Общая численность аппарата управления составляет 4 человека: директор, заместитель директора по финансовым вопросам, заместитель директора по коммерческим вопросам (он же руководитель отдела продаж) и заместитель директора по производству. Специалисты, представленные главным инженером, начальником участка, инженером-сметчиком и главным бухгалтером насчитывают в своем составе 4 человека. Офисные работники – это офис-менеджер, находящийся непосредственно в офисе и офис-менеджер производственной базы. Отдел продаж представлен менеджерами по продажам в количестве 3 человек. Число рабочих занятых непосредственно в производстве пластиковых конструкций, производстве тротуарной плитки, а так же задействованных в основной деятельности – строительстве постоянно меняется в зависимости от объема тех или иных видов работ и в среднем составляет 20 человек.
Все крупные решения, относительно строительства и производства, принимаются директором организации. Если же говорить о текущих вопросах, а так же о сборе информации для принятия того или иного решения, то здесь ответственность ложится на заместителей и специалистов. Все что касается изготовления и установки пластиковых конструкций находится в ведении начальника участка, вопросы относительно организации производства решает заместитель директора по производству под непосредственным контролем заместителя директора по коммерческим вопросам. К ведению заместителя директора по коммерческим вопросам относится так же отдел продаж, который в настоящее время находится на стадии формирования, т.е. идет процесс набора сотрудников на должность менеджера по продажам. Главный инженер и начальник участка занимаются решением вопросов и подготовкой информации, касающихся строительства. Причем, начальник участка занимается в основном сбором информации. Так же в его ведении находится изготовление и установка пластиковых конструкций. Заместителем директора по финансовым вопросам решаются вопросы, связанные с формированием финансов предприятия. Это все что касается оформления кредитов, лизинга, а так же факторинга. К ведению бухгалтерии относится проведение бухгалтерских операций и сдача отчетов в различные инстанции.
Функция планирования осуществляется непосредственно директором предприятия, а так же отчасти заместителем директора по коммерческим вопросам. На заместителя директора по коммерческим вопросам в наибольшей мере возложена так же функция организации, которая в пределах компетенции каждого из сотрудников осуществляется так же остальными звеньями аппарата управления и специалистами (начальник участка, главный инженер). Функция мотивации осуществляется так же непосредственно директором, если это касается аппарата управления или же бухгалтерии, а так же заместителем директора по коммерческим вопросам, если это касается отдела продаж. Функция контроля осуществляется директором, а так же специалистами и остальными звеньями аппарата управления. На каждом из них в пределах его компетенции.
Анализируя структуру управления, можно сделать вывод о том, что данная структура работает достаточно слаженно, излишних звеньев нет. Целесообразно добавить такую структурную единицу руководителя отдела продаж, чтобы разгрузить заместителя директора по коммерческим вопросам вопросами, потому что вопросами побора кадров занимается он же, если только это не касается отбора таких вакансий как мастер, прораб, начальник ПТО и другие рабочие специальности.
Большинство управленческих решений принимаются непосредственно директором. Сбором и, по преимуществу, обработкой информации занимаются все остальные управленческие звенья. А так же офисные работники, представленные в данном случае офис-менеджером. По вопросам, касающимся непосредственно строительства, решения принимаются коллективно с участием главного инженера и начальника участка. Вопросы производства – аналогичным образом, при участии заместителя директора по коммерческим вопросам и заместителя по производству.
Принятие управленческих решений не может обойтись без использования информационных технологий. Которые в данном случае применяются как в процессе сбора информации, так и при принятии решений (при подготовке строительных смет и расчета стоимости пластиковых конструкций используются специальные программы).
Все используемые в управлении данной организацией документы можно условно разделить на три группы. Это – способствующие принятию решений, то есть используемые на, так называемом подготовительном этапе (при осуществлении функции планирования); участвующие непосредственно в осуществлении принятого решения (основные документы) и документы (функция организации), необходимые на заключительном, завершающем этапе, для осуществления функции контроля. К первой группе относятся различные коммерческие предложения, прайсы, проекты. Ко второй – проекты договоров, договора, сметы. К третьей – акты выполненных работ, процентовки, счета, счет-фактуры.
2.3. Управленческий анализ деятельности организации
Относительно рассматриваемой нами организации ООО «Траян» целесообразно провести анализ производства и реализации продукции (работ, услуг): изучение динамики объемных показателей производства и реализации, анализ выполнения плана производства и реализации продукции, анализ ассортимента, оценка ритмичности производства и реализации продукции; анализ состава и динамики численности работников организации: анализ обеспеченности объекта исследования трудовыми ресурсами; анализ движения трудовых ресурсов; анализ производительности труда и трудоемкости продукции; анализ использования основных фондов: оценка наличия, состава и структуры основных фондов; анализ движения основных фондов; анализ эффективности использования основных фондов; анализ себестоимости: анализ затрат на производство и реализацию продукции по калькуляционным статьям и экономическим элементам; анализ затрат на один рубль продукции.
Таблица 2.1
Динамика производства работ в сопоставимых ценах ООО «Траян» (2004-2006гг)
| Год | Объем производства продукции, млн. руб. | Темпы изменения, % | |
| базисные | цепные | ||
| 2004 2005 2006 | 18,7 20,6 26,9 | 110,2 143,8 | 110,2 130,6 |
| Среднегодовой темп изменения (Т) =120Среднегодовой темп прироста (Тпр) = 20 | |||
В таблице приведен анализ лишь по производству работ. Это объясняется тем, что организация до настоящего периода занималась только строительством и выделить в ее деятельности отдельно производство и реализацию не представляется возможным. Из таблицы 2.1 видно, что объем производимых организацией работ растет с каждым годом. И, что примечательно, темпы роста с каждым годом возрастают.
Таблица 2.2
Анализ выполнения плана производства работ ООО «Траян» за 2006г.
| Наименование продукции | Объем производства (реализации) продукции, тыс. руб. | |||
| План | Факт | Абс. откл., +,- | В % к плану | |
| П | Ф | Ф-П | (Ф/П)*100 | |
| А Б В Г Д Е | 500 2000 5000 5000 10 000 3000 | 928,7 3389,8 9088,7 1496,7 8206,2 3694,2 | +428,7 +1389,8 +4088,7 -3503,3 -1793,8 +649,2 | 185,7 169,5 181,8 29,9 82,1 123,1 |
| Итого | 25 500 | 26 943 | 1365 | 105,4 |
А – изготовление и установка пластиковых конструкций
Б – работы по благоустройству территории
В – текущий ремонт зданий
Г – капитальный ремонт зданий
Д – строительство зданий
Е – реконструкция зданий
Данные таблицы 2.2. позволяют сделать следующие выводы. В целом план производства выполнен и даже перевыполнен на 5,4 %, но стоит отметить следующие особенности, выявленные в процессе анализа. Выполнение плана идет далеко не по всем видам производимых работ. Так, наибольший процент невыполнения наблюдается по капитальному ремонту зданий (всего 29,9 %) и недовыполнение плана на 17,9 % по строительству зданий. По остальным же видам работ видно перевыполнение плана. Особенно заметно это по текущему ремонту зданий (181,8 %) и изготовлению и установке пластиковых конструкций (185,7 %). Объясняется это тем, что организация планировала увеличить объем производства по более значительным видам деятельности (капитальный ремонт и строительство зданий), и не прогнозировала такой большой спрос на производство более мелких видов работ (изготовление и установка пластиковых конструкций).
Таблица 2.3
Анализ структуры ассортимента ООО «Траян» методом АВС-анализа за 2006г.
| Данные для проведения ABC- анализа | |||||||
| Номер товара / услуги | Объем реализации, тыс. руб. | Доля, % | Порядковый номер ранга товара | ||||
| А | 928,7 | 3,5 | 6 | ||||
| Б | 3389,8 | 12,6 | 4 | ||||
| В | 9088,7 | 33,8 | 1 | ||||
| Г | 1496,7 | 5,7 | 5 | ||||
| Д | 8206,2 | 30,6 | 2 | ||||
| Е | 3694,2 | 13,8 | 3 | ||||
| Итого | 26 943 | 100 | |||||
| Результаты ABC- анализа | |||||||
| Ранг товара | Доля, % | Наименование товара | Куммулятивная (суммарная) доля, % | Группа | |||
| 1 | 33,8 | В | 33,8 | Группа А | |||
| 2 | 30,6 | Д | 64,4 | ||||
| 3 | 13,8 | Е | 78,2 | Группа В | |||
| 4 | 12,6 | Б | 90,8 | ||||
| 5 | 5,7 | Г | 96,5 | Группа С | |||
| 6 | 3,5 | А | 100 | ||||
А – изготовление и установка пластиковых конструкций