Индекс туманности Ганнинга используется как индикатор для определения уровня удобочитаемости написанного по критерию: какой уровень образования нужен читателям, чтобы понять написанное. Лучше всего применять его к тексту, состоящему, по крайней мере, из 200 слов. Существует определенная последовательность использования Индекса туманности, включающая: (1) количественный анализ текста по заданным критериям, (2) интерпретация и анализ показателя туманности, (3) редактирование текста в случае необходимости.
Не вдаваясь в математические подробности расчета Индекса туманности, мы, тем не менее, перечислим критерии, которые являются наиболее важными для определения степени удобства чтения Вашего текста:
общее количество слов в тексте
количество законченных мыслей в тексте
средняя длина предложения
процент сложных слов (более трех слогов).
В общем случае, Индекс туманности тем выше, чем больше средняя длина предложения и процент сложных слов в тексте. А чем выше Индекс туманности, тем сложнее читать Ваш текст.
Существуют ли практические рекомендации по подготовке удобочитаемых текстов?
Да, существуют. Вот, например, рекомендации вышеупомянутого Роберта Ганнинга:
Пишите короткими предложениями. Старайтесь, чтобы предложение содержало не более 20 слов.
Отдавайте предпочтение простым словам и мыслям.
Лучше использовать знакомые читателю слова.
Избегайте ненужных слов
Пишите так, как говорите. Старайтесь избегать высокопарного слога.
Употребляйте глаголы, обозначающие действие.
Старайтесь соотносить написанное с опытом читающего.
Пишите так, чтобы выразить мысли, а не произвести впечатление на читающего.
9. Привлечение внимания: как сделать так, чтобы Ваш текст дочитали до конца.
На мой взгляд, многие из перечисленных рекомендаций по сути сводятся к обеспечению простоты и сжатости сообщений. Не получу ли я в результате блеклый текст, который никто не будет читать?
Действительно, придерживаясь только «простоты и тупости", можно легко впасть в другую крайность — получить короткий и примитивный текст, который будет совершенно неинтересен читателю. На наш взгляд, стремление к простоте и краткости вовсе не означает, что Ваш текст должен быть примитивным и невыразительным! Русский язык формировался столетиями и по своей выразительности, несомненно, является одним из богатейших мировых языков. Помните, что в Вашем распоряжении разнообразные стили, интонации, структуры предложений, средства пунктуации, слова-синонимы. Ведя переписку, очень важно выработать гибкий подход и уметь изменять его в соответствии с требованиями конкретной ситуации.
Как можно быстро «оживить" стиль делового письма?
Даже самый «прозаический» стиль можно быстро и красочно оживить, регулярно обращаясь к добротному тезаурусу или словарю книжного формата. Многие «редакторские» программные пакеты имеют функцию тезауруса. В результате Вы легко подберете слова-синонимы (близкие по смыслу, но различные по написанию), и Ваш текст станет более привлекательным, оставаясь при этом ясным и лаконичным. Кроме того, в каждом синониме заключен собственный смысловой оттенок, который позволит Вам наглядно выделить ту или иную мысль Вашего сообщения.
Как привлечь внимание читателя к тексту с помощью средств пунктуации?
Эффект от правильного применения средств пунктуации может быть огромным! Например, выделяя главные аргументы своего письма с помощью маркеров (или так называемых «пулек»), Вы, несомненно, привлечете к ним зрительное внимание читателя.
Грамотное использование абзацев, каждый из которых содержит только одну основную мысль, также поможет читателю сосредоточиться на каждой из этих мыслей.
Наконец, в Вашем распоряжении разнообразные знаки препинания, — точки, двоеточия, точки с запятой, запятые, кавычки, скобки, вопросительные и восклицательные знаки, тире, многоточия. Грамотно используя эти знаки, Вы можете выделить те или иные мысли, расставить смысловые акценты, разбить или объединить предложения, то есть существенно повысить «читабельность» текста.
Если я хочу привлечь внимание читателя, могу ли я использовать в тексте письма пословицы, метафоры и другие выразительные средства?
Да, можете, но с достаточной степенью осторожности. Общеизвестно, что метафоры и образные выражения могут повышать силу воздействия сообщения. Метафоры используются и для того, чтобы придать абстрактным идеям более конкретный вид. Однако если Ваше деловое письмо будет перегружено общеизвестными сравнениями и штампами, это не добавит Вам популярности в глазах читателя и, скорее всего, затруднит понимание написанного. Слишком частое употребление Ваших «любимых» слов и выражений также может оказаться утомительным для читателя.
Полезные советы
ДЛЯ СОЗДАНИЯ ЯРКОГО И ЗАПОМИНАЮЩЕГОСЯ ТЕКСТА:
ПОЛЬЗУЙТЕСЬ РАЗНООБРАЗНЫМИ СЛОВАМИ-СИНОНИМАМИ И ПРЕДЛОЖЕНИЯМИ РАЗНОЙ ДЛИНЫ
ГРАМОТНО ПРИМЕНЯЙТЕ СРЕДСТВА ПУНКТУАЦИИ
ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ОБРАЗАМИ И КОНСТРУКЦИЯМИ, КОТОРЫЕ СПОСОБНЫ ПОДДЕРЖИВАТЬ ИНТЕРЕС У ЧИТАТЕЛЯ
ИСПОЛЬЗУЙТЕ СВОЙ ЯЗЫК ТВОРЧЕСКИ, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ БОГАТСТВОМ ЕГО ВЫРАЗИТЕЛЬНЫХ СРЕДСТВ
СДЕЛАЙТЕ ВАШИ ПИСЬМА ПРИЯТНЫМИ ДЛЯ ЧТЕНИЯ!
10. Визуальные образы: как правильно использовать «картинки» в письменных сообщениях.
В чем преимущества использования визуальных образов в письменных коммуникациях?
Визуальные образы быстро воспринимаются и поэтому помогают упрощать сложные сообщения. Кроме того, использование визуальных образов в тексте привлекает внимание читателя и позволяет не забыть сообщение, даже когда его текста уже нет перед глазами. Наконец, образы часто играют роль убеждающих и мотивирующих факторов, «подкрепляющих» основную мысль сообщения.
Какие визуальные средства используются в письменных сообщениях?
В письменных сообщениях используется широкий диапазон визуальных образов — «картинок», который простирается от языка условных обозначений, представленных в виде пиктограмм и рисунков до фотоматериалов.
Наиболее распространенными визуальными средствами, используемыми в письменных сообщениях, являются различные схемы (раскрывающие взаимосвязи и действия, которые трудно объяснить словами), а также диаграммы и графики (представляющие ключевые моменты или обобщающие результаты сообщения).
В каких документах обычно используют схемы?
Как правило, схемы чаще всего используются в технической документации. Без них немыслимо описание технологических процессов на производстве, устройств сложных машин и механизмов. В практике письменных коммуникаций со схемами Вы можете столкнуться, например, при разработке инструкций по сборке или эксплуатации продукции, предназначенной для Ваших покупателей. Кроме того, использование организационно-структурных схем может быть полезным при составлении отчетов или разработке внутренней документации вашей компании.
Как грамотно использовать графические средства в письменных сообщениях?
Графики и диаграммы могут быть очень эффективными средствами коммуникации, они же способны легко вводить аудиторию в заблуждение, если неправильно выбран тип графического средства или графическая конструкция некорректна. Ниже представлены некоторые из наиболее известных типов графиков и диаграмм.
Круговая диаграмма. Используется для показа относительной величины различных элементов, составляющих нечто целое. Каждый сектор диаграммы должен быть помечен, в том числе значением или долей в процентах.
Столбчатая диаграмма. Также используется для сравнения разных элементов, которые могут располагаться вертикально и горизонтально. Главное преимущество перед круговой диаграммой состоит в том, что значения легко прочитываются по масштабной шкале, которая расположена на соответствующей оси.
Линейные графики. Эти графики используют для представления непрерывных данных, включая различные временные ряды и тенденции (например, уровень инфляции за последние 5 лет). Приемлемо вычерчивание нескольких линий на одном графике, что дает возможность сравнения нескольких переменных
Пиктограммы и карты. Использование пиктограмм основывается на идее достижения большей наглядности и информативности данных, превращенных в определенные образы. Карты могут быть полезным средством представления данных по регионам.
Какие проблемы могут возникнуть при использовании графиков и схем в документах?
Будьте внимательны и осторожны, чтобы не допустить неправильную интерпретацию графической информации получателями Ваших сообщений. Важно применить наиболее приемлемый тип и формат графиков и схем, чтобы гарантировать ясность сообщения и не исказить впечатление о цифрах, лежащих в основе графиков и схем.
Полезные советы
В ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЯХ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ШИРОКИЙ ДИАПАЗОН ГРАФИЧЕСКИХ ОБРАЗОВ И «КАРТИНОК», НО МЫ ЧАСТО НЕ ОТДАЕМ СЕБЕ ОТЧЕТ, НАСКОЛЬКО ОНИ МОГУТ БЫТЬ ПОЛЕЗНЫ
БОЛЬШИНСТВО ПРОБЛЕМ ВОЗНИКАЕТ, КОГДА «КАРТИНКИ» ИСПОЛЬЗУЮТСЯ НЕПРОДУМАННО — ОБРАЗЫ ОКАЗЫВАЮТСЯ ЛИБО БЛЕКЛЫМИ, ЛИБО НЕСООТВЕТСТВУЮЩИМИ СООБЩЕНИЮ, ЛИБО ВВОДЯЩИМИ В ЗАБЛУЖДЕНИЕ.
11. Грамотность: «лицо» Вашего сообщения.
Кого волнует мое правописание и соблюдение грамматических правил, если текст и так понятен читателю?
Действительно, многие предприниматели считают, что контроль правописания, отслеживание грамматических правил и пунктуации — просто скучное и никчемное занятие. К сожалению, многие ошибки пунктуации и несоблюдение правил грамматики оказываются причинами непонимания Вашего текста читателем.
Если у Вас остаются сомнения на этот счет, задумайтесь хотя бы о некоторых общеизвестных проблемах, возникающих из-за пренебрежения грамматикой и пунктуацией: