Управление проектами (Project Management) - планирование, координация и контроль работ по проекту для достижения его целей в рамках установленного бюджета и сроков, с надлежащим качеством
Проекты возникают в развивающихся компаниях.
Успешно завершенные проекты являются фундаментом, на котором компания строит свое будущее. Независимо от того, связаны ли они с созданием новой продукции, строительством зданий, увеличением производственных мощностей или внедрением новой компьютерной системы.
Эта статья расскажет о проектах и их выполнении.
Она не об управлении в традиционном смысле. Управление компанией (отделением или отделом) и управление проектом - две совершенно разные задачи.
Обычно жизнедеятельность компании сводится к ежедневно повторяющимся действиям (операциями) - это производство, продажа, распределение или обслуживание клиентов - выполняемым снова и снова в идеале - с ростом производительности. В этом случае компания процветает.
Управляющий предприятием занят "текучкой" - как поддержать функционирование предприятия на должном уровне. В то время как внимание управляющего проектом сосредоточено на успешном завершении проекта - как получить конечный результат.
Отличие Управления проектами от управления компанией заключается в самом определении проекта. Каждый проект уникален и представляет собой комплекс мероприятий (работ) с определенными сроками начала и окончания. А обучение в процессе работы - фактически единственный способ повышения квалификации, доступный команде проекта.
Деятельность многих компаний ориентирована на проекты. Компании существуют за счет получения новых проектов и их успешного выполнения. Чтобы получить прибыль, компании должны прекрасно разбираться во всех тонкостях Управления проектами: планировании, отслеживании, выполнении.
Однако, в большинстве компаний проекты реализуются не всегда "гладко". Они не вписываются в рутинную ежедневную работу.
Если Вы сосредоточены на долгосрочных целях Вашей компании, этот буклет написан для Вас. Сегодня в деловом мире Управление проектами может стать Вашим основным делом. Эти несколько страниц прольют свет на процесс управления проектами и на те вопросы деятельности предприятия, которые могут возникнуть при выполнении нескольких проектов, конкурирующих за общие ресурсы, в условиях дефицита бюджета.
Если Вы захотите больше узнать об Управлении проектами, можете обратиться к списку специальной литературы, приведенному в конце буклета.
Управление проектами: искусство, наука или чепуха?
Некоторые руководители характеризуют управление проектами как форму современного искусства, произвольный набор идей и принципов, позволяющих преодолевать возникающие по ходу дела трудности и успешно завершать проект. Основная предпосылка этого состоит в том, что проект считается непредсказуемым, а интуиция - ключевой элемент успеха.
Другие рассматривают Управление проектами исключительно с точки зрения научного подхода, исходя из того, что все факторы могут быть предсказаны, и все альтернативы заранее проанализированы. При таком подходе функции Управления проектами сильно сокращены. Проверить состояние дел. Обновить план. Двигаться вперед.
Третьи считают управление проектами сущей чепухой. Обширные отчеты и красивые графики для руководства. Встречи с проектной группой, напоминающие митинги.
Независимо от того, чье мнение возобладает, даже и те проекты, управление которыми ведется плохо, иногда достигают завершения. Не всегда вовремя. Не всегда в рамках бюджета. Не всегда с желаемым качеством. Они, тем не менее, с трудом доходят до финишной линии - и очевидцы удивляются, как все-таки это произошло. И что удивительно, иногда не существует ясного представления о целях проекта. Его завершение омрачено проблемами, непониманием и недоразумениями, которые наблюдались в течение всего процесса реализации проекта.
Например, бывают проекты, в ходе которых руководство уверяют в том, что все идет по графику, хотя, в действительности, происходит задержка за задержкой. Или же, несмотря на все предупреждения, руководство предпочитает верить, что все поставленные задачи будут выполнены Встречается и худший вариант. Руководство твердо знает, что проект сбился с курса, но не может принять решительных мер. Нет четкого ответа на вопрос, почему проект "пробуксовывает", кто виноват или что нужно сделать, чтобы вернуть проект в запланированные рамки.
Во всех вышеперечисленных случаях Управление проектами играет важную роль. Оно необходимо для эффективной координации и управления, обеспечивая принятие нужных мер в нужное время при полном понимании последствий.
