Подготовка извещения - довольнохлопотное занятие. К разным сделкам "применяются" разные ставкикомиссионных, биржевых и иных сборов. Целую процедуру составляет расчетпроцентов, причитающихся продавцу купонных облигаций. Нужна экспедиция, отделклиентской документации. Переход ксистеме "поставка против платежа" вынудит выставлять клиентам счета,а значит обзаводиться канцелярией. Уже принятие "Стандартов внутреннегоучета...для членов НАУФОР", предусматривающих письменное уведомлениеклиентов о сделках, заметно увеличит "канцелярские" расходы фирм.Зато возрастает уверенность клиента, получающего отчеты о своих сделках (ирегулярные справки об активности своего счета), что приводит к укреплениюпартнерских отношений.
Обработка сделок легко поддаетсяавтоматизации, так как изо дня в день приходится выполнять одни и те жепроцедуры, меняя лишь некоторые параметры, например ставку комиссионных.
После калькуляции сделки ее"оприходуют", т.е. заносят денежные суммы в книги фирмы, фиксируя темсамым доходы и расходы будущих периодов: сколько перечислить продавцу ценныхбумаг, сколько комиссионных причитается фирме, сколько налогов - государствуи.т.д. На этом работа отдела заканчивается.
3.1.4.Касса
Можно насчитать до десяткавзаимосвязанных функций, выполняемых этим отделом. Здесь происходит улаживаниесделки - приём денег и выдача ценных бумаг или, наоборот, выдача денег и приёмценных бумаг. Эти две функции касса выполняет по инструкциям другихотделов и внешних организаций. Из отдела покупок и продаж она получает окончательный«блоттер», из клиринговых центров - балансовые ордера («приходные» и«расходные»), служащие основанием для улаживания сделки. Например, на основании«расходного» ордера касса отпускает нужное количество ценных бумагконтрброкеру. Сверяясь с «блоттером», касса может напечатать платёжноепоручение или выдать клиенту наличные за проданные ценные бумаги (если у негонет долгов фирме). Этот сектор кассового отдела делится на две части: одна работает с контрброкерами,другая - с клиентами.
Иногда поставка ценных бумагявляется «плохой» - у сертификата оторван угол или выписка из реестранапечатана неразборчиво. В этом случае фирма может вернуть их поставщику, икасса должна вести учёт «плохих» поставок.
Следующая функция - хранениечужих и фирменных ценностей. Что принимать на хранение, касса сама незнает. Нужные указания поступают из других отделов. Различают «ящик» ифирменный сейф. «Ящик» (стальной контейнер) - это центральное депо длятранзитных ценных бумаг (которые нужно поскорее получить и поскорее поставить).Они группируются здесь по счётам или, когда их много, по выпускам в алфавитномпорядке. Получив инструкцию, клерк (он может отвечать за весь «ящик» или зачасть алфавита) извлекает сертификат из контейнера и отправляет его куда надоили, наоборот, получает сертификат от кассира и помещает в контейнер.
В сейфе фирмы хранятся ценныебумаги:
полностью оплаченные клиентами и зарегистрированные на имя фирмы;
полностью оплаченные клиентамии зарегистрированные на имя клиентов.
Открывая счёт в фирме, клиентдолжен проинструктировать фирму, как быть с сертификатами (или выписками).Возможны четыре варианта:
поставить сертификат в банк клиента против определённой суммы денег;
зарегистрировать на имя клиентаи поставить клиенту;
зарегистрировать ни имя клиентаи хранить в сейфе фирмы;
зарегистрировать на имя фирмы ихранить в сейфе фирмы.
В соответствии с первойинструкцией сертификат направляется кассиру «на выдачу». В соответствии совторой и третьей инструкциями сертификат направляется фирменномутрансфер-агенту (который тоже работает в кассовом отделе). В соответствии счетвёртой инструкцией сертификат остаётся на «уличной» стороне до тех пор, покане определится окончательный владелец ценных бумаг, и затем также направляетсяфирменному трансфер-агенту.
Выполнение третьей и четвёртойинструкций создаёт кастодиальную ответственность для фирмы. Заключается она втом, что ценные бумаги, полностью оплаченные клиентами и зарегистрированные наимя клиента или фирмы, подлежат сегрегации от операционной рутины и не могутбыть использованы для брокерских целей. Контроль за сегрегацией - ещё однафункция кассового отдела.
