На практиці існує декілька типів планів використання часу. Насамперед, це довгострокові, за допомогою яких розподіляється час на реалізацію великих життєвих цілей, що потребують багатьох років, а часом і десятиліть: одержання освіти, просування до визначеної посади по службовій драбині і т.п. До середньострокових планів можна віднести річні, фіксуючі розподіл часу для рішення великих, але більш конкретних задач, насамперед виробничого характеру.
До короткострокових планів використання робочого часу, що конкретизує середньострокові, відносять квартальні, місячні, декадні (тижневі), денні, кожний із який деталізує попередній. Для їхнього упорядкування необхідно визначити центральну, найбільше трудомістку задачу періоду, що повинна бути вирішена в його рамках; випливаючі із неї задачі, до рішення котрих потрібно приступити, і трудності, що у зв'язку з цим можуть виникнути.
У місячних планах витрата часу на кожний вид діяльності, включаючи необхідні резерви, передбачається вже в годинах. У декадних (тижневих) планах відбиті всі без виключення справи і час, необхідний для їхнього виконання. Якщо поставлена проблема за зазначений період не вирішується, роботу з нею починає інша особа.
Але найважливіший план - денний. Він містить у собі не більш десятка проблем, у тому числі не більш трьох першорядних, робота над якими здійснюється в першу чергу. Вони, а також самі неприємні справи плануються на ранкові години, із тим щоб до вечора їх удалася завершити. Однорідні задачі групуються в денному плані роботи блоками, що дозволяє не "перескакувати" з однієї проблеми на іншу і заощаджувати в такий спосіб час.
Одночасно в денному плані передбачаються обов'язкові перерви, що враховують як загальну працездатність людини, так і час, що минув з початку робочого дня. Чим більше часу пройшло, тим стрімкіше наростає втома, що позначається на ефективності роботи менеджера і спеціаліста. Дослідження показали, що за перші вісім годин робочого дня керівник у середньому приймає 9,3 рішень в час; протягом дев'ятої години -2,5 рішення; протягом десятої - 0,9 рішення.
При упорядкуванні денних планів використання часу обов'язково враховуються особливості індивідуальних біоритмов із таким розрахунком, щоб найбільше важкі задачі потрапляли на "пік" працездатності. У так званих "жайворонків" він припадає на ранкові години; "голуби" звичайно активні в середині робочого дня; а "сови" - надвечір. Проте при цьому не варто плутати біоритміку з процесом наростання фізичної втоми, що, природно, мінімальна в ранкові години і після достатньо тривалої перерви.
Знання всього цього дозволяє найбільше раціонально розподіляти важкі і легкі, прості і складні, відповідальні, напружені і ненапружені справи в рамках робочого дня і чергувати їх необхідним способом відповідно до коливань працездатності.
Як і всі інші, денні плани витрати часу складаються в писемній формі, тому що в такий спосіб закладені в них справи тяжче ігнорувати. Крім того, записи розвантажують пам'ять, дисциплінують, дозволяють чіткіше розподіляти роботу, робити її більш цілеспрямованою. По записах також легше контролювати виконання планів і оцінювати їхні результати.
Упорядкування денного плану починається напередодні ввечері і відбувається в декілька етапів. Спочатку формулюються його задачі, у які включаються перенесені з місячного і тижневого (декадного) планів; перехідні з плану попереднього дня, не вирішені до дійсного моменту; не плановані заздалегідь унаслідок повторювальності; здатні раптово виникнути. Витрати часу на них визначаються з урахуванням можливого засобу їхній рішення. У денному плані передбачаються "вікна" на випадок необхідності вирішувати несподівані проблеми і десятихвилинні перерви після кожної години роботи.
Потім ще разом уточнюються пріоритетність задач; виділяються ті з них, за які настала пора рішуче братися, і уточнюється, кому з пілеглих що можна доручити.
Ранком складений напередодні денний план ще разом уточнюється керівником разом із референтом або секретарем, щоб врахувати нові обставини, що з'явилися раптово, наприклад, документи що надійшли за ніч.
Як будь-який інший, денний план використання часу повинний бути гнучким. Жорстко регламентуються тільки питання, пов'язані з запрошенням людей, наприклад, наради, прийом відвідувачів і т.п.
Всі плани витрати часу регулярно контролюються на предмет того, чи передбачаються в них дійсно важливі і необхідні задачі; чи відповідає фактично витрачений час тому, що був запланований; чи раціональні навантаження на виконавців; чому було втрачено час; чи можна було зробити більше.
Шляхи підвищення ефективності використання робочого часу керівників.
Планування часу призводить до підвищення ефективності використання робочого дня. Рахується, що день найкраще починати в один і той самий час, тому що людина - раб своїх звичок. Це забезпечує гарний тонус і дозволяє на ділі реалізовувати принцип "людина - господар роботи, а не робота - господарка людини".
