К основным обязанностям офис-менеджера относится:
· Подготовка и организация работы офиса
· Ведение документооборота
· Составление распорядка дня для Директоров
· Ведение телефонных переговоров
· Организует совещания и деловые переговоры, встречи клиентов, и др лиц.
К структурным подразделениям относятся
1. Бухгалтерия.
В ней числиться 1 работник:
Главный бухгалтер, который относится к категории руководителей. Он принимается на работу и увольняется с нее приказом Генерального директора, непосредственно подчиняется Финансовому директору. Он несет ответственность за ведение бухгалтерского учета и отчетности, своевременное предоставление отчетов в налоговые органы.
К основным обязанностям Главного бухгалтера относится:
· Руководство ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии.
· Формирование учетной политики с разработкой мероприятий по ее реализации.
· Оказание методической помощи работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля и отчетности.
· Обеспечение составления расчетов по зарплате, начислений и перечислений налогов и сборов в бюджеты разных уровней, платежей в банковские учреждения.
· Выявление внутрихозяйственных резервов, осуществление мер по устранению потерь и непроизводительных затрат.
· Внедрение современных технических средств и информационных технологий.
· Осуществление своевременного и правильного оформления бухгалтерской документации.
2. Отдел по связям с общественностью.
В нем числится 4 работника:
А. Начальник отдела, который относится к категории руководителей, назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора, подчиняется непосредственно Исполнительному директору. Несет ответственность за рекламную деятельность организации, формирование и реализацию пиар взаимодействие со СМИ и др. публичными институтами.
К основным обязанностям начальника отдела по связям с общественностью относится:
· осуществление руководства подразделением
· осуществление руководства деятельностью по планированию и организации информационных программ, касающихся работы предприятия.
· организация и контроль работы по обращениям граждан и юридических лиц.
· организация пресс-конференций для представителей СМИ и других заинтересованных лиц.
· предоставление разъяснений заинтересованным лицам по вопросам деятельности предприятия.
· принятие мер по защите информации, являющейся коммерческой тайной.
Б. Менеджер по связям с общественностью относится к категории специалистов, назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора, непосредственно подчиняется начальнику отдела по связям с общественностью.
К основным обязанностям менеджера по связям с общественностью относится:
· осуществление руководства одним из направлений деятельности организации в области связей с общественностью.
· обеспечение двусторонней связи с потребителями, партнерами и т. д.
· организация сбора и мониторинга информации
· анализ и прогнозирование состояния информационного рынка и сферы общественных коммуникаций
В. Специалист по связям с общественностью, относится к категории специалистов, назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора, подчиняется непосредственно начальнику отдела по связям с общественностью.
К основным обязанностям специалиста по связям с общественностью относится:
· выполнение работ по реализации политики организации в области связей с общественностью
· участие в разработке конкретных планов политики организации в области связей с общественностью.
· осуществление взаимодействия с представителями СМИ и общественности
· участвует в подготовке и проведении пресс-конференций и других мероприятий
· подготовка пресс-релизов и других информационных материалов
· выполнение сбора, хранения информационных материалов
· исполнение решений руководства
Г. Переводчик относится к категории специалистов, назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора, непосредственно подчиняется начальнику отдела по связям с общественностью.К основным обязанностям переводчика относится:· перевод иностранной литературы, документации, материалов переписки с зарубежными организациями, конференций, совещаний, семинаров и т д.· подготовка аннотации иностранной литературы и документации.3 Учебный центр.
В нем числится 3 работника:
А. Начальник Учебного центра относится к категории руководителей. Назначение и освобождение от должности производится приказом Генерального директора, подчиняется Исполнительному директору.
К основным обязанностям начальника отдела Учебного центра относится:
· Осуществление контроля над работой сотрудников отдела
· Осуществление плановой деятельности отдела
· Набор слушателей
· Составление отчетов по проделанной работе, оказанным услугам по окончанию отчетного периода
Б. Специалист по бизнес-планированию относится к категории руководителей. Назначение и освобождение от должности производится приказом Генерального директора, подчиняется начальнику учебного центра.
К основным обязанностям специалиста по бизнес-планированию относится:
· Проведение учебных курсов
· Составление и корректировка программы курсов
4. Хозяйственная часть
А. Уборщица относится к категории технического персонала. Назначение и освобождение производится приказом Генерального директора, подчиняется Исполнительному директору. К ее обязанностям относится уборка всех помещений 1 раз в день
Таким образом, в штате ОАО ИУК «Фибр» работает 13 человек.
В качестве основных методов управления в рассматриваемой организации применяют экономические методы управления. В качестве основных методов управления здесь выступает система заработной платы и премирования.
Немаловажную роль в процессе управления предприятием играют организационно-распорядительные методы управления, основанные на дисциплине, ответственности, власти, принуждении.
Сущность организационного регламентирования состоит в установлении правил, обязательных для выполнения и определяющих содержание и порядок организационной деятельности (положение о предприятии, устав фирмы, внутрифирменные стандарты, положения, инструкции, правила планирования, учета и т.д.).
Распорядительные методы реализуются в форме:
· приказа,
· распоряжения,
· инструктажа,
· команды,
· рекомендаций.
Поскольку участниками процесса управления являются люди, то социальные отношения и отражающие их соответствующие методы управления важны и тесно связаны с другими методами управления. В качестве примера применения социально-экономических методов управления можно рассмотреть следующие элементы кадровой политики ОАО ИУК «ФиБр»
· выплачиваются пособия при рождении ребенка;
· организуются и проводятся праздничные вечера
· выплачиваются пособия при смерти родственников.
В процессе рассмотрения организационной структуры я выявила следующий недостатков:
На практике, выполняемые сотрудниками работы, зачастую не соответствуют их должностным обязанностям. Это может объясняться нехваткой специалистов, компетентных в вопросах осуществления уставной деятельности организации, что влечет выполнение этих обязанностей сотрудниками других отделов. Это накладывает на сотрудников компании дополнительные обязанности, выполняемые не всегда компетентно, ввиду отсутствия теоретических знаний в необходимой области. Также, следует отметить, что в действительности в отделе по связям с общественностью ряд сотрудников выполняют одинаковые функции.
Решить данный вопрос можно путем упразднения части должностей и привлечения квалифицированных специалистов в данных областях со стороны на условиях договорных отношений.
3. Специфика деятельности ОАО ИУК «ФиБр»
Основная цель компании - деятельность, направленная на удовлетворение общественных потребностей в содействии деятельности ученых по практической реализации их идей через производство товаров производственно-технического назначения и народного потребления.
Предметом деятельности ОАО ИУК «ФиБр» являются:
· деятельность по управлению финансово-промышленными группами;
· консультирование по вопросам финансового управления предприятием;
· осуществление научно-исследовательских, опытно-конструкторских и проектных работ в области естественных и технических наук;
· участие в разработке и реализации российских и региональных научно- исследовательских, научно – образовательных и учебных программ;
· разработка, продажа и предоставление в аренду новейших технологий для практической реализации предмета деятельности Общества;
· организация новых и совершенствование действующих промышленных производств;
· систематическое изучение и творческие усилия в различных видах научных исследований и разработок в области естественных и технических наук с целью увеличения объёма знаний и повышения эффективности их использования;
· стимулирование изобретательской и рационализаторской деятельности и внедрение результатов ее в практику осуществления предмета деятельности и основных задач Общества;
· консультирование по вопросам управления маркетингом;
· изучение потенциальных возможностей рынка, приемлемости продукции, осведомленности о ней и покупательских привычках потребителей в целях продвижения товара и разработки новых видов продукции, включая статистический анализ результатов;
· консультирование по вопросам управления людскими ресурсами;