно и необходимо содержать предприятие с минимальными средствами.
Рациональное и эффективное управление запасами предполагает прежде всего определение их достаточной величины, а также обеспечение минимальных издержек в процессе заготовления и сбережения материальных ресурсов. При этом научно, технически и технологически обоснованное нормирование реальной потребности предприятия в материальных ресурсах в современных условиях является основным элементом всей системы управления запасами. Здесь важное значение имеют как длительность и устойчивость складывающихся экономических связей с поставщиками и подрядчиками, использование капитала которых позволяет снизить потребность в источниках обеспечения предприятия оборотными средствами, так и наиболее полное и рациональное использование всей совокупности собственных средств.
Правильность принимаемых управленческих решений полностью зависит от качества информации, ее достоверности и релевантности. Дефицит в подобной информации может быть устранен на основе применения эффективных методов управленческого учета и контроля производственных запасов на этапе заготовления, сбережения и эффективного использования в процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому организация информационной подсистемы производственного и финансового управления материальными запасами предприятия в условиях становления и стабилизации рыночных отношений, существующих диспропорций и нестабильности экономических связей наиболее актуальна.
В настоящее время в целях эффективного обеспечения лиц, принимающих решения, надежной информацией происходит функциональная дифференциация управленческого и финансового учета в развитую информационную подсистему. Причем производственные запасы как объект управленческого учета имеют важное значение не только на уровне их производственного потребления, но и заготовления, хранения и финансирования в составе текущих активов предприятия. Внимание управленческого аппарата должно быть сконцентрировано на многомерности учитываемых в регистрах аналитического и синтетического учета производственных запасов с учетом дефицитных, дорогостоящих, повышенной, пониженной оборачиваемости материальных ресурсов.
Важное значение в обеспечении контроля затрат от момента их возникновения до анализа конечных результатов имеют документы и регистры, отражающие внутрихозяйственный оборот материальных ресурсов. Обязательное документальное оформление взаимоотношений между структурными подразделениями предприятия с позиции обеспечения качества получаемой учетной информации об использовании производственных запасов значительно повышает роль управленческого учета, обеспечивает управление материальными ресурсами на различных стадиях их кругооборота, прогнозирование вложений в материальные запасы и источников покрытия оборотных средств, что позволяет ускорить их оборачиваемость и повысить рентабельность производства.
Для получения точной и оперативной информации, способствующей принятию оптимальных управленческих решений и выработке рекомендаций по улучшению финансовых возможностей и показателей деятельности, на предприятии необходима единая система учета, нормирования, планирования и прогнозирования.
В основу управленческого учета материально-производственных ресурсов должен быть положен отчет о движении и использовании материально-производственных запасов как по центрам затрат, так и по центрам их возникновения и ответственности. От правильного составления отчета о движении и использовании материальных ресурсов зависит достоверность такого важного показателя, как себестоимость выпускаемого продукта.
Своевременный и качественный сбор информации о движении и использовании материальных ресурсов на предприятии может быть обеспечен составлением различного рода материальных балансов, позволяющих контролировать наличие, движение и использование материально-производственных ресурсов на предприятии практически за любой отчетный период.
Создание эффективной системы внутрипроизводственного управленческого учета оборотным капиталом на предприятии предполагает:
- разработку комплекса первичных документов, отвечающих требованиям и специфике деятельности предприятия;
- разработку комплекса форм внутрипроизводственной отчетности;
- модернизацию системы документов и документооборота;
- обеспечение эффективного воздействия получаемой информации о состоянии материально-производственных запасов и их использовании на производственные процессы и результаты.
Опыт применения унифицированных форм первичной учетной документации, предложенных Госкомстатом России, выявил многие отраслевые затруднения их использования в учетном процессе. Важным направлением создания эффективной системы первичного учета на предприятии является обоснованное отражение учета материально-производственных запасов как по видам заготавливаемых сырья и материалов, так и завозимым партиям, часто имеющим существенные стоимостные различия. Формы первичных документов кроме основных реквизитов должны содержать информацию о направлении использования сырьевых ресурсов, что позволяет осуществлять контроль за движением и потреблением материально-производственных ресурсов по местам возникновения издержек и центрам затрат. При этом применение различных способов оценки является важным условием при наличии у предприятия различных производств и служб с разнообразной спецификой деятельности, что исключает получение одинаковых показателей. Таким образом, в решении проблемы рационального использования материальных ресурсов значительную роль играет создание эффективной системы управления материальными запасами, важным составным элементом которой является учетная информация, получаемая в системе бухгалтерского учета. Она должна обеспечивать руководство предприятия оперативной, достоверной и подробной аналитической информацией как о ходе успешного выполнения производственной программы, так и отклонениях от установленных норм использования материальных ресурсов на всех стадиях воспроизводственного процесса, причинах потерь и их виновниках, себестоимости изготавливаемой продукции, выполняемых работ и услуг и результатах деятельности. Рыночные отношения диктуют необходимость научной разработки вопросов сущности, оценки, классификации и значимости материальных запасов, а также эффективной организации учета и контроля их заготовления и использования.