Переважно, щоб керівник починав свій день раніш підлеглих, щоб до їхнього приходу на роботу в нього була можливість уточнити для них завдання і прийняти всі необхідні міри для успішного подолання труднощів. Після цього виконуються найбільше важкі і неприємні справи, а в другій половині дня - легкі. Така послідовність обумовлена не тільки наростанням утоми, але і тим, що після обіду підлеглі, контакти з який у першій половині дня обмежені, звичайно приходять із проханнями про поміч і роз'яснення тих або інших питань. Тому в другій половині краще займатися справами, що не потребують великої зосередженості, наприклад, переглядом пошти, або рішенням проблем, що знову з'явилися з ранку.
Для економії часу в процесі роботи необхідно уникати імпульсивних вчинків і не відриватися по можливості на знову виникаючі проблеми, тому що вони можуть зажадати нових дій. Ці проблеми доцільно зафіксувати, для того щоб повернутися до них пізніше, що дозволить завершити почате, а проблемам "втрястися" і прийняти більш зримі обриси. Фіксація матеріалу необхідна також при раптових перервах роботи, оскільки дозволяє швидше знову зосередитися.
На закінчення призведемо рекомендації відомого американського підприємця і теоретика менеджменту Харві Маккея тим, хто бажає заощадити час: . встановити телефон у своєму автомобілі; . завжди завчасно попереджати про намічені візити; . лишати машину там, де гарантований вільний виїзд; . ніколи не робити поїздки, не маючи при собі диктофона, завдяки котрому можна, не відриваючись від руля, диктувати для себе службові записки; . покласти портативний магнітофон у кишеню піджака, а інший поруч із ліжком; . завжди мати при собі який-небудь корисний матеріал для читання; . спробувати весь тиждень читати публікації по бізнесу замість спортивних сторінок і цікавих матеріалів про всяку всячину; . пройти курс техніки швидкого читання; . використовувати телефонний автоотвідповідач навіть тоді, коли ви вдома, що дасть можливість позбутися від марних розмов; . намагатися проводити якнайбільше нарад по телефоні замість засідань з особистою участю співробітників; . завжди просити підлеглихх попередньо коротко викладати рекомендації, а потім заслуховувати обгрунтування; . слухати магнітофонні записи і радіопередачі з питань бізнесу під час пробіжки або спортивних вправ; . хвалити підлеглих, що коротко викладають суть справи, і виражати невдоволення співробітниками, що не вміють так поступати; . уникати тих, хто витрачає час; . дивитися по телевізорі ранкові новини ділового життя.
Методика встановлення інших норм праці.
Норма часу є найбільш поширеною формою вираження нормованих витрат праці. До інших норм відносяться:
Норма обслуговування - кількість виробничих об'єктів, що один робітник або група робітників зобов'язані обслуговувати впродовж одиниці робочого часу в конкретних організаційно-технічних умовах. Для визначення норми обслуговування необхідно попередньо встановити одну з різновидів норми часу - норму часу обслуговування одиниці устаткування, одного робочого місця і т.п.
Норми обслуговування призначаються для нормування праці наладчиків, ремонтників, контролерів, комірників і ін.
Норма виробітки - кількість продукції (роботи), що повинні бути виготовлені одним робітником або групою робітників в одиницю робочого часу в конкретних організаційно-технічних умов.
Норми виробітки застосовують для нормування праці робочих будь-яких професій у тих випадках, коли в плині періоду часу, один робітник або група робітників виконують якусь роботу.
Замість норми виробітки може визначатися нормоване завдання. Різниця між ними полягає в тому, що по нормах виробітку розраховується відрядна розцінка зарплати, а по нормованому завданню тільки норма завантаження виконавців.
Нормоване завдання - обсяг роботи, що повинний бути виконаний одним робітником або групою робітників за даний відрізок часу.
Встановлюватися нормовані завдання можуть для почасово оплачуваних робітників: основних робітників (зайнятих на конвеєрних лініях, операторів автоматичних ліній і ін.), допоміжних робітників (верстатників ремонтних цехів, слюсарів інструментальників, транспортних робітників), спеціалістів і службовців (технологів, конструкторів і ін.).
У залежності від методів встановлення норми поділяються на технічно обгрунтовані і дослідно-статистичні.
Під технічно обгрунтованими розуміють норми, встановлені аналітичним методом, що забезпечують максимальне використання виробничого потенціалу, раціональні методи праці, оптимальну зайнятість робітників продуктивною працею при зберіганні їхнього здоров'я і працездатності.
До дослідно-статистичного відносять норми, установлювані на роботу або операцію без поділу її на окремі складові елементи і проектування технології і раціональної організації праці на основі звітних даних про виконання анологічних робіт або на досвіді спеціаліста, що встановлює цю норму. Дослідно-статистичні норми фіксують фактичний стан виробництва з усіма наявними хибами і тому не сприяють росту продуктивності праці й удосконалюванню його організації. Застосовувати їх необхідно в обмежених масштабах, коли не можна або не вигідно визначити норму аналітичним методом.