Как и когда при оформлении отчета используются ссылки и сноски?
При написании бизнес — отчета необходимо делать ссылки на источники информации, которые Вы использовали в процессе исследования, а не заставлять читателя теряться в догадках по поводу того, где Вы взяли эту информацию. В официальных отчетах ссылка на источник информации обязательно располагается в сносках, располагающихся либо в конце страницы, либо в конце текста. В менее официальных отчетах источник может упоминаться непосредственно в тексте, например: «Исследование рынка услуг по доставке продуктов питания, проведенное журналом «Эксперт» в 2001 году, показало, что...». Обычно ссылка на источник прямо в тексте используется в том случае, когда упоминается небольшое количество источников.
При оформлении ссылки в виде сноски в конце цитаты, которую Вы приводите в тексте, помещается цифра. Эта цифра находится несколько выше строки и называется верхним индексом. Первая цитата нумеруется цифрой 1, следующая — цифрой 2 и т.д. по возрастающей. При использовании материала, полученного в ходе интервью, как очного, так и проведенного по телефону, на него ссылаются как на публикацию, автором которой является интервьюируемый.
Если в тексте отчета Вы ставите надстрочные индексы для обозначения сноски, то Вы должны оставлять место в конце страницы для собственно сносок. Если в тексте на странице 7 содержится четыре надстрочных индекса, то в конце страницы должно быть четыре сноски.
Сноски, сгруппированные в конце отчета, называют концевыми сносками. Помимо их расположения, концевые сноски ничем не отличаются от обычных сносок. Если в конце отчета помещена библиография, то ссылки в тексте могут даваться непосредственно на соответствующий номер источника в библиографическом списке.
Что должно быть во введении к отчету?
Обычно во введении разъясняется важность темы, которой посвящен отчет. Во введении может быть дана историческая справка или описана структура основной части отчета. Могут быть параграфы, посвященные актуальности отчета, констатации существующей проблемы, имеющимся возможностям ее решения и целям отчета. Таким образом, во введении, как правило:
Определяется место действия (связь с какими-либо обсуждениями, термины, ссылки и пр.);
Ясно определяется тема;
Определяются цели и задачи;
Представляется удобная и привлекательная для читателя структура отчета;
Начинается процесс ознакомления с темой и намечается нить, которой может следовать читатель.
Помните, что начало всегда определенным образом характеризует автора. Если начало удачное и создает впечатление чего-то полезного и тщательно продуманного, у читателя может сразу сложиться позитивное впечатление об авторе.
Каким должно быть заключение отчета?
В разделе «Заключение» не должно быть представлено никакой новой информации. В этом разделе производится обобщение сказанного выше, в основной части отчета, и подведение итогов. Основное достоинство заключения в том, что в этом разделе обращается внимание читателя на наиболее важную информацию, и делаются необходимые акценты; читателю дают понять, какие мысли являются основными в отчете.
Подвести итог убедительно и эффективно не так-то просто. Если итог подведен умело, он впечатляет и реально помогает привлечь внимание, которого заслуживает отчет. Известно, что, прежде чем приступить к чтению, многие люди заглядывают в конец текста. Заключение, удачно отражающее содержание, побуждает к внимательному чтению всего текста. Будьте готовы затратить немало времени на редактирование и проверку заключения. Очень легко бросить все силы на составление длинного отчета, а затем испортить дело, не уделив должного внимания этой исключительно важной его части.
Какие еще разделы могут быть в отчете?
В отчет могут быть также включены дополнительные разделы, к числу которых относятся концевые сноски, приложения, библиография и алфавитный указатель. Концевые сноски — это сноски, сгруппированные в конце текста. В приложении содержится материал, который может быть интересен читающему отчет, но если его поместить в основную часть отчета, то это может замедлить чтение. В официальном отчете каждое приложение снабжается титульным листом, на котором приведено обозначение и название приложения. Библиография представляет собой перечень источников информации, которые использовались при подготовке отчета, вне зависимости от того, цитировались ли отрывки из них в отчете. Алфавитный указатель используется только в больших отчетах и представляет собой перечень основных понятий и тем, приведенных в алфавитном порядке. В перечне содержится номер страницы, на котором упоминалось то или иное понятие.
Кроме того, в отчет могут быть включены предварительные части, к числу которых относятся форзац, титульный лист, документ, подтверждающий полномочия, сопроводительное письмо, содержание, перечень таблиц и рисунков, аннотация. Чем больше составляющих, тем более официальным является отчет.
Форзац используется исключительно в официальных отчетах, содержит только заглавие отчета. Большинство отчетов имеют титульный лист, в котором содержится, по меньшей мере, заглавие отчета, имя (и должность) человека, которому направляется отчет, имя (и должность) автора отчета, дата.
Если Вас уполномочили написать отчет, то к нему можно приложить копию письма или служебной записки, подтверждающей это. Такой документ обычно бывает в официальных отчетах, его представление придаст Вашей работе больше значимости.
Сопроводительный документ — это может быть письмо или служебная записка — прилагается для сопровождения отчета. Получатель отчета скорее всего является автором документа, представляющего полномочия. Сопроводительный документ содержит сопровождающую информацию; обзор отчета; выражение благодарности людям, которые помогли Вам при подготовке отчета; вежливое заключение, в котором могут быть описаны дальнейшие действия, а также включено предложение обсудить информацию более подробно.
Содержание является необходимой частью любого более или менее официального бизнес — отчета. В нем перечислены все части, входящие в отчет (например, перечень таблиц, приложения, библиография и пр.), за исключением тех, которые предшествуют содержанию, а также заголовки первого и второго уровней, встречающиеся в тексте с указанием номеров страниц, на которых их можно найти.
Если в отчете содержатся таблицы, то необходим перечень таблиц, содержащий номера, названия таблиц и номера страниц, где они находятся. Перечень рисунков оформляется аналогично или объединяется с перечнем таблиц под общим названием «Перечень иллюстраций».
В аннотации читателю представляется изложение содержания отчета в краткой форме. Аннотацию можно назвать отчетом в миниатюре, но в ней содержатся не только выводы. Аннотация по объему обычно не превышает одну страницу.
Как правильно скомпоновать отчет?
В официальном отчете должны содержаться следующие части, приведенные в порядке их следования:
| Предварительные части | Основная часть (текст) | Дополнительные части |
| ФорзацТитульный листДокумент, представляющий полномочияСопроводительный документСодержаниеПеречень таблицПеречень рисунковАннотация | ВведениеОсновная частьЗаключение | Концевые сноскиПриложенияБиблиографияАлфавитный указатель |
Чем более официальным является отчет, тем большее количество частей он должен содержать.
7. Что хотят видеть в отчете его читатели.
Что нужно учитывать при написании отчета в первую очередь?
Главное, о чем необходимо помнить при написании любого отчета — это его читатели. О читателях следует позаботиться еще на этапе постановки целей. В противном случае написание отчета будет похоже на стрельбу из лука в темноте. Может оказаться, что различные группы людей, которым предназначено одно и то же сообщение, нуждаются в различной его трактовке. Поэтому всегда принимайте во внимание:
Кому предназначен отчет;
Составляют ли его будущие читатели однородную группу (если нет, то какие в ней существуют подгруппы);
Зачем им нужен отчет;
Что необходимо включить в подготовленный для них отчет и с какой степенью подробности;
Чего подготовленный для них отчет содержать не должен.
Нужно также заранее подумать о результатах, которых люди могут ожидать от чтения отчета. Например, они могут рассчитывать договориться о принятии какого-то обоснованного решения.
Информация о потенциальных читателях очень важна. Чем больше Вы знаете о том, что это за люди (молодые, старые, опытные, неопытные и пр.), об их квалификации и знаниях в отношении темы отчета, их возможных установках и реакциях (будет ли отчет интересным, важным или новым для них), тем лучше. Конечно, что бы Вы ни писали, это будет лучше воспринято, если предназначено конкретным людям и учитывает их положение, статус и сферу интересов. В данном случае «лучше воспринято» означает более высокую вероятность того, что они предпримут ожидаемые Вами действия.
Как удержать внимание читателей отчета?
Представьте себе, что Вам нужно быстро решить какую-либо проблему, связанную с работой Вашего компьютера. Не зная, как это сделать, Вы берете техническое руководство. Чаще всего первый взгляд на него вызывает мысль: «Это будет трудно читать». В таких случаях часто говорят, что чтение документа требует больших умственных затрат: он написан сжато, с использованием специальной терминологии и трудности его чтения очевидны.
Хорошо написанные отчеты должны обладать совершенно противоположным качеством. С первого взгляда должно быть видно, что их легко читать, поэтому решающее значение имеет хороший, доступный стиль изложения. Читатели, как правило, непроизвольно мысленно задают себе следующие вопросы: «Будет ли мне легко читать? Сколько времени потребует чтение? Пойму ли я смысл? Испытаю ли я разочарование?» и т.д. Если же, начав читать, человек быстро обнаруживает, что отчет действительно легко читается, Вы достигли многого.