Существует два метода такогоконтроля - индивидуализированное и обезличенное хранение. В первомслучае сегрегированные бумаги либо хранятся в конвертах, либо имеютярлыки, на которых поименован их реальный владелец. Во втором, болеераспространённом случае бумаги хранятся в алфавитном порядке по выпускам безкаких-либо «опознавательных знаков», а контроль осуществляется путёмсопоставления их количества в сейфе с суммарным количеством на счётах. Если всейфе бумаг меньше, чем на счёта, то брокер обязан одолжить недостающееколичество у коллег, «отозвать» бумаги из залога банку или из ссуды другимброкерам или купить их за счёт брокера, сорвавшего поставку. Если в сейфе бумагбольше, чем должно быть на счёта (такое случается при кредитовании клиентскихсделок), то брокер может использовать этот излишек для поставок по «коротким»продажам или одолжить его коллегам.
Алфавитный перечень бумаг сразбивкой по счетам - ценные аналитический документ. Помимо его ценности сточки зрения контроля за сегрегацией он, наряду с картой клиента и справкой оклиентском портфеле, входит в «джентльменский набор» менеджеров счетов. Если сэмитентом что-то случилось, то этот документ подскажет менеджеру, кого надоинформировать о случившемся.
Кстати, клиент долженраспорядиться и в отношении свободного кредитового остатка на своём счёте. Этомогут быть распоряжения «сохранять остаток на счёте (обычный случай) било«выплачивать остаток клиенту». Выплата - тоже дело кассы.
Касса должна быть в курсеклиентский инструкций.
Следующая функция кассовогоотдела - обеспечение перевода собственности на ценные бумаги. Раньшероссийским фирмам не запрещалось переводить собственность, теперь это -монополия реестродержателей. В таком случае трансфер-агент фирмы долженподготовить передаточное распоряжение для реестродержателя и получить от неговыписку из реестра или новый сертификат взамен прежнего. Очевидно, споры среестродержателями будут основным занятием штатного трансфер-агента. Он должензнать не только клиентские инструкции относительного перевода собственности, нои законодательство, регулирующее ведение реестра отношения между эмитентами,регистраторами и владельцами ценных бумаг.
Кроме этого, мало что можносказать о работе фирменного трансфер-агента у нас. Ведь в отличие от своегоамериканского коллеги он редко имеет дело с таким «капризным» документом, каксертификат ценных бумаг. Как известно, приватизируемые предприятия выпускалисвои акции в безбумажной форме (даже после того как им было разрешено включатьрасходы на изготовление сертификатов в себестоимость). Также поступилинекоторые коммерческие банки и венчурные компании. А именно сертификатпорождает в бэк-офисе массу проблем, в том числе и для штатноготрансфер-агента.
Ещё одна функция кассовогоотдела - управление денежными средствами фирмы. Эта функция настолькоспецифична, что заслуживает собственной организации. С кассовым отделом еёпрочно связывает то, что кассиры принимают и выдают деньги.
Управление денежными средствамираспадается на три части:
· приём денег и осуществлениеплатежей;
· получение банковских ссуд(например, для финансирования дилерских операций или клиентских сделок);
· одалживание или заимствованиеценных бумаг (например, в порядке контроля за сегрегацией или для покрытиякоротких продаж).
Соответственно возникают трипроблемы, образующие предмет управления денежными средствами:
· как ускорить приток денег вфирму и замедлить их отток;
· как минимизировать стоимостькредита;
· как меньше и дешевлезаимствовать ценные бумаги и больше и дороже их одалживать.
Управление денежными средствамиприобретает всё большее значение, поскольку через руки российских брокеровпроходят все большие суммы денег. Рациональное их использование - один из важныхфакторов финансового здоровья фирмы.
Выше говорилось, что кассадействует по инструкциям других отделов. Главный источник инструкций и«нервный» центр всего бэк-офиса -кредитный отдел.
3.1.5 Кредитный отдел
Кредитный отдел (отделклиентского кредита, маржевый отдел) выполняет следующие функции:
· внутренний учёт клиентскихопераций;
· соблюдение фирмой многочисленныхнормативов;
· подготовку инструкций длякассового отдела;
· контроль за кредитованиемклиентских сделок.
Клиентам, желающим пользоватьсяфирменным кредитом или совершать короткие продажи, открывается особый кредитныйсчёт. С помощью этого счёта контролируется уровень клиентской задолженностифирме и другие параметры позиции клиента на рынке.
Чрезмерное кредитованиеклиентских сделок стало одной их причин довоенного биржевого краха в США.«Великая депрессия», в свою очередь, побудила конгресс принять в 1934 г. «Законо биржах ценных бумаг». По этому закону Совет Федеральной резервной системы(ФРС) регулирует кредитование брокерскими фирмами клиентских сделок икредитование банками брокерских фирм. Со своей стороной фондовые биржи СШАуказывают своим членам, как нужно вести кредитные счета и осуществлять короткиепродажи. Политика фирм в этой области ещё круче, чем биржевые директивы. Такчто повторение кредитного беспредела сейчас невозможно.