В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы ( бухгалтерские книги и журналы ) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.
Компьютерная система включает в себя следующие элементы.
1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, оптические считывающие устройства, накопители на магнитной ленте, дисководы, принтеры, терминалы и т.п.
2. Программные средства:
а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.
б) Прикладные ( пользовательские ) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.
3. Документация - описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.
4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.
5. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.
6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.
Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.
· Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки ( или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах ) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
· Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
· Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
· Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.
· Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.
На текущий момент региональный рынок представлен довольно большим количеством систем ведения бухгалтерского учета.
Вот лишь несколько из них, те которые были представлены на выставке "Бухгалтерия - 95" :
· — Фолио ; АО "Центр экономических компьютерных программ ФОЛИО"
· — ИНФО-Бухгалтер ; ТОО "Информатик"
· — Инфин-бухгалтерия ; Аудиторская компания "Инфин"
· — Суперменджер" ; Фирма "Ланкс"
· — AUBI ; Фирма "О'стрим"
· — ABACUS ; АО "ОМЕГА"
· — 1С Бухгалтерия
· и т.д.
“...Это самый динамичный и наиболее соответствующий мировому уровню сектор экономики...” Примерно так эксперты (и местные, и зарубежные) из самых различных областей практически единодушно оценивают состояние нашей “компьютерной действительности”. С такими характеристиками в целом можно и согласиться, но вместе с тем хотелось бы сначала уточнить: а что, собственно, понимается под “развитием компьютерного рынка”?
Упрощенно разделим этот рынок на две части: технические средства и программное обеспечение. Нас больше интересует второе. На рынке программного обеспечения ясности относительно критериев его оценки гораздо меньше. Что считать главным: объемы установленного ПО или продаваемого? Количество разработчиков программ или число пользователей? Короче говоря – что мы подразумеваем под термином “рынок программного обеспечения”?
Обычные вопросы, связанные с анализом рынка программных средств, звучат примерно так: “Чем вы пользуетесь сегодня, и с чем собираетесь работать завтра?”. Из ответов на них, конечно, можно почерпнуть полезную информацию, но все же она не является достаточной для анализа рынка.
Рынок ПО должен однозначно отождествляться с рынком легального распространения программ. При этом совершенно очевидно, что в российских условиях этот рынок затрагивает относительно небольшую часть общей массы программных средств, имеющихся у пользователей компьютеров.
Однако учитывая тот факт, что даже среди “нелегалов” существуют какие-то минимальные товарно-денежные отношения, следует в дальнейшем понимать под рынком ПО совокупность всех программных продуктов и их пользователей, отдельно выделяя в нем его “легальную” составляющую.
Как определить объем и структуру легального рынка – теоретически понятно: нужно собирать сведения о продажах у поставщиков ПО (хотя, конечно, сделать это непросто). Но как определить размеры всего рынка? И самое главное нужно ли это делать? Ответ на последний вопрос вроде бы утвердительный: “Безусловно нужно. Ведь именно это определяет потенциал развития рынка программ”. Однако и здесь тоже не все так просто.
Различные фирмы-поставщики ПО говорят: “Мы ориентируемся в своей работе на тех, кто в состоянии покупать программы, а “нищие” пользователи нас не интересуют”.
Разумеется, бизнесменам виднее, как вести свои дела, но хотелось бы обратить внимание на следующий момент. Четыре года назад рынок продовольственных товаров тоже начинался с коммерческой торговли “для солидных клиентов”, но по мере его развития продавцы стали гоняться даже за бедными пенсионерами. А поставщики ПО до сих пор считают сотни тысяч средних школ и тысячи высших учебных заведений России “мертвой зоной”, предпочитая работать только с несколькими сотнями банков и верхушкой государственного аппарата. (Кстати, первым в мире покупателем Windows 95 был простой парень из Новой Зеландии, а не Bank of America.) Учитывая это, можно выдвинуть такую гипотезу: российский рынок ПО “пробуксовывает” и, вполне возможно, даже отстает от общего развития рынка страны.