Если Управление проектами используется эффективно, менеджер проекта знает и понимает, что происходит, как, где и почему. Существует план, по которому можно судить о продвижении проекта, делать предположения и проверять полученные результаты. Руководство, используя управление проектами в качестве инструмента, не отвлекается на неясное искусство, сложную науку или на чепуху. Сетевой график проекта или ресурсная диаграмма также знакомы, как и отчет о материальных запасах. Анализ движения денежных потоков проекта такое же обыденное мероприятие, как и составление балансового отчета. И руководитель компании, и главный менеджер проекта могут спокойно "отправляться в путь" полностью доверяя, друг другу.
Когда план проекта не является таковым, даже если внешне похож на него?
Спросите опытного менеджера проекта, какова наиболее важная составляющая успеха проекта, Вы безусловно услышите: Выполнение.
Гораздо чаще проекты буксуют от невыполнения обязательств, чем от любых ошибок в планировании или назначении ресурсов.
Все начинается сверху. Руководство должно осознавать стоимость и масштабы проекта. Утвердить смету проекта недостаточно. Для успеха проекта все его участники должны знать, что руководство целиком поддерживает данное мероприятие, проект имеет высший приоритет, а его успех напрямую связан с будущим предприятия.
Без видимой поддержки руководства компания не может выполнить проект. Без формирования определенной культуры выполнения проектов менеджер проекта бессилен влиять на его продвижение к цели. Целевые даты установлены, потом пропущены - расписание проекта становится скорее пожеланием, чем планом действия. При этом теряет каждый, но больше всего - компания. Обязательства исполнителей должны быть согласованы с соответствующими обязательствами руководства. Менеджер не может двигаться вперед без реальных согласованных действий команды проекта.
В зависимости от размаха проекта, это согласование может заменяться назначением работ участникам проекта. Во многих случаях, команда проекта состоит из сотрудников всех подразделений компании. Если члены команды не уделяют должного внимания работе по проекту, считая эту работу менее важной, чем их повседневные обязанности, проект будет дрейфовать, и незаметно, но закономерно придет к катастрофе.
Если обязательства выполняются, то и проект движется вперед. Но, для того, чтобы все происходило вовремя, необходимо подготовить расписание проекта. Однако слово "расписание" для разных людей имеет разный смысл.
"Каково Ваше расписание по данной задаче?" - это не более, чем вопрос о предположительной длительности работ. "Дайте мне расписание" - может означать просьбу о перечне основных стадий работы и датах их завершения.
Для менеджеров проекта, однако, термин "расписание" имеет совершенно определенное значение. С их точки зрения, расписание проекта не является таковым, если в нем не содержится детальный анализ всех действий, необходимых для выполнения проекта; реалистических оценок времени, необходимого на каждый вид деятельности; и, наконец, продуманных взаимосвязей между разными видами работ. Хотя в управлении проектами используются такие термины как "начало-окончание" (например, проектирование должно быть закончено, перед тем как можно будет начать сборку), терминология далеко не так важна, как содержание: то, каким образом работы связаны друг с другом (какова технология), оказывает большое влияние на выполнение проекта и на сроки его завершения
В совокупности эти элементы дают ответ на вопрос: что нужно сделать и к какому сроку. Столь же важен вопрос - как. Какие ресурсы - люди, оборудование, сооружения, и т.д. - требуются для каждой работы? Будут ли они в наличии, когда это будет необходимо? Как могут быть решены конфликты ресурсов?
Если менеджер проекта знает фактические потребности в ресурсах по плану, а также способы решения проблем недостатка ресурсов, часть работы, связанная с планированием проекта завершена.
Итак, существует рабочий план - расписание, служащее в качестве реальной модели ожидаемого поведения проекта, и основа (целевой проект), по сравнению с которой ясно будут видны изменения и путь, каким образом они происходят.
Рождение ребенка займет девять месяцев, независимо от того, сколько женщин будет этим заниматься.
Планирование проекта требует умения определять, сколько времени потребуется для выполнения той или иной задачи, особенно, если она связана с творческими или интеллектуальными действиями, независимо от объема требуемых для нее ресурсов.
К сожалению, к просчетам длительности проекта при первичном планировании часто относятся слишком спокойно, ошибочно предполагая, что все завершится во время, а потерянное время всегда можно наверстать за счет перераспределения ресурсов.
В некоторых случаях это возможно. Если выполнение работы требует использования пяти грузовиков с десятью людьми в течение двух рабочих дней, разумно предположить, что двадцать людей могли бы закончить эту работу за один 8-часовой день. Означает ли это, что 160 людей выполнят ту же работу за час? Очевидно - нет. Тем не менее, расписание некоторых проектов строят, основываясь на теории, что можно бесконечно увеличивать количество людей и сокращать время работы для достижения необходимых результатов.