Каждый отдел представляет из себя одного специалиста, который, в той или иной степени, подчиняется главному бухгалтеру и директору филиала.
В Сочинском филиале ОАО «ГСК «Югория» работает 10агентов. Их число постоянно растет. Еще на 1 января 2010 года численность агентов составляла 2 человека. Такое увеличение связано с высоким процентным вознаграждением.
Для комфортной работы в филиале предоставлены все условия, как штатным сотрудникам, так и агентам. Руководство филиала позаботилось и о комфорте клиентов. Получить необходимую консультацию, оформить полис по любому виду страхования можно и в нерабочее время.
2. ОПИСАНИЕ РАБОТЫ, ВЫПОЛНЕННОЙ СТУДЕНТОМ
2.1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
На первом этапе прохождения практики в Сочинском филиале ОАО «ГСК «Югория» я познакомилась с организационно-правовой формой хозяйствующего субъекта, видами оказываемых услуг, объектами страховой деятельности, изучила объем страхового поля, и страховой портфель, формы и системы оплаты труда, структуру управления и др. (Приложение 1)
За время прохождения практики в ОАО «ГСК «Югория» филиал в г. Сочи я познакомилась с обязанностями каждого сотрудника, познакомилась с формами отчетов. Самостоятельно выполняла задания, порученные мне специалистами филиала.
Секретарь-референт с функциями отдела учета и отдела кадров.
Сотрудник совмещает три должности, но основной является учет договоров страхования и сдача отчетов по ним. Договора и полисы страхования поступают в отдел учета после полного из заключения и оплаты. Договора сдают как со стороны отдела агентских продаж, так и со стороны офисных и партнерских. Каждый договор проходит через бухгалтерию – где и проверяется, был ли договор оплачен, и какого числа. После, фиксируется в специальном журнале в отделе учета. Заносятся договора в программу 1С: Предприятие – Континент – Страхование. Принцип занесения примерно один. Нужно указать:
- номер договора;
- дату заключения договора;
- все данные по страхователю и застрахованному лицу;
- вид страхования (правила);
-агент и сумма комиссионного вознаграждения;
- срок страхования;
- выгодоприобретатель;
- франшиза;
- лимит ответственности;
- страховую премию компании начисленную и оплаченную.
Строки варьируются в зависимости от того, по какому виду договор был заключен.
После внесения, договор необходимо провести. Также, оформить бланки строгой отчетности. К бланкам строгой отчетности относятся:
- полисы;
- квитанции;
- заявления на страхования;
- правила страхования;
- сервисные карты;
- списки представительства в других городах.
После проведения этих операций, оформляется отчет агента, в котором указывается:
- агент;
- номер заключенного договора;
- фактически оплаченная сумма по договору.
В конце каждого месяца, в Территориальное отделение необходимо предоставить:
- отчет по количеству заключенных договоров (по добровольному и обязательному страхованию);
- отчет по количеству испорченных бланков строгой отчетности;
- отчет по количеству бланков строгой отчетности, числящихся в филиале.
В конце каждого квартала, в Территориальное отделение необходимо предоставить развернутые отчеты (статистическая отчетность) по всей страховой деятельности филиала. После проверки ТУ отчетов, они сдаются:
- Федеральная Служба Страхового Надзора;
- Российский Союз Автостраховщиков;
- Всероссийский Союз Страховщиков.
Следующая обязанность секретаря-референта с функциями отдела учета и отдела кадров – кадровые обязанности. Кадровая политика в ОАО «ГСК «Югория» филиал в г. Сочи такая же, как и в любой организации РФ. Здесь сотрудник занимается приемом-увольнением, составлением необходимых приказов (по заданию как директора филиала, так и ТУ), командировочных удостоверений, графиков отпусков и т.д.. Но, например, обязанность, в виде составления табеля учета рабочего времени, забрал на себя главный бухгалтер.
Ежемесячно, сотрудник предоставляет в Территориальное управление отчеты по кадровым перестановкам в филиале.
И, последнее - обязанности секретаря-референта. Это прием телефонных звонков, переговоры с клиентами и перенаправление их в нужный отдел, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, помощь директору филиала и т.д.
Начальник отдела урегулирования убытков и сервисного обслуживания клиентов.
Специалист работает с клиентами, у которых произошел страховой случай (как по добровольному виду страхования, так и по обязательному). После поступления заявки о страховом случае, специалист осматривает поврежденное имущество и составляет акт осмотра. Заполнение и форма бланков варьируется, в зависимости от того, по какому виду страхования произошел страховой случай.
Для того чтобы сформировать выплатное дело, необходимо собрать пакет документов. Пострадавшее лицо должен предоставить:
- документы, подтверждающие право собственности или доверенность от собственника на предоставление интересов;
- договор или полис на застрахованный объект;
- заявление на выплату.
В 1С: Предприятие – Континент – Страхование регистрируется заявление на выплату.
Документы, который предоставил пострадавший, сканируются и выкладываются на общий сервер, с которого Департамент урегулирования убытков забирает их. Дело рассматривается и решается вопрос, о признании заявленного события страховым случаем. Если считается, то составляется акт. В нем указывается: либо сумма выплаты на восстановительный ремонт, либо решение о выдачи направления на СТО. Если заявленное событие не признано страховым случаем – в филиал направляется отказ.
После возвращения ответа из Департамента урегулирования убытков в филиал, сотрудник извещает потерпевшего о решении. Если заявленное событие признано страховым, документы передаются в бухгалтерию для произведения выплаты.
Весь процесс, должен занимать не более 30 дней с момента, когда пострадавший предоставил все документы.
В конце каждого месяца, квартала и года, специалист подводит итоги работы, в виде отчетов по количеству заявленных и урегулированных убытков. Отчеты направляются в Департамент урегулирования убытков и Территориальное управление.
Также, начальник одела урегулирования убытков и сервисного обслуживания клиентов предоставляет клиентам юридические консультации.
В следующем разделе я объединила две должности, потому что они тесно пересекаются между собой. Это должности: начальник отдела офисных и партнерских продаж и начальник отдела агентских продаж. Оба специалиста отвечают за прибыль филиала, так как именно они и находят клиентов для добровольного и обязательного страхования.
Не смотря на то, что в дневнике по практике я расписала обязанности каждого сотрудника, по сути, они вдвоем дополняют друг друга (четких разграничений обязанностей у них нет). Например, если начальник отдела офисных и партнерских продаж выехал к клиенту для оформления какого-либо договора, когда клиент приходит в офис начальник отдела агентских продаж (не смотря на то, что это не входит в его обязанности) принимает клиента и обслуживает его. И соответственно, наоборот.
Для того чтобы принести в филиал прибыль, оба сотрудника выполняют большую работу. Это поиск клиентов, поиск тендерных конкурсов и составление заявок на участие в них, ведение переговоров с крупными организациями города (строительными, торговыми, спортивными и т.д.), автосалонами, банками, индивидуальными предпринимателями и частными лицами на предмет совместного сотрудничества. И конечно, поиск агентов, которые также страхуют физических и юридических лиц. За свою работу агенты получают комиссионное вознаграждение, процент которого зависит от вида страхования. На усмотрение Территориального управления процент может изменяться.
Для оформления договора необходимо предоставить определенный пакет документов. Они варьируются в зависимости от вида страхования. Вот основные:
- паспорт лица (страхователя и застрахованного);
- документы, подтверждающие право собственности или доверенность от собственника на предоставление интересов;
- заявление на страхование.
Стандартный срок договора (полиса) 1 год. Но он может измениться, при согласовании со страховой компанией: он может быть как больше года, так и несколько дней, но не менее 14.
Лимит ответственности (максимальная сумма выплаты при потере застрахованного объекта) устанавливается из расчета максимальной стоимости объекта. Но только по ОСАГО (обязательному страхованию автомобиля) лимит ответственности в каждой страховой компании одинаков - 400 000 руб.
Сумма, которую должен оплатить страхователь, рассчитывается исходя из следующих показателей:
- лимит ответственности объекта;
- срок действия договора;
- возраст страхователя (застрахованного лица);
- от риска возникновения страхового события и т.д.
Рассчитать сумму к оплате можно как в ручную, так и при помощи специальной программы.
После заполнения полиса (составления договора), и его оплаты, один экземпляр отдают страхователю, второй – остается в филиале (его и отдают в отдел учета).
Оба специалиста проверяют работу агентов. Они также должны приносить прибыль филиалу. Если доход от агента невелик, сотрудник филиала должен не просто выяснить, в чем проблема, но и найти путь решения.
Ежемесячно, каждый специалист предоставляет в Территориальное управление отчеты по проделанной работе. Количество заключенных договоров по каждому офисному сотруднику и агенту, количество полученной прибыли от деятельности каждого специалиста; сумма комиссионного вознаграждения по каждому агенту и т.д.