Ринкова економіка: товари маються в наявності в будь-який час і в необмеженій кількості, тобто підприємство має можливість вільного вибору постачальників. Тут необхідно розвивати інструментарій, що дозволить вибрати з альтернативних пропозицій найбільш сприятливі і кращі.
Дефіцитна економіка: Якщо товари не маються в наявності в будь-який час і їхню кількість обмежено, то підприємство оптової торгівлі повинне активно працювати над організацією постачань від виробників. Повинний бути розроблений інструментарій, за допомогою якого підприємство торгівлі могло б виділитися серед конкурентів у змаганні за придбання товарів, що маються на ринку в недостатній кількості.
У специфічній ситуації дефіциту закупівля товарів є важливим питанням існування для кожного підприємства торгівлі. Необхідно, що б керівництво підприємства оптової торгівлі проводило активний пошук шляхів одержання товарів для торгівлі. Ціль торгівлі – стати господарем становища, тобто невід'ємним елементів ланцюжка проходження товару від виробника до споживача. Для досягнення цієї мети торгівля повинна виступати партнером виробника, що може допомогти в досягненні максимального збуту вироблених їм товарів (на основі договірних відносин).10
Уся діяльність на ринку закупівель визначається поняттям маркетинг закупівель. В даний час у Росії її можна розглядати як елемент при створенні ефективного підприємства оптової торгівлі. Нижче будуть показані мети, окремі кроки й організація маркетингу закупівель, які треба розуміти як загальне керівництво до дії.
Метою маркетингу закупівель є виявлення необхідних товарів у потрібній кількості, необхідної якості, у потрібний час і в потрібному місці. При цьому, зрозуміло, варто враховувати, що придбані товари до того ж повинні відповідати попиту на ринку збуту.
З однієї сторони існує товарний потік від виробників через торгівлю до споживача, з іншої сторони потік інформації від споживача через торгівлю до виробника. У підсумку повинна бути досягнута погодженість обох потоків. У цьому процесі торгівля відіграє вирішальну роль.
Детальне вивчення потреб споживачів є основою і вихідним пунктом ефективної торговельної діяльності. Наступним кроком є перебування джерел придбання товарів для задоволення існуючих потреб. При цьому варто прагнути до встановлення постійних зв'язків. 9
Але може скластися ситуація, коли на ринку закупівель не вдається знайти товари, здатні задовольнити відповідний попит. У цьому випадку підприємство торгівлі може творчо підійти до питання і саме розробити новий продукт. Створення нового продукту може відбуватися, з одного боку, у кооперації з виробником, з іншого боку, оптова торгівля може сама закрити пролому на ринку, організувати власні підприємства.
В обох випадках, по-перше, важливо знайти сприятливі джерела одержання товарів. По-друге, важливе значення має забезпечення довгострокової надійності постачальників.
Для успішного виконання задачі закупівель товарів рекомендується комплексний підхід. Процес закупівель відбувається в кілька етапів, що в ідеальному випадку випливають друг за другом.
1. Визначення потреб – аналіз ситуації, визначення мети;
2. Аналіз джерел закупівель, дослідження ринку закупівель;
3. Добір джерел закупівель;
4. Аквізиція – використання інструментів маркетингу закупівель;
5. Переговори з приводу умов (розмови при висновку загального договору, що течуть у рамках поточного договору);
6. Розміщення замовлень;
7. Контроль за надходженням товарів;
На кожнім етапі здійснюється поточний контроль і перевірка.
Своєчасне і точне виявлення потреб служить істотною передумовою для можливостей своєчасних закупівель необхідних товарів у необхідних кількостях і потрібній якості. 9
Якщо потреба в товарах була оцінена занадто високо, то в наслідку цього виникають покладу, тобто запаси товарів на складі, які не можна продати або можна продати зі збитком. Якщо потреба оцінена занадто низько, замовляється мало товарів, а значать і запаси занадто малі. Оборот тому менше, ніж міг бути. Крім того, розсерджені покупці можуть звернутися до конкурентів, тобто виникають утрати збуту. Аналогічна ситуація виникає, якщо якість товарів, необхідна покупцем, оцінено невірно.
Підставою для визначення попиту можуть бути:
- запити і надходження замовлень від покупців (підприємств роздрібної торгівлі, суспільного харчування...)
- регулярні опитування, що можуть проводитися серед визначеного кола покупців (мала вибірка)
- доповіді власних співробітників (продавців, відряджених)
- доповіді агентів по збуті (торговельних представників, уповноважених торговельних маклерів)
- статистика по збуті (статистика з продажу), що дає довідки про попередній оборот, а також обороти по окремих групах товаром або товарам (по більшій частині по областях збуту і групам покупців)
- доповіді про стан ринку, біржові доповіді, доповіді про ярмарки, публікацію в спеціальних журналах
- систематичне дослідження ринку
Після того, як підприємство оптової торгівлі визначить, яким асортиментом воно хоче займатися, що випливає кроком повинне стати визначення постачальників, у яких можна придбати бажані товари.
