Приймання товару в роздрібній крапці провадяться по тій же схемі, що і на складі. Покупець приймає товар або його частину. Не придатний товар не приймається або заміняється.
Крім товарних потоків не менш важливе значення мають фінансові потоки. Дуже важливо контролювати заборгованість одержувачів і заборгованість перед постачальниками для оптимального керування коштами. Підприємство працює з постачальниками по договорах закупівлі-продажу, консигнації і комісії. У випадку договору закупівлі-продажу заборгованість перед постачальником виникає в момент зазначений у договорі. Це може бути і передоплата, і оплата по факті, і оплата на виплат. У випадку договору консигнації або реалізації товар не переходить у власність покупця і заборгованість перед постачальником виникає в міру реалізації товару.
Рух документів, що відносяться до основної діяльності можна описати наступними потоками. Договору з покупцями укладаються агентами в самих магазинах і зберігаються в офісі. Замовлення від покупців приймають також агенти безпосередньо в магазині або по телефоні. Після цього заповнені бланки замовлень надходять у відділ виписки документів. На підставі замовлень формуються документи на доставку й оплату покупцям. При виписці документів провадиться контроль заборгованості покупця перед підприємством на даний момент. У випадку перевищення заборгованості критичної суми документи не виписуються, а інформація про це доводиться до менеджерів по роботі з покупцями. Також формується документ на відвантаження товару зі складу на кожну машину.
Після розвозу товарів по магазинах експедитори привозять на склад не прийняті і повернуті товари. Документи, що підтверджують це, здаються у відділ бухгалтерію, де провадиться виписка документів для здачі товарів на склад. Виторг (якщо оплата товару провадиться наявними) здається в касу.
Що стосується закупівель, то прийняття рішень по закупівлі товару здійснюється колегіально. Після чого фінансовий директор дає вказівку менеджерові по збуті вивчити ринок пропозицій даного товару і визначити найбільш вигідного постачальника. Після чого провадиться аналіз попиту. У результаті цих маніпуляцій приймається остаточне рішення про закупівлю товару або продовження пошуку найбільш вигідних варіантів.
Кадрова політика
Людина займає центральне місце в соціальній ринковій економіці. Підприємець, що успішно веде справи, дуже незабаром розуміє, що підприємство може досягти гарних результатів лише при наявності вдоволеного, кваліфікованого і високо мотивованого трудового колективу.
Разом з тим, витрати на оплату праці персоналу на більшості підприємств оптової торгівлі поряд з витратами на закупівлю товарів складають самий великий блок витрат. Тому питання, зв'язані з персоналом на підприємстві, вимагають особливої уваги з погляду рентабельності підприємства.10
Якщо підприємство хоче успішно функціонувати на ринку, то позиція керівництва в майбутньому повинна бути результатом якості ідей і прийнятих рішень, а не ієрархічного положення.
Тільки за допомогою стилю керівництва, спрямованого на співробітництво, підприємства оптової торгівлі зможуть справитися з комплексними проблемами в майбутньому. Складна задача структурної перебудови підприємств і створення нових виробничих функцій буде найбільше успішно вирішена керівництвом, орієнтованим на колективну роботу й особисту відповідальність.
Гарні кадри для торговельного підприємства відіграють вирішальну роль. Т.к. торгівля це, насамперед спілкування з покупцями і постачальниками, то уміння вторговувати найкращі умови є великою перевагою. Уміння розмовляти й улагоджувати проблеми з покупцями так, щоб не втратити них, доступно не кожному. Найбільша відповідальність за якість роботи підприємства лежить на менеджерах. Правильно підібрати людей на ту або іншу посаду входить в обов'язку директора, це складає половину успіху роботи фірми. Для роботи експедиторами повинні бути підібрані люди з досвідом, вони повинні бути надійними, тому що працюють не тільки з товаром, але і коштами.
Ще одна посада на підприємстві, що вимагає найбільшого уміння спілкуватися – торговельний агент. В перших він представляє фірму, тобто є особою фірми. Від якості його роботи залежить обсяг замовлень і відношення до фірми. Тому, набираючи торговельних агентів, варто враховувати всі ці якості.
Розглянемо штат підприємства оптової торгівлі в сфері постачання роздрібної торгівлі продуктами харчування.
Оцінити результати праці на підприємстві можна використовуючи наступні показники:
1. Обсяг продажу товарів і реалізації платних послуг
2. Обсяг товарообігу в цілому
3. Обсяг продажу окремих товарів у цілому
4. Обсяг продажу окремих видів товарів
5. Обсяг реалізації платних послуг
6. Кількість наданих покупцям платних послуг
7. Обсяг окремо виконаних допоміжних операцій
8. Обсяг окремих видів виконаних госп. операцій (закупівля товарів і т.п.)
А показники оцінки витрат праці:
1. Средньосписочна чисельність персоналу в цілому
2. Средньосписочна чисельність працівників окремих категорій
3. Число відпрацьованих людиноднів
4. Число відпрацьованих людиноднів
5. Загальна сума фонду заробітної плати
6. Загальна сума витрат на зміст персоналу
Основною метою керування продуктивністю праці є пошук і реалізація можливих резервів її росту. Принципова фомула розрахунку продуктивності праці
ПТ=Р/ЗТ
Де ПТ – продуктивність праці; Р – обсяг результат діяльності працівника (персоналу в цілому); ЗТ – витрати живої праці.
Цінова й асортиментна політика
На більшості торговельних підприємств цінову й асортиментну політику не можна назвати не тільки ефективної, але і як такою політикою. Прагнення швидке заробити на ходовому товарі і перейти на інший поступово дає дорогу якісній роботі на перспективу, що припускає формування більш менш стабільного асортименту, конкурентних цін, збереження постійних покупців і залучення нових.
На розглянутому підприємстві в цьому плані саме не найкраща ситуація. Передумови до формування механізму установки цін і асортименту є. Такими є - низький рівень прибутку, погана оборотність кошт. Підприємства, що не здійснюють на практиці продумані методи роботи, не націлені на завоевание покупців стануть перед вибором – або працювати по-новому, або перемінити рід діяльності.
Не менш важливим для реалізації цих механізмів є наявність налагодженої системи обліку. Оперативний облік має трохи інші мети, на відміну від бухгалтерського. Він повинний допомагати в керуванні роботою підприємства, видавати інформацію необхідну в рішенні таких питань, як розрахунки з постачальниками і покупцями, аналіз продажів, залишків товарів і ін. Тільки у випадку організації надійного механізму обліку підприємство може ефективно реалізувати і цінову, і асортиментну політику. На нашому підприємстві встановлена система SOUTH яка дозволяє одержати повні звіти про діяльності підприємства. Однак, споконвічно не правильна організація введення даних привела до деяких складностей в аналізу діяльності. Так оплата товару вводилася не в день її реального здійснення, а один раз у тиждень. Що привело до неможливості реального аналізу оплати товару.
Необхідність ведення визначеної політики повинні чітко розуміти керівники підприємства. Вони повинні стежити і контролювати її виконання. Від цього прямо залежить успіх фірми.
Розглянуте підприємство саме відноситься до розряду стоящих перед вибором – або працювати по-новому, або перемінити рід діяльності. Т.к. формування асортименту відбувається не в результаті систематичного пошуку й аналізу стану ринку, а скоріше случаємо. Ціна установлюється виходячи із середньої націнки на даний вид товару, рівня конкурентних цін (це в кращих випадках), досвіду менеджерів, партнерів і спроб продати по більш високій ціні.
Формування ціни, торговельна націнка вимагають постійного аналізу в розрізі асортиментних позицій, статей витрат, оборотності конкретної позиції асортименту, грошової ємності, умов і термінів збереження й ін. Для того, що б врахувати усі фактори необхідно затратити час і сили. Можливо для невеликого підприємства немає необхідності проводити такий аналіз цілком, але навіть частково це дозволить підвищити ефективність прийнятих рішень.
У результаті роботи компанії асортимент постійно мінявся і ріс. Більшість позицій не затримувалися більш одного обороту. Єдиними залишалися ударні позиції, що приносять основний прибуток.
Розглянемо зміну кількості позицій в асортименті:
| Місяць | Поч. січня | Січень | Лютий | Березень | Квітень | Травень |
| Кількість груп товарів | 26 | 40 | 42 | 47 | 53 | 51 |
| Кількість позицій товарів | 93 | 166 | 204 | 261 | 287 | 264 |
При ближчому розгляді асортименту можна виявити найбільш стабільну групу товарів: М'ясна нарізка, М'ясні п/ф, Кетчуп, Соус, Олія, Майонез, Вегитаріанське блюдо, Чай, Соки, Вода, Курча, Консерви, Буряк, Перець, Варення, Компот, Сухофрукти, Сигарети, Чіпси, Крупа, Шоколад і ін.
Хоча асортимент тільки зростав з початку року, на обсязі продажів і обсязі товарних запасів це позначилося менше. Збільшення асортименту дуже різке відбулося наприкінці січня. Більш різноманітний асортимент найбільш привабливий для покупців. Наміряючись розширюватися, підприємство проводило активний набір торговельних агентів, і їхнє число зросло від 13 до 20. Але кількість агентів мало вплинуло на обсяг замовлень від покупців.
Як би не жалюгідної здавалася дана ситуація, але підприємство виплачує регулярно зарплату співробітникам. У більшому ступені це залежало від досвіду менеджерів, їхніх зв'язків, уміння працювати з людьми.