Введение.
Цель данной курсовой работы - показать роль документов и торговых отношений и результат, необходимость их взаимодействия.
Давным-давно, во время значительного развития письменности впервые было упомянуто слово “Документ”. Протекало время и с развитием человеческой мысли документ стал использоваться в различных сферах деятельности людей. В том числе и в сфере торговых отношений.
Появление разделения труда в первобытнообщинном обществе привело к появлению таких элементов как “товар, деньги, рынок”, их связующим звеном стали торговые отношения. С развитием и усложнением этих отношений человек не мог запоминать разнообразную многофункциональную информацию. Они стали записывать информацию на различных предметах. С этого момента можно с уверенностью сказать, что документы стали использоваться в торговых отношениях. На протяжении многих веков слаживались законы торговых взаимоотношений и вместе с этим соответственно совершенствовалось и усложнялось ведение документов.
Если раньше информацию записывали на различных предметах, то потом, да и в наше время основным носителем информации стала бумага. Но человек так устроен, что всегда старается упростить, облегчить свой труд. Поэтому на смену бумаге внедряются более совершенные магнитные носители. На них информация компактно и удобно помещается на маленькой площади, что значительно облегчает ее хранение.
С увеличением роли международных отношений Запад все больше входит в нашу жизнь. Появляются различные информационно-торговые компьютерные (отношения) разработки, адаптированные к нашим условиям. Теперь вместо 10 человек для обработки документального потока необходимо всего 2-3 человека, владеющих навыками работы на компьютере. Сегодня при совершении большой и значительной торговой операции практически невозможно обойтись без применения информационно-технических разработок. Существуют компании, которые специализируются только на разработке “торговых компьютерных систем” и их адаптацией к современным рыночным условиям. Предназначены они, в основном, для облегчения работы экономистов, бухгалтеров, менеджеров и других специалистов в области торговых взаимоотношений.
В основном документы в торговых операциях выполняют функцию учета. Используются все виды учета. Оперативный учет - для использования внутри экономического субъекта. Данные статистического учета - для прогнозирования развития торговых отношений. Бухгалтерский учет - для контроля.
Документ
Определение документа может быть дано через специфику его понимания на разных этапах исторического развития. Понятие “документ” теснейшим образом связано с информацией, поскольку документ является ее основным носителем. “Информация” в переводе означает: новости, сведения, данные. Понятие информации, применяемое в социально-гуманитарных науках, может быть истолковано как некоторая совокупность сведений, определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи.
В технических и естественных науках, развивающих особую теорию информации, существует иное, специфическое представление об информации, которое, в частности, легло в основу современной кибернетики.
Множественность значений о понятии информации, существующих в современной науке, вовсе не снимает того очевидного факта, что информация есть важнейший аспект отражения материального мира, в том числе социального отражения.
Обмен информацией является необходимым условием жизни человеческого общества. Информация всегда помогала правильно отражать происходящие события и взаимодействовать на них. Но лишь с появлением начертательного способа фиксации информации - “письма” - можно говорить о документе.
Документы появились как дополнительные средства общения людей. Они были вызваны к жизни прежде всего необходимостью запечатлеть, закрепить, передать то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксируется информация, выполняли в древние времена, главным образом, функцию свидетельства. Поэтому латинское слово “documentum” означает “доказательство”.
В русском языке термин “документ” возник в XVIII в. Царь Руси Петр I перевел его как “письменное свидетельство”. Следовательно, документу присваивалось прежде всего правовое значение. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. К примеру, в энциклопедическом словаре у Павленкова документом считается: 1. Всякая бумага, составленная порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь; 2. Вообще всякое письменное доказательство.
Но уже в нормативных актах дореволюционной России XIX в. - начала XX в. по организации управления и делопроизводства термин “документ” почти не употребляется.
В практической деятельности учреждений понятие документа также отождествляется с понятием “деловая бумага”, “акт”, “дело”. Законы и документальные материалы учреждений дают возможность определить, какой смысл вкладывается в каждое из этих понятий.
Если в XVII в. в определение документа входило прежде всего его правовое значение, то в XIX в. выделяется новый аспект - значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления.
В советское время термин “документ” как синоним слова “деловая бумага”, употреблялся в некоторых законодательных актах, повторяла его и литература 20-30-х годов. Постепенно термин “деловая бумага” был заменен на “служебный документ”.
Из вышеизложенного можно сделать вывод, что в определения документа можно выделить в соответствии с тем периодом времени существовали три аспекта - правовой, управленческий, исторический. Но так как документ является объектом исследования многих научных дисциплин, в определении его обычно преобладает какой-то один аспект, хотя информационная природа его очевидна, само понятие “документ” определяется различным способом, так как за основу берут разные критерии - цель создания, форму, способ воспроизведения информации и т. д.
Документ - любой материальный носитель с закрепленной на ней информацией на любом языке и любым способом для последующего обращения в информационных системах.
В правовой науке документ изучается как средство документирования и документных правоотношений.
По государственному стандарту, документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной деятельности и мысленной деятельности человека. Отсюда я могу понять для себя, что документ - прежде всего сознательная деятельность человека. Закрепленная информация, выполненная при прямом участии человека, когда он создает документ, или при косвенном участии, когда информация, закрепляемая техническими средствами, созданными человеком. А также сознательное закрепление информации не может быть выражено без слов или каких-либо знаков или символов, поскольку она является мысленным отображением действительности. Поэтому основное смысловое значение документа обобщается в определении его как средство закрепления информации. Существенно и то обстоятельство, что информация о фактах, событиях является объективной действительностью и мысленная деятельность человека может быть закреплена различным способом - письмом, графикой, фотографией, звукозаписью, видеозаписью и др. И особенно отменную, немаловажную роль играет, на каком материале документ создается - папирус, пергамент, бумага, фотопленка, видеокассета, дискета и т. д.
Так как я вплотную коснулся понятия “документ”, то будет упущением, если я не опишу, какие функции выполняет документ.
Документ обладает определенными функциями. Это есть его целевое назначение, органически присущее только ему, независимо от того, осознана или не осознана она автором. Иными словами, фиксируя в документе информацию, его автор далеко не всегда программирует какую-либо функцию.
При изучении этих функций появляется возможность:
Уяснить подлинную цель создания документа и заключающейся в нем информации;
Правильно понять роль документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических и социально-политических связей;
Провести более четкую научную классификацию документа;
Сформулировать определенные требования к их организации, содержанию и форме и к технологии обработки;
подвести теоретическую базу под рационализацию документооборота и отчасти управления.
Нет документов, несущих только одну функцию. Критерием классификации функций является специфика содержания документа, которая, в свою очередь, определяется потребностью в реализации той или иной общественной функции.
Можно выделить следующие функции документа: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета, исторического источника.
Немного более подробно об этих функциях.
Преднамеренная фиксация информации с целью ее сохранения и передачи и определения содержания информационной функции. Особенность ее в том, что она присуща всем без исключения документам, ибо необходимость фиксирования информации - причина появления любого из них.
Все остальные функции документа в принципе можно назвать как различные аспекты, составные части, модификации именно этой основополагающей функции, поскольку они базируются на разных модификациях или интерпретация содержащейся в документе информации.
Важной информацией, которую содержит документ, является социальная - это информация о процессах, происходящих в обществе. Она состоит в закреплении, сохранении и передаче именно социальной информации. Может содержаться в готовом виде, не требующем расшифровки, так и в форме, которая позволяет извлечь ее в результате анализа, с помощью применения специальных методов и приемов исследования.