Якщо повинні бути закуплені нові товари, то при будь-яких обставинах необхідно одержати інформацію про можливі джерела закупівель. Але і тоді, коли підприємство має визначених постачальників уже тривалий час, є зміст пошукати інших постачальників, одержати зведення про їхню пропозицію і порівняти них з існуючими. Закупівля товарів завжди в тих самих джерелах з розуміння звички або зручності може коштувати дорого.
Попередній вибір джерел закупівель.
Якщо мається потреба у визначених товарах, то одержувач спочатку повинний визначити, у яких постачальників (якщо них на ринку трохи), він хотів би одержати товар. Цей попередній вибір покупець робить не тільки на підставі зведень про те, який постачальник, по досвіду, поставляє товари по самих сприятливих цінах. Визначальної є те, який постачальник пропонував найбільш короткі терміни постачань і потрібна якість товарів. Іншим важливим критерієм при ухваленні рішення є надійність постачальника. 10
Внутрішня інформація.
Якщо товари, які необхідно закупити, колись вже один раз закуповувалися, то джерела закупівель відомі. Тому необхідна інформація може бути отримана на підприємстві. Для правильної організації збору інформації усередині підприємства необхідно організувати систему «корпоративного знання».
Зовнішня інформація
Якщо необхідно знайти нових постачальників, наприклад. З метою порівняння умов колишніх постачальників з умовами ще невідомих або якщо підприємство не задоволене колишніми постачальниками, або якщо є необхідність в одержанні не закуповувалися раніше товарів, то інформація про джерела закупівель повинна бути отримана ззовні. Усю документацію, всі установи і заходи, що служать виявленню нових джерел закупівель (постачальників), називають джерелами інформації. При цьому необхідно розрізняти первинні, і вторинні джерела інформації.
Первинні джерела інформації
Інформація необхідна для здійснення закупівель, виходить прямо, безпосередньо на ринку закупівель. Первинними джерелами інформації є:
- письмова інформація, телефонні запити або особисті переговори з постачальниками і покупцями;
- відвідування ярмарків, виставок і товарних бірж;
- звіти про відрядження закупників і продавців, а також самостійних посередників по збуті;
- огляд підприємств постачальників і покупців;
- повідомлення про тестування (для закупівель і продажів).
Вторинні джерела інформації
У цьому випадку не проводиться спеціального збору зведень, а дані, отримані для інших цілей, оцінюються з погляду проблеми закупівель. Вторинними джерелами інформації є:
- статистика товарообігу і роздрібних(оптових) цін;
- адресні книги, галузеві довідники, путівники по закупівлях, каталоги і проспекти по продажах;
- спеціальні книги і журнали;
- ринкові і біржові бюлетені;
- звіти про діяльності фірм;
- каталоги ярмарків;
- щоденні економічні газети;
- копії замовлень і доповіді про відвідування;
- публікації торговельних палат;
- зведення про закордонний досвід.
Добір джерел закупівель
Після того як підприємство склало огляд можливих джерел закупівель, вибираються ті, котрі найбільшою мірою відповідають вимогам підприємства.
Критеріями оцінки є колись складені:
- вимоги до споживчих характеристик продукції
- терміни постачань
- упакування
- логістика
- термін платежу
- якість товарів
- надійність постачальника
Крім того, необхідно оцінити готовність постачальника до кооперації на тривалу перспективу. Можливо, що, постачальник, орієнтує своє виробництво на визначені потреби підприємства оптової торгівлі. Останнє, таким чином, може впливати на пропозицію товарів з боку виробника, що б міг бути складений оптимальний для оптової торгівлі асортимент.10
Якщо підприємство оптової торгівлі вибрало визначених постачальників, воно повиннео зробити наступний крок: постачальники повинні бути залучені до співробітництва, їхній треба переконати співробітничати з даним підприємством оптової торгівлі.
Використання джерел закупівель/ інструменти маркетингу закупівель.
Зовсім очевидно, що при закупівлі товарів виграють ті підприємці в сфері оптової торгівлі, що запропонують виробникові найкращі умови угоди. Але гарна угода, у залежності від індивідуально масштабу, може мати різний характер, і її оцінка не повинна орієнтуватися на виняткову ціну.
Виробник оцінює різні фактори по тому, які з них сприяють досягненню мети його підприємства. Цілями виробника можуть бути: