До передачи в кассу кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных ордеров с присвоением соответствующего номера. Исключение составляют расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на выплату заработной платы, которые регистрируются после их исполнения.
Сразу же после получения или выдачи денег, данные приходных и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью, а количество листов заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Кассовая книга является регистром аналитического учета к счету 50 «Касса».
На предприятии должна быть только одна книга, и записи в ней ведутся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу. Первые остаются в кассовой книге, вторые служат в качестве отчета кассира.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег на следующее число и передает в бухгалтерию отчет вместе с приложенными к нему документами под расписку на первом экземпляре кассовой книги (приложение Е). При совершении операции за день на общую сумму, не превышающую двух минимальных заработных плат, разрешается кассовые отчеты составлять не ежедневно, а за 5 дней с выделением остатка денег на каждый день.
Полученные бухгалтерией кассовые отчеты и документы обрабатываются. Каждая запись проверяется по существу, сверяется с первичным документом, после чего проставляется в отчете шифр корреспондирующего со счетом 50 «Касса» синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира бухгалтер сверяет с остатком денег на конец дня, показанным в предыдущем отчете, и проверяет правильность выведенных оборотов и остатка. На основании обработанного отчета кассира в бухгалтерии ведется учет кассовых операций в журнале-ордере 1 по кредиту счета 50 «Касса» (приложение Ж) и в ведомости 1 по дебету счета 50 (приложение З). Счет 50 по дебету корреспондирует с кредитом счетов: 46 «Реализация» - на поступившие в кассу наличные деньги за реализованную продукцию и материальные ценности; 51 «Расчетный счет» - на суммы, полученные из учреждений банка на различные цели; 80 «Прибыли и убытки» - на излишки денег в кассе, выявленные инвентаризацией; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на возвращенные ими в кассу остатки неиспользованных авансов; 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - на внесенные в кассу платежи за купленные товары в кредит, в счет повышения займов, в порядке погашения долгов; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на поступление денег от дебиторов; 96 «Целевые финансирования и поступления» - на взносы родителей за содержание детей в детских учреждениях и рядом других счетов.
По кредиту счет 50 «Касса» корреспондирует с дебетом счетов: 51 «Расчетный счет» - на внесенные в банк наличные деньги; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - на выплаты из фонда социальной защиты; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на выданную наличными заработную плату, премию; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на выданные авансы в подотчет; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на выплаты наличными по исполнительным листам, депонентских сумм; 88 «Фонды специального назначения - на выданные единовременные премии и т.д.
Текущие записи в журнале-ордере 1 и ведомости 1, как и в некоторых других журналах-ордерах, влекут за собой составление листов-расшифровок для переноса дебетовых и кредитовых оборотов по отдельным счетам в те журналы- ордера или ведомости, в которых ведется аналитический учет по этим счетам. Если в отчете кассира содержится очень большое число операций, тогда на основании отчета кассира готовится сводка операций в разрезе корреспондирующих счетов и в соответствии с нею заполняется журнал-ордер 1 и ведомость 1. В кассе хранятся бланки документов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, бланки товарно-сопроводительных документов и т.д. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливается предприятием. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет их ведения по каждому виду бланков и местам хранения.
1.3 Учет расчетов с подотчетными лицами
При невозможности произвести расчеты непосредственно из кассы или расчетного счета, выдаются авансы наличными деньгами под отчет соответствующим должностным лицам, которые и осуществляют платежи. Наличные деньги выдаются из касс предприятий. При отсутствии касс разрешается выдавать кассирам или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Чаще всего предприятие выдает наличные деньги под отчет для служебных командировок. Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы. По возвращении из командировки, в течение 3 дней, работник обязан в бухгалтерию предоставить утвержденный руководителем письменный отчет о результатах командировки и авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду. (приложение И) В бухгалтерии движение подотчетных сумм отражается следующим образом.
На выданные суммы в подотчет на основании расходного кассового ордера составляется бухгалтерская запись:
Д -т сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами» К -т сч.50 «Касса»
Эта проводка отражается в журналах-ордерах 1 и 7(приложение К,Л). На расходованные суммы, согласно авансовым отчетам, составляются проводки:
Д -т сч.25 «Общепроизводственные расходы» - на расходы, произведенные для нужд цехов
Д -т сч.26 «Общехозяйственные расходы» - на суммы расходов на командировочные и другие общехозяйственные расходы
Д -т сч.10 «Материалы» или сч.12 Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» - на суммы, уплаченные за приобретение, доставку, разгрузку и хранение материальных ценностей
Д -т сч.31 «Расходы будущих периодов» - на суммы расходов, произведенных в отчетном периоде, но подлежащих включению в затраты производства в будущем
Д -т сч.43 «Коммерческие расходы» - на расходы по отгрузке продукции
К-т сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Оставшиеся неиспользованные суммы и суммы, за которые подотчетное лицо не смогло отчитаться, должны быть внесены в кассу. Т1ри этом делается проводка:
Д-т сч.50 «Касса» К-т сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами».
У лиц не представивших отчеты о расходе подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу остатки неиспользованных авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной зарплаты данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
Удержанные их зарплаты суммы относятся на следующие счета:
Д -т сч.70 «Расчеты по оплате труда» К-т сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале ордере 7 (приложение Л), в котором сосредоточен синтетический и аналитический учет. Ведется он линейно-оппозиционным способом. На одной строке записывается за фамилией, именем и отчеством подотчетного лица сумма выданного аванса и сумма расходов по утвержденному отчету в корреспонденции с дебетуемыми счетами.
Суммы остатков, числящиеся за подотчетными лицами, берутся из журнала-ордера7 за прошлый месяц, суммы выданных авансов записываются по документам, отраженным в журнале-ордере 1. Суммы сданных в кассу остатков неизрасходованных авансов записываются на основании приходных кассовых документов, отраженных в ведомости 1 счета 50 «Касса», а записи по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на основании авансовых отчетов.
1.4 Учет расчетов с поставщиками и покупателями
В обеспечении правильного оборота хозяйственных средств большую роль играет избранная система расчетов. Национальная их организация способствует своевременной реализации продукции и бесперебойному возобновлению кругооборота средств. Формы и порядок расчетов устанавливаются Нацбанком РБ. Безналичные расчеты в зависимости от экономического содержания делятся на две группы:
- по товарным операциям (около 75%);
- финансовым обязательствам (около 25%). К первой группе относятся расчеты между предприятиями за товарно-материальные ценности (работы, услуги), ко второй - платежи в бюджет (налог на недвижимость, налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, экономические санкции и другие платежи), погашение банковских ссуд, уплата процентов за кредит, расчеты по социальной защите. По месту нахождения поставщика и покупателя безналичные расчеты подразделяются на иногородние и одногородние.
В настоящее время расчеты осуществляются платежными поручениями, требованиями-поручениями. Кроме того, могут производиться расчеты аккредитивами, чеками, инкассовыми поручениями, в порядке плановых платежей, зачетов взаимных требований, посредством векселей.
Платежное поручение - это указание обслуживающему предприятие банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет другого предприятия, оформленное на специальном бланке. Поручения действительны в течении десяти дней со дня их выписки.
Расчеты за продукцию и услуги, производимые платежными поручениями, отражаются также как и при расчетах платежными требованиями-поручениями: у плательщика дебетуется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредитуется счет 51 «Расчетный счет»; у поставщика дебетуется счет 51 «Расчетный счет» и кредитуется счет 46 «Реализация». Платежи, производимые по нетоварным операциям, отражаются по дебету разных счетов в зависимости от назначения платежа, указанного в поручении, например переводы через предприятия министерства связи. Предприятия имеют право делать переводы на сумму не ниже минимальной -1000руб. и т.д.