При назначении практически всех видов пенсий (по возрасту, по возрасту с особыми условиями труда, за выслугу лет, в некоторых случаях - по инвалидности, в связи с потерей кормильца) учитывается продолжительность общего трудового стажа. Основным документом, подтверждающим стаж работы для назначения пенсии, является трудовая книжка. Но возникают ситуации, что подтвердить трудовой стаж бывает затруднительно. Например, трудовая книжка утеряна, либо в содержащихся в ней записях допущены неточности. Такие обстоятельства влекут за собой определенные неприятности, например, назначение пенсий меньшей, чем та, на какую гражданин рассчитывал.
В соответствии со ст. 117 Закона РФ "О государственных пенсиях в РФ" от 20 ноября 1990 г. № 340-1 в действующей редакции органами, осуществляющими пенсионное обеспечение граждан, являются органы социальной защиты населения. Правила обращения за пенсией, ее назначения и организации выплаты, ведения пенсионной документации, подтверждения стажа работы по свидетельским показаниям утверждаются Правительством РФ. Восстановление записей в трудовых книжках, в частности, регулируют такие нормативные акты, как Постановление СМ СССР "О порядке подтверждения трудового стажа для назначения пенсий" от 24 августа 1990 г. № 848, Положения о порядке подтверждения трудового стажа для назначения пенсий, утвержденное Приказом Минсоцобеспечения РСФСР от 4 октября 1991 г. № 190, Порядок подтверждения трудового стажа для назначения пенсий, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР от 12 сентября 1990 г. № 369-16-52, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 24 июня 1994 г. № 50 и др.
Согласно перечисленным нормативным актам, если трудовая книжка отсутствует, или в ней содержатся неправильные или неточные записи, или не содержатся записи об отдельных периодах работы, трудовой стаж устанавливается на основании иных документов, содержащих сведения о периодах работы, выданных с места работы или вышестоящими организациями той же системы, где трудился человек, а также архивными учреждениями. Это могут быть различные справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметкой об их исполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов и др. При отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа принимаются расчетные книжки и членские билеты профсоюзов, учетные карточки члена профсоюза. При этом расчетные книжки подтверждают периоды работы только за время, за которое есть отметки о выплате зарплаты, а членские билеты профсоюзов, либо учетные карточки члена профсоюза - за время, за которое имеются отметки об уплате членских взносов с зарплаты.
При отсутствии документов или невозможности их получения ввиду чрезвычайных обстоятельств (ведение военных действий, стихийные бедствия и др.), или полной ликвидации предприятия, учреждения, организации либо отсутствия архивных данных трудовой стаж может быть установлен на основании показаний не менее двух свидетелей, знающих заявителя по совместной работе или работавших в одной системе и располагающих документами о своей работе за время, в отношении которого они подтверждают работу заявителя. В отдельных случаях установление трудового стажа по свидетельским показаниям возможно и до наступления условий, дающих право на пенсию, - при наличии просьбы самого заявителя или представителя предприятия, учреждения, организации по месту последней работы заявителя.
В случаях, когда утрата документов о стаже работы произошла в результате стихийных бедствий, аварий, катастроф или других чрезвычайных ситуаций, подтверждение трудового стажа устанавливается комиссиями по установлению стажа, создаваемыми органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав таких комиссий включаются представители работодателей, профсоюзов, иных уполномоченных работниками представительных органов и заинтересованных организаций. Если работник до поступления на данное предприятие ранее уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность ) и продолжительность трудового стажа каждого работника. Администрация предприятия на основании такого акта выдает работнику дубликат трудовой книжки.
В других случаях стаж работы подтверждается комиссиями по назначению пенсий, создаваемыми при органах социального обеспечения. К их компетенции относится правовая оценка содержания и надлежащего оформления документов, представленных для подтверждения трудового стажа (при необходимости комиссия может принять решение о проведении проверки обоснованности их выдачи); установление стажа работы по свидетельским показаниям; вынесение в необходимых случаях решений о зачете или исключении из продолжительности стажа отдельных периодов трудовой деятельности. Решение комиссии оформляется протоколом и заносится в специальный журнал регистрации таких решений.
Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены печатью. Если в представленном документе о стаже указаны только годы без обозначения точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указано число месяца, то им считается 15 число соответствующего месяца.
Если в трудовой книжке нет полных данных о факторах, определяющих право на пенсию на льготных условиях или за выслугу лет, установленное для отдельных категорий работников, то в подтверждение специального трудового стажа комиссия по назначению пенсий принимает уточняющие справки предприятий, в которых должны быть указаны: период работы, засчитываемый в специальный стаж; профессия или должность; характер выполняемой работы; в какой раздел, подраздел, пункт, наименование списков или их номер включается работа в этот период; первичные документы, на основании которых выдана данная справка.
В подтверждение трудового стажа принимаются только те сведения о периодах работы, внесенных в трудовые книжки на основании предъявленных документов. Списки о периодах работы должны содержать основание их выдачи. Справки, выданные работнику при увольнении с работы, в которых не указано основание их выдачи. Справки, выданные работнику при увольнении с работы, в которых не указано основание их выдачи, также могут приниматься в подтверждение трудового стажа.
Суммарная запись об общем стаже, внесенная в трудовую книжку на основании представленных документов, является доказательством трудового стажа. При этом в отношении периода работы после 14 декабря 1962 г., в трудовую книжку должны быть внесены конкретные записи о том, на каком предприятии, в какое время и на каких должностях работал заявитель до поступления на предприятие, выдавшее рудовую книжку. Если помимо трудовой книжки заявитель представляет отдельный документ о работе за период до заполнения трудовой книжки, к котором относится суммарная запись, то весь стаж, записанный общим итогом, должен быть подтвержден документами или свидетельскими показаниями. Но если в трудовой книжке не содержится сведений о видах трудовой деятельности, которые должны были вноситься отдельной строкой (служба в армии, учеба, работа в артели промысловой корпорации и т.д.), то периоды такой деятельности, подтвержденные дополнительным документом, принимаются наряду с суммарной записью без ее расшифровки.
Стаж работы, установленный по свидетельским показаниям, учитывается как при определении права на пенсию, так и при исчислении ее размера в зависимости от продолжительности трудовой деятельности. Однако при наличии документов об общем трудовом стаже характер работы, дающих право на пенсию на льготных условиях и за выслугу лет, по свидетельским показаниям не устанавливается. Продолжительность трудового стажа, установленного по свидетельским показаниям, в случаях, когда не имеется подтверждающих документов и нет возможности получить их в связи с полной ликвидацией предприятия и отсутствием данных архива (по обстоятельствам, не связанным с чрезвычайными ситуациями), не должна превышать половины стажа, требуемого для назначения пенсии (в настоящее время для мужчин 12,5 лет, для женщин - 10